Website-Projekt aus dem Home Office: So hat es die BAM gemacht

Im Jahr 2021 feiert die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ihr 150-jähriges Jubiläum. Ein besonderes Ereignis, das die Bundesbehörde mit Veranstaltungen und einer eigenen Jubiläums-Webseite begleiten wollte – doch dann kam die Corona-Pandemie mit Abstandsregeln und Lockdown. „Das ist so ein grandioses Jubiläum, das nun in eine unglückliche Zeit fällt“, sagt Jenni Haberland aus dem Referat Kommunikation und Marketing der BAM. „Wegen der Pandemie finden rein physische Events erstmal nicht statt. Im Hinblick auf das Jubiläum sind deshalb Online-Angebote stärker in den Fokus gerückt, insbesondere unsere Jubiläums-Webseite ‚150 Jahre BAM‘.“

Die ersten Überlegungen zu Aufbau, Inhalten und Design der Webseite starteten im Frühjahr 2020.  Partner-Agentur ist die Berliner ]init[ AG, mit der die BAM bereits seit einigen Jahren erfolgreich Projekte realisiert. Als die konkrete Zusammenarbeit für das Projekt „Jubiläums-Webseite 150 Jahre BAM“ begann, war Corona schon da. Persönliche Treffen, Präsenz-Workshops oder gemeinsames Arbeiten in den Labs von ]init[ waren wegen der Ansteckungsgefahr nicht möglich. Und nun? „Bei ]init[ haben wir gleich zu Beginn der Pandemie auf virtuelle Zusammenarbeit umgestellt“, sagt Nicole Lössner, UX Consultant bei ]init[. „Wir haben das dann auch der BAM vorgeschlagen.“

"Großer Lerneffekt, auch im Hinblick auf andere Tools"

Mitten in der Pandemie legten die Beteiligten los. Brainstorming, Arbeitsgruppen, Ideenaustausch – alles wurde virtuell organisiert und umgesetzt. Zum Einsatz kam das Kollaborations-Tool „Miro“, eine Plattform, die ortsunabhängiges und interaktives Zusammenarbeiten in Echtzeit ermöglicht. „Wir waren anfangs skeptisch, ob das wirklich funktioniert, denn wir kannten so eine ausschließliche Form der digitalen Zusammenarbeit bis dahin gar nicht“, sagt Jenni Haberland. „Aber es hat super funktioniert. Es war tatsächlich eine Bereicherung und der Lerneffekt war groß, auch im Hinblick auf andere Tools.“

Die Plattform stellt alles zu Verfügung, was auch bei analogen Kreationsprozessen genutzt wird: Boards, Stifte, Post-its und eine Chat-Funktion. Alle im Team können simultan arbeiten und sofort sehen, was andere einbringen. Zusätzlicher Vorteil: Die Ergebnisse können als Boards gespeichert werden, eine Dokumentation ist per einfachem Klick erledigt – download-fähig oder per Link teilbar. Andere Medienformen wie PDFs, Fotos sind integrierbar, alles passiert innerhalb einer Anwendung, die zudem intuitiv und einfach zu bedienen ist.

Fünf goldene Regeln für Remote-Workshops

„Digitale Zusammenarbeit ist sehr konzentriert und deshalb auch anstrengender“, weiß Nicole Lössner aus Erfahrung. „Bei der Organisation der Workshops sollte also an regelmäßige Pausen gedacht werden.“ Sie nennt die „Fünf Goldenen Regeln“, auf die sich das Team für die Arbeit in den jeweils zweistündigen Workshops verständigte:

1. Volle Aufmerksamkeit! Also abschalten, was ablenkt: Handys, E-Mail-Programme und andere Browserfenster.
2. Konkret werden und greifbare Lösungen vorschlagen, fokussierte Diskussionen führen.
3. Nutzerzentriert denken, die Zielgruppe immer im Auge behalten.
4. Nichts Wichtiges vergessen, sonstige Themen festhalten und auf dem digitalen Parkplatz dokumentieren.
5. Im Zeitrahmen der Aufgaben bleiben, ein Moderator muss den Überblick behalten.

Viele kleine Stories erzählen die große Geschichte

In den ersten Workshops wurden Ideen gesammelt, Richtung und Charakter der Webseite skizziert. Was macht die BAM aus? Was soll die Jubiläumsseite vermitteln? Wie soll die Webseite aussehen? Die Ergebnisse wurden auf Boards in Miro festgehalten und visualisiert.

Gemeinsam entstand so das Konzept für die Jubiläumsseite: Anhand vieler kleiner Stories die Geschichte der BAM erzählen und damit zeigen, wo die BAM überall wirkt und warum die BAM auch 150 Jahre nach ihrer Gründung noch gebraucht wird. Dabei sind alle Formen erlaubt: Texte, Bildergalerien oder Videos. Nach dem Launch im Januar 2021 sollen jeden Monat weitere Inhalte dazu kommen, die Webseite wächst so das ganze Jahr über und für Nutzer lohnt es sich, die Seite immer wieder aufzurufen. 

Aufgaben zwischen den Workshops

In der Zeit zwischen den virtuellen Workshops arbeiteten beide Seiten ihre To-dos ab.
Das BAM-Team organisierte die Sammlung und Erstellung der Inhalte:

• Welche Ereignisse aus der Geschichte der BAM sollen erzählt werden?
• Wer kann den Inhalt dazu liefern?

Das ]init[-Team entwickelte Design und Aufbau der Webseite, erstellte Mood-Boards und das Gesamt-Konzept:

• Wie soll das „Big Picture“ am Ende aussehen?
• Wie wird die Seite technisch gebaut?
• Wie wird das angestrebte Storytelling attraktiv realisiert?

Bei den virtuellen Treffen führten die Teams die Ergebnisse mithilfe der Boards zusammen, die Webseite nahm immer konkretere Formen an. Nach letzten agilen Sprints mit kurzen Entscheidungswegen und schnellen Feedbackschleifen wird die Jubiläumsseite im Januar live gehen.

Die wichtigsten Tipps für Verwaltungen, die vor ähnlichen Aufgaben stehen

Das Projekt hat gezeigt: Webseiten-Konzeption, Kreativprozesse, Zusammenarbeit – all das funktioniert auch virtuell. Was würde Jenni Haberland anderen Behörden oder Verwaltungen als Tipps mitgeben, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen? „Zuerst einmal braucht es Mut, Neues auszuprobieren. Agiles Arbeiten erfordert Offenheit und Umdenken“, sagt sie. „Ebenso: Toleranz und Geduld. Man muss Startschwierigkeiten auch aushalten können und überwinden.“ Die virtuellen Workshops unbedingt strukturiert vor- und nachbereiten, rät sie, um Ergebnisse nachvollziehbar festzuhalten.

Eine wichtige Entscheidung sollte zudem gleich am Anfang des Projektes gefällt werden: Wer muss, wer kann in welcher Phase dabei sein? Schlanke Teams und Strukturen sind deutlicheffizienter. Und am Wichtigsten: „Machen Sie sich der Lerneffekte jedes Schrittes bewusst, um sie dauerhaft mitzunehmen.“

Nach Go Live der Website wollen die Teams von BAM und ]init[ in einem Online-Meeting das Projekt Revue passieren lassen, um zu evaluieren, was gut lief und was im Hinblick auf die weitere Zusammenarbeit an der Website noch optimiert werden kann – gemeinsam und ganz virtuell.