Digitale Zusammenarbeit stärken: das Social Intranet im Einsatz bei Behörden

Im Sinne des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG ) stellen Verwaltungsplattformen auf allen Verwaltungsebenen den Bürgern eine wachsende Anzahl an Verwaltungsleistungen bereits jetzt vollständig digital zur Verfügung. So kann man dort beispielsweise sämtliche Gewerbeanmeldungen schnell, komfortabel und vollständig digital abwickeln.

Aber nicht nur an der Schnittstelle nach außen, sondern auch innerhalb der öffentlichen Verwaltung hat die Zukunft längst begonnen. Viele Fachverfahren und Prozesse sind digital verfügbar, gleichzeitig verleiben noch große Optimierungspotentiale für die Zusammenarbeit innerhalb von Behörden. Und auch beim Austausch zwischen verschiedenen Behörden sind noch längst nicht alle Möglichkeiten ausgenutzt.

Ein Instrument, das bei der Digitalisierung der internen Zusammenarbeit und des Wissensmanagements zunehmend in den Fokus rückt, ist das Social Intranet.

Was genau versteht man unter einem Social Intranet?

Wodurch unterscheidet es sich von herkömmlichen Intranets und anderen Wissensplattformen, wie sie bei den meisten Behörden schon seit einiger Zeit im Einsatz sind? Wie der Name bereist verrät, liegt der wesentliche Unterschied darin, dass in einem Social Intranet interaktive Tools, wie wir sie auch aus den allseits bekannten Social Media Plattformen im Internet kennen, integriert sind. Dies können unter anderem sein:

• Homepages im digitalen „Telefonbuch“ mit Raum für Informationen zur eigenen Person (z.B. Aufgaben, Spezialkenntnisse, berufliche Interessen, etc.)
• Zugang zu Redaktionsfunktionen für alle Benutzer
• Frei zugängliche Funktionen zum Anhängen und Teilen von Dokumenten
• Tools zur persönlichen Vernetzung und Kommunikation wie Chats und Videokonferenzen
• Möglichkeiten zum selbständigen Aufbau von Interessens- und Projektgruppen

Zusätzlich zu diesen, in einem Behörden-Intranet neuartigen, Funktionen liegt der besondere Reiz eines Social Intranets darin, dass man damit auch bereits bestehenden Wissens- und Organisationsstrukturen nutzen und sehr gut abbilden kann. Diese können beispielsweise über interaktive Organigramme oder Themenbäume visualisiert und zugänglich gemacht werden. Und natürlich sollten auch die klassischen Instrumente zum Auffinden von Informationen und Wissensträgern, wie Suchfunktionen und Glossare, weiterhin angeboten werden.

Unverzichtbar für die Arbeit und Kommunikation in Krisenzeiten – digitale Souveränität stärken!

In Krisenzeiten, wie aktuell der Corona-Pandemie, sind nicht nur Unternehmen sondern auch Behörden dazu gezwungen, ihren Arbeitsalltag weitgehend auf digitale Instrumente umzustellen. Besonders im Fokus stehen dabei Lösungen zur Abhaltung von Online-Konferenzen, die die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice erleichtern. Aber auch Social Intranets sind unter diesen Umständen eigentlich unverzichtbar: Die Mitarbeiter*innen zu Hause müssen über redaktionelle Funktionen zuverlässig mit aktuellen Informationen versorgt werden können, und sie müssen über Social Media Funktionen selbst ihre Arbeitsergebnisse und Absprachen dokumentieren und sich austauschen können. 

Ähnlich wie bei der Beschaffung von Medikamenten, Schutzausrüstung oder medizinischem Gerät sollte besonders im Hinblick auf Krisensituationen darauf geachtet werden, dass bei zentralen Instrumenten der elektronischen Zusammenarbeit keine zu großen Abhängigkeiten zu Herstellern aus Drittstaaten entstehen. Wo möglich, sollten im Sinne der digitalen Souveränität deutsche oder zumindest europäische Lösungen bevorzugt werden, damit auch in schwierigen Situationen der Support und die gezielte Weiterentwicklung sichergestellt werden können.

Horizontale Zusammenarbeit in und zwischen Behörden als elementarer Vorteil

Vor allem die horizontale Zusammenarbeit zwischen Abteilungen innerhalb einer Behörde erfährt durch die Implementierung solcher Tools einen ganz neuen Schub. Sie können, richtig eingesetzt, sogar die Zusammenarbeit von Menschen in unterschiedlichen Behörden unterstützen, vereinfachen oder sogar erst ermöglichen. So wurden bei der Senatsverwaltung Berlin über ein gemeinsames Social Intranet sogenannte Fachnetzwerke zwischen unterschiedlichen Verwaltungseinheiten etabliert.

Es ist zu vermuten, dass diese Fachnetzwerke unter anderem deshalb so gut funktionieren, weil die Teilnehmer durch den Umgang mit Social Media im Privaten deren Nutzung bereits stak verinnerlicht haben. Die für Behörden neue Art der Zusammenarbeit wird daher in der Regel als ganz selbstverständlich und angenehm unkompliziert empfunden.

Attraktiv für jüngere Wissensarbeiter – Arbeitgeber mit modernen Tools zur einfachen Informationsbeschaffung

Für die jüngere Generation an Mitarbeiter*Innen stellt sich die Lage gar umgekehrt da: das Social Intranet bietet Instrumente und Möglichkeiten zur Wissensteilung und Informationsbeschaffung, die von den Arbeitnehmer*Innen heute schlichtweg erwartet werden. Ein Arbeitgeber, der diese in einem modernen Social Intranet bereitstellt,  gewinnt damit deutlich an Attraktivität. Auch, oder gerade, in der öffentlichen Verwaltung.

Ein weiteres, sehr interessantes Projekt in diese Richtung ist das Social Intranet des Bundes (SIB), das momentan aufgebaut wird. Es ist bereits in einer ersten Version als MVP (Minimum Viable Product) erfolgreich im Einsatz und wird zukünftig die gesamte deutsche Bundesverwaltung dabei unterstützen, Wissen und Ideen auszutauschen und sich über Behördengrenzen hinweg schnell und effizient zu vernetzen. Dies ist wahrlich ein enormer Entwicklungsschritt in die Richtung umfassender digitaler Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung.

Grenzen durch Datenschutz beim Einsatz von Social Intranet in Behörden

Dass sich in einer Behörde oder bei einer Plattform für mehrere Behörden nicht sämtliche Social Media-Tools, die wir aus der privaten Nutzung kennen, 1:1 übernehmen lassen, ist selbstverständlich. Die besonderen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz müssen eingehalten werden, weshalb sämtliche Funktionalitäten entsprechend geprüft und angepasst werden müssen. Darauf ist auch bei der Auswahl und Beschaffung von Standardlösungen zu achten. 

So ist beispielsweise ein öffentlich einsehbarer „Activity Stream“ eines Mitarbeiters mit dem Datenschutz nur schwer vereinbar. In anonymisierter Form kann jedoch gezeigt werden, welche Inhalte aktuell besonders nachgefragt werden oder welche Aktionen häufig ausgeführt werden. Zudem müssen für sämtliche Gruppenräume Regeln und Sicherheitsbestimmungen implementiert werden, da die Informationen, die dort hinterlegt werden, sehr sensibel sein können.

Barrierefreiheit und Mobile Nutzung als unverzichtbare Eigenschaften

Eine weitere Anforderung, die gerade in der öffentlichen Verwaltung von zentraler Bedeutung ist, ist die Barrierefreiheit. Denn die neuen Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit müssen natürlich allen zur Verfügung gestellt werden. Dies ist ein Thema, das in der Euphorie schnell vernachlässigt wird, oder man gibt sich fälschlicherweise mit einem bestimmten Maß an „Barrierearmut“ zufrieden. Dabei können gerade eingeschränkte Mitarbeiter von den Werkzeugen eines Social Intranets besonders profitieren.

Und noch ein weiterer Punkt, der in manchen Behörden auf den ersten Blick vielleicht nicht so wichtig erscheint, ist die Möglichkeit zur uneingeschränkten mobilen Nutzung eines Social Intranets. Wie unsere Erfahrung zeigt, ist dies ein Thema, das nun auch in der öffentlichen Verwaltung zunehmend aktuell wird. Und da bei der Konzeption eines Intranets die Barrierefreiheit und mobile Nutzung rein technisch gesehen ohnehin Hand in Hand gehen, gibt es keinen nachvollziehbaren Grund, weshalb eine Behörde auf diesen Vorteil verzichten sollte.

Fazit: das Social Intranet ist für moderne, wissensintensive Organisationen (fast schon) ein Muss

Social Intranets sind für wissensintensive Organisationen wie Behörden ein ausgezeichnetes Instrument, um das gesamte Wissensmanagement sowie die Zusammenarbeit auf ein höheres Level zu heben. Die Digitalisierung in diesem Bereich fördert Professionalität, Robustheit und Krisensicherheit. Gerade die horizontale Zusammenarbeit in, aber auch die Kooperation zwischen Behörden profitieren davon. Natürlich müssen die neuen Funktionen zielgerichtet und mit Augenmaß eingesetzt und mit den Sicherheits- und Datenschutzanforderungen in Einklang gebracht werden. Und zu guter Letzt bedarf es für Barrierefreiheit und mobile Nutzung eine hochwertige Software und erfahrene Implementierungspartner.

Kommt dann bei der Einführung einer solchen Plattform noch die Unterstützung des Projektteams durch die Leitungsebene dazu, kann ein modernes Social Intranet ein enorm mächtiges Werkzeug zum Austausch von Wissen und Ideen in sich selbst entwickelnden inter- und intraorganisationalen Netzwerken sein.