Ein Verwaltungsbutler für Online-Anträge
Eine App für automatisierte Verwaltungsprozesse ist in der Entwicklung
Bei Bürgerinnen und Bürgern besteht ein großes Interesse an digitalen Angeboten zur Abwicklung von kommunalen Leistungen. Dennoch werden die aktuell zur Verfügung stehenden Dienste nur wenig genutzt. Der Grund: Neben der Nichtverfügbarkeit von Online-Diensten, fehlender Bekanntheit oder schlechter Auffindbarkeit ist es auch die Komplexität der Online-Anträge, die Bürger abschreckt.
Der Verwaltungsbutler erledigt Anträge selbstständig
Hier kommt der Butler ins Spiel: eine App für Bürger, um zum Beispiel die Wohnsitz- und Kfz-Ummeldung antragslos und mit minimalem Aufwand durchzuführen. Der Butler holt dafür selbstständig und fristgerecht erforderliche Dokumente bei Behörden ein und automatisiert die Antragstellung. Ursprünglich entstanden ist die Idee bei fortiss, dem bayerischen Landesforschungsinstitut für softwareintensive Systeme. Das Ziel: den Aufwand für Verwaltungsleistungen radikal zu reduzieren und komplett ohne Formulare auszukommen. Dies geschieht durch die Nutzung von bereits existierenden Schnittstellen, auf die der Butler dank einer KI-Technologie selbstständig zugreift.
Enge Zusammenarbeit mit der Forschung
„fortiss und die AKDB arbeiten bereits seit Jahren eng zusammen, wenn es um die Übertragung von Forschungsergebnissen in die Praxis geht. Es war daher naheliegend, unsere Forschung zu proaktiven Verwaltungsleistungen mit der AKDB zu teilen“, so Peter Kuhn von fortiss. Das Innovationslabor der AKDB hat die Idee aufgegriffen und vorangetrieben. Aber es gab zu Beginn auch viele Fragen bezüglich der Zahlungsbereitschaft der Bürger und des Datenschutzes. Um so schnell wie möglich festzustellen, ob die Idee Potenzial im Markt hat, führte das damit betraute AKDB-Team Interviews bei Early Adoptern durch, also einer Gruppe potenzieller Nutzerinnen und Nutzern, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind. Dazu wurden 30- bis 40-jährige technikaffine Bürger mit mittlerem bis hohem Einkommen befragt.
Großes Interesse bei Bürgerinnen und Bürgern
Die Befragten waren der Lösung gegenüber extrem aufgeschlossen. Ein ähnliches Bild zeigte sich auch bei der späteren Marktvalidierung mithilfe einer eigens entworfenen Webseite. Auf dieser Seite wurden neben Erklärungen zur Funktionsweise und dem Leistungsportfolio des Butlers auch Preise für verschiedene Servicepakete gezeigt. Von den rund 1.300 Webseitenbesuchern waren ein Drittel an weiterführenden Informationen interessiert. Parallel arbeitete das Team an der technischen Architektur der App, an der Ermittlung und Überprüfung möglicher Schnittstellen und erstellte ein erstes App-Konzept.
App bald für Bürger verfügbar
In alle Arbeitsschritte wurden zukünftige Nutzer eng miteinbezogen, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse und Wünsche auch umgesetzt werden. Die Ergebnisse zeigen, dass die Produktidee Potenzial hat und der Verwaltungsbutler die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger aufgreift. Auch die Verwaltungsmitarbeitenden in den Kommunen sollen von der App profitieren und werden durch die Automatisierung der Anträge entlastet. Eine erste Version der App wird nach heutiger Planung Anfang 2024 in ausgewählten Pilotstädten ausgerollt.
https://www.fortiss.org/aktuelles/details/ein-smarter-butler-fuer-die-verwaltung-von-morgen
