Innovation durch Kooperation
Projekt „Kinderleicht zum Kindergeld“ geht in Hamburg in die digitale Phase
Nach der Geburt eines Kindes ist erst einmal alles neu. Zwischen erstem Windelwechsel und dem Ankommen zuhause bleibt nicht viel Zeit für Behördengänge. Der Service „Kinderleicht zum Kindergeld“ nimmt Eltern die Last ab, sich um bürokratische Angelegenheiten kümmern zu müssen. Durch ein kombiniertes Antragsformular können Familienleistungen des Bundes und der Standesämter einfach und direkt in der Klinik beantragt werden.
Mit dem Service können Eltern ihrem Kind rechtskräftig einen Namen geben, die Geburt beim Standesamt beurkunden lassen, Geburtsurkunden bestellen und gleichzeitig das Kindergeld beantragen. Nach durchschnittlich zehn Tagen kommt die Post mit den Geburtsurkunden, dem Kindergeldbescheid und der Steuer-ID des Kindes ins Haus. Das Kindergeld wird direkt auf das Konto überwiesen und das Kind im Meldewesen eingetragen. Den Eltern bleibt nach der Geburt mehr Zeit für die Familie. Bürgerinnen und Bürger profitieren so unmittelbar von der Modernisierung der Verwaltung.
Pilotbetrieb für eine digitale Version
Hamburg geht jetzt noch einen Schritt weiter: Der beim eGovernment-Wettbewerb unter anderem mit dem Sonderpreis des Kanzleramtsministers ausgezeichnete Service wird in einer Pilotphase digitalisiert. Der Antrag kann nicht nur analog, sondern nun auch über ein Terminalgerät oder das Smartphone oder Tablet digital genutzt werden. Im Juni 2020 wurde der Pilotbetrieb in der Asklepios-Klinik Hamburg-Altona gestartet. Mit dem digitalen Service können Eltern ihre Angaben zur Geburt ihres Kindes nun auch elektronisch an das Standesamt und die Familienkasse übersenden.
Leichte Handhabung, Überweisung inklusive
Die Bedienung des Online-Dienstes ist denkbar einfach. Daten wie beispielsweise die Anschrift der Eltern werden aus dem Chip der elektronischen Personalausweise ausgelesen. Über Tastatur oder Display führt die Software selbsterklärend durch alle Schritte der Dateneingabe. Auswahlmenüs erleichtern die Eingabe und die Datenqualität gegenüber den schriftlichen Eingaben im Kombiformular. Geburtsurkunden können gleich mitbestellt und die Gebühren bequem dabei online überwiesen werden. Die Originalurkunden müssen nicht mehr ans Standesamt abgegeben werden, sondern liegen digital bei den Standesämtern vor. Das ist nicht nur bequem für die Eltern, sondern bietet der Verwaltung auch die Möglichkeit zur vollelektronischen Datenverarbeitung. Der Service wird in der ersten Pilotphase zunächst einer bestimmten Zielgruppe – Eltern, die ab 2009 in Hamburg geheiratet haben oder deren zuletzt geborenes Kind in Hamburg zur Welt gekommen ist – angeboten. Nach und nach wird dann weiteren Zielgruppen die Nutzung des digitalen Service ermöglicht.
Gemeinsame Workshops und eine Kooperationsvereinbarung
Eine Besonderheit des Projektes ist die bisher einmalige Zusammenarbeit unterschiedlicher Institutionen unter der Federführung des Amtes für IT und Digitalisierung in der Senatskanzlei und der Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit. An der Kooperation nehmen die elf Geburtskliniken und die Standesämter in Hamburg teil sowie die Einwohnermeldeämter, die Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit und das Bundeszentralamt für Steuern. Auch Bundesministerien waren im Rahmen der Behördenabstimmung beteiligt. So unterschiedlich die Partner auch sind: Alle haben im Blick, den Eltern einen guten Service zu bieten. Das wird auch im Hinblick auf das Vorgehen während der Entwicklungsphase deutlich: Im Rahmen mehrtägiger Workshops wurden alle Stakeholder zusammengebracht und ein übergreifender Geschäftsprozess sowie der Kombiantrag entwickelt, der Eltern von Bürokratie entlastet. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit wird in einer Kooperationsvereinbarung geregelt.
Aus den erfolgreichen Erfahrungen der Pilotierung des Geschäftsprozesses und des analogen Kombiformulars wurde der Online-Dienst „Kinderleicht zum Kindergeld“ entwickelt. Durch die Anwendung der agilen Methode nach Scrum konnten während der Programmierphase kontinuierlich Verbesserungen und neue Entwicklungen, wie beispielsweise die Verfügbarkeit des Service auch per Smartphone und Tablet, umgesetzt werden.
Eltern wurden von Anfang an einbezogen
Im Vordergrund der Entwicklung des Service standen stets die Eltern, die von Anfang an mit in die Entwicklung des Service mit einbezogen wurden, genauso wie die beteiligten Kooperationspartner. Dies war ein wichtiger Baustein, um das Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Die Feedbackkultur zahlt sich aus: Es gibt zahlreiche positive Rückmeldungen der Eltern in den Geburtskliniken.
Nicht erst seit der Corona-Pandemie ist deutlich geworden, dass das Prinzip „Daten laufen, nicht die Bürger“ nicht nur bürgerfreundlich ist, sondern auch in einer solchen Ausnahmesituation absolut notwendig für das Funktionieren behördlicher Abläufe sein kann.
Das Projekt ist ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz agiler Methoden in der behördlichen Zusammenarbeit und bewirkt einen Bürokratieabbau auf Bürger- und Behördenseite. Innovation wurde durch enge Kooperation und Vernetzung verschiedener Akteure untereinander möglich. Häufig wird in Zweifel gezogen, dass solche Kooperationen machbar oder gar zulässig sind. Hier sind Mut und Zuversicht gefragt. Die Idee lässt sich auf andere Lebenslagen übertragen. Man muss sich nur trauen und es „einfach“ engagiert und konsequent unter Einbeziehung aller Stakeholder umsetzen. Die Effizienzgewinne für alle Beteiligten sind enorm. Der Service „Kinderleicht zum Kindergeld“ ist ein gutes Beispiel dafür, wie Serviceorientierung und Bürgerfreundlichkeit durch die Nutzung moderner Technik ermöglicht werden können. Hamburg hat damit einen funktionierenden Bürgerservice für Eltern geschaffen und ist erneut Vorreiter auf diesem Gebiet.
