Oberhausen geht mit Fachforum zur OZG-Umsetzung in die Offensive

Für die Stadt Oberhausen ist es wichtig, dass die über 5.000 Einzel-Verwaltungsleistungen (LeiKa-Leistungen), die bis zum 31. Dezember 2022 digitalisiert sein müssen, gemeinsam umgesetzt werden. Das geschieht arbeitsteilig auf drei Ebenen: Bund, Länder und Kommunen. Während sich einige Verwaltungsbereiche bereits mit den OZG-Leistungen auseinandergesetzt haben, gibt es an anderen Stellen noch Fragezeichen. Welche Leistungen liegen in der Verantwortung der Kommunen? Und wie kommen diese an nachnutzbare Online-Anträge? Wie kann ich meine bestehenden Verfahren digitalisieren? Wo muss ich Dinge neu erfinden? Klar ist nur, dass langfristig die Arbeitsabläufe der Sachbearbeiter*innen verändert werden. Immer mit dem Ziel von Bürgerfokussierung, Transparenz und Effizienz. Daher ist es eine wichtige Aufgabe, umfassend zu informieren und verwaltungsweit zu mobilisieren. So können die Fragen der Mitarbeiter*innen frühzeitig geklärt und Ideen eingebracht werden.

„OZG-Fachforum Oberhausen“ als agiles Informations- und Austauschformat

Für die Stadt Oberhausen ist an dieser Stelle klar: Es muss eine integrierte Strategie mit Bund und dem Land NRW umgesetzt werden. Um diese im Haus bekannt zu machen und alle Mitarbeiter*innen dafür zu gewinnen, wurde das „OZG-Fachforum“ ins Leben gerufen. Neben dem Austausch zu den eigenen Digitalisierungsprojekten wird dort ein Überblick zu laufenden überregionalen Initiativen gegeben. Grundlage hierfür ist auch die überörtliche Zusammenarbeit mit dem KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister, welcher in Nordrhein-Westfalen die kommunale OZG-Umsetzung durch das Kompetenzzentrums Digitalisierung (CCD) koordiniert.

Da die Umsetzung des OZG kein reines IT-Projekt ist, sondern in erster Linie Projekte der Fachverwaltungen erfordert, wurden zum Kick-off des Forums alle Fachabteilungen aus Oberhausen eingeladen. Hierzu räumen der Oberbürgermeister und die Dezernenten mit ihren Beschlüssen im Verwaltungsvorstand entsprechende Handlungsspielräume ein. „Innerhalb dieses Formats können wir uns regelmäßig zum Stand der OZG-Umsetzung in Oberhausen austauschen. Wir geben uns gegenseitig Feedback und klären dringende Fragen“, erläutert Anja Gierkink. „Damit machen wir gleichzeitig auch einen Schritt in Richtung agile und transparentere Kommunalverwaltung.“

Zusammenarbeit mit dem KDN

Rund 50 Mitarbeiter*innen sind dem Aufruf gefolgt und konnten sich in der ersten Veranstaltung über die örtliche und überörtliche Umsetzungsstrategie informieren sowie Ansprechpartner*innen und Gleichgesinnte kennenlernen. Nach der Eröffnung durch den Dezernenten für IT, Personal und Organisation, Michael Jehn, haben die Kolleg*innen des Kompetenzzentrums Digitalisierung (CCD) eine Einführung zum OZG und zur Umsetzung in NRW gegeben. Das CCD unterstützt und berät mit seinen kommunalen OZG-Themenfeldkoordinator*innen die Kommunen in NRW bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des E-Government-Gesetzes. Eine Übersicht zum aktuellen Stand der OZG-Umsetzungsprojekte ist auch in der offenen KDN-Datenbank zu finden, die den Fachverwaltungen anschaulich erläutert wurde. Hilfreich ist ebenfalls die Anleitung des CCD, in der beschrieben wird, wie Kommunen in wenigen Schritten zum OZG kommen.

Gemeinsame Open-Source-Entwicklung: Oberhausen lebt den „Alle-für-Alle-Ansatz“

Nach der grundsätzlichen Einführung ging es im Kick-off um das konkrete Vorgehen in Oberhausen – mit fünf Leitlinien zur OZG-Umsetzung. Diese umfassen zum einen die Standardisierung von Online-Diensten und der Portalinfrastruktur, damit Lösungen aus anderen Portalen lokal eingebunden und eigene Lösungen für andere bereitgestellt werden können. Zum anderen wird empfohlen, weitere OZG-Lösungen mitzugestalten, indem sich die Oberhauser Fachverwaltungen an der Konzeption von OZG-Leistungen im KDN beteiligen. Dies muss insbesondere im Einklang mit lokalen Prioritäten erfolgen. Ein gutes Beispiel ist das Leistungsbündel zum Artenschutz, in welchem es in Oberhausen zu erhöhten Vorgangszahlen kommt – hier macht es Sinn, schnell nachnutzbare Ergebnisse zu entwickeln.

Zusammenfassend sind die Leitlinien davon geprägt, bei Online-Diensten möglichst viel auf gemeinsame Standards und Open Source-Entwicklungen zu setzen. Das Prinzip Einer-für-Alle wird in Oberhausen als „Alle-für-Alle-Ansatz“ verstanden. Denn gerade in der gemeinsamen Entwicklung im Rahmen von Open Source Entwicklungsgemeinschaften kann es gelingen, die Vielfalt der föderalen Landschaft abzubilden und gleichzeitig allen nachnutzbar zur Verfügung zu stellen. So kann von den bundesweit entwickelten Anträgen profitiert und im Gegenzug anderen Kommunen ermöglicht werden, die eigenen Online-Dienste nachzunutzen. Wenn dann Funktionen fehlen, die in Oberhausen besonders benötigt werden, können diese selbst entwickelt und über die Entwicklergemeinschaft wieder an alle verteilt werden. Das gelingt nur, wenn sich alle an gemeinsame Standards halten, wie die der AG Technik NRW zur Umsetzung von Online-Diensten. Nur so ist eine gemeinsame föderale Weiterentwicklung der Dienste möglich und das Ziel einer gesetzeskonformen Umsetzung des OZG erreichbar.

Ein agiles Kanban Board führt Oberhausen über drei konkrete Wege zur OZG-Umsetzung

Die fünf Leitlinien wurden in drei konkrete Handlungsempfehlungen übersetzt: Die Nutzung von EfA-Diensten, Online-Anträgen auf dem Serviceportal Oberhausen und die Beteiligung bei ergänzenden Projekten zur Umsetzung und Integration von OZG-Lösungen. Damit wurden schon einige Leistungen umgesetzt, beispielsweise Anträge zum Bewohnerparken, Meldebescheinigungen oder Standesamtsurkunden im Oberhausener Serviceportal. Ganz konkret wird für jede Leistung anhand eines Kanban Boards geplant, wann welche Schritte zur Umsetzung unternommen werden. Dieser agile, visuell darstellbare Umsetzungsprozess optimiert die Workflows und strukturiert die Arbeit. Das Tool – übrigens auch eine Open Source-Lösung – stellt die jeweiligen Arbeitsschritte dar: in Entwicklung, in Bearbeitung und erledigt. So können alle Beteiligten den Arbeitsstatus transparent nachvollziehen. Agile Methoden zum flexiblen Arbeiten an der Digitalisierung – in Oberhausen zeigt sich: Das ist in der Kommunalverwaltung möglich!