Digitale Mitarbeiter im Praxiseinsatz: das Informationsportal für Arbeitgeber

Mit digitalen Assistenten lassen sich Prozesse medienbruchfrei durchlaufen und die Erstellung erfolgt besonders einfach. Wer sich selbst von der Leistungsfähigkeit eines digitalen Assistenten überzeugen möchte, der kann dies zum Beispiel auf dem Informationsportal für Arbeitgeber tun. Der hier implementierte digitale Assistent führt durch den Dschungel der Sozialgesetzgebung und informiert Arbeitgeber zu Sozialversicherungsthemen. Umgesetzt wurde das Informationsportal von Inspire Technologies GmbH mit dem Produkt MR.KNOW und der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG). 

2014 starteten die ersten Planungen für das Informationsportal. Ziel war es, dem Arbeitgeber eine Möglichkeit zu geben, an einer zentralen Stelle alle wichtigen Informationen abrufen zu können, die er für die Sozialversicherung anwenden muss. Eine besondere Herausforderung war, dass sich das Angebot in bestehende Anwendungen von Krankenkassen einbinden lässt. Um damit alle Bürger anzusprechen, war es wichtig, dass die Fragen möglichst einfach beantwortet werden können und leicht verständlich sind. Außerdem musste Barrierefreiheit gegeben sein. Dazu musste eine sachlich korrekte, aber auch einfache Sprache gefunden werden.   

Eine weitere Anforderung bei der Umsetzung war es dann, das Wissen der Mitarbeiter und die Informationen aus den Gesetzestexten in den digitalen Assistenten zu bekommen. Die fachlich orientierten Mitarbeiter aus der Sozialversicherung sollten dazu leicht in die Pflege und Ausarbeitung des Portals eingebunden werden. So kam die Idee auf, die Thematik mit Prozessen zu lösen.  

Ohne Programmierkenntnisse anwendbar

Dazu hat man Interviews mit den Ansprechpartnern geführt und auf Grundlage dieser Informationen die Inhalte bestimmt. Die daraus erstellen Entwürfe, wurden anschließend in Prozessmodelle im Standard BPMN 2.0 modelliert. Mit MR.KNOW - BPM hat die ITSG dann ein Produkt gefunden, welches diese Modelle in Code umwandelt und direkt an das CMS übergeben kann. Dank des sogenannten Low Coding wird der gemalte Prozess schnell und einfach auf die Bildschirme der Mitarbeiter transformiert. Programmierkenntnisse müssen die Mitarbeiter dafür nicht beherrschen. Auch Modellierungskenntnisse sind nicht zwingend von Nöten, da die Aufnahme der Prozesse durch eine fachliche Beschreibung möglich ist. Der Pflegeaufwand ist so sehr gering und auch für die Zukunft ist man gerüstet: Kommen Gesetzesänderungen, kann man diese schnell und effizient umsetzen.  

50 Frage-Antwort-Assistenten

Gestartet ist das Informationsportal am 11. Januar 2017. Inzwischen gibt es knapp 50 Frage-Antwort-Assistenten zu fast allen relevanten Lebenslagen von privaten und betrieblichen Arbeitgebern. Und die Zugriffszahlen sprechen für den Erfolg: Im letzten Jahr gab es knapp eine Millionen Seitenansichten. Außerdem wenden über 60 Krankenkassen das Informationsportal heute an.  

Digitale Assistenten digitalisieren also problemlos Verordnungen, Gesetzte, Normen und Regelwerke. Dabei nehmen Fachexperten Änderungen einfach und flexibel selbst vor, da dafür nicht programmiert werden muss. Mitarbeiter werden so in das Thema Prozessmanagement integriert und gleichzeitig von mühsamen Routineaufgaben befreit.   

Somit sind sie das ideale Tool für die Umsetzung der OGZ-Anforderungen und helfen, die Herausforderungen in der Verwaltung endlich zu lösen.