Wann und wo kann KI nun genau unterstützen?
Automation – Effizienz durch Übernahme von Routinen
Ein zentraler Bereich, in dem KI, ebenso wie IT generell, ihre Stärken voll ausspielt, ist die Automation. Hier übernimmt die KI Aufgaben, die einen hohen Anteil an repetitiven Tätigkeiten aufweisen. Diese Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden in der öffentlichen Verwaltung. Die Implementierung von KI zur Automatisierung standardisierter Prozesse trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern mindert auch die Fehleranfälligkeit, die bei monotonen Arbeiten oft auftritt.
Augmentation – KI als Unterstützung bei komplexen Aufgaben
Neben der Automatisierung spielt die Augmentation eine entscheidende Rolle. In diesem Bereich unterstützt KI den Menschen, insbesondere bei Aufgaben, die komplexe Problemlösungen, abstraktes Denken und Intuition erfordern. Durch den Einsatz von KI können Entscheidungsträger zum Beispiel tiefere Einblicke in Basis-Daten der Projektumgebung gewinnen und schneller fundierte Entscheidungen treffen. Die Kombination aus menschlicher Expertise und KI-gestützter Analyse führt höchstwahrscheinlich zu besseren Ergebnissen, insbesondere in Projekten, die eine hohe Komplexität bei gleichzeitigem Zeitdruck aufweisen.
Begrenztes Potenzial – Wo der Mensch unersetzlich bleibt
Trotz der vielversprechenden Einsatzmöglichkeiten gibt es auch Bereiche, in denen KI wenig bis kein Potenzial hat, den Menschen zu ersetzen oder zu unterstützen. Tätigkeiten, die ein hohes Maß an persönlicher Interaktion, situativem Agieren und Beziehungsqualität erfordern, sind derzeit nach wie vor fest in menschlicher Hand.
Einsatz in Projekten der öffentlichen Verwaltung
Projekte sind definitionsgemäß in ihrer Gesamtheit einzigartig, doch selbst einzigartige Projekte enthalten Routineanteile, insbesondere wenn Projekte systematisch gemanagt und durchgeführt werden. Es ist dabei wichtig, zwischen dem Projektgegenstand und dem Projektmanagement zu unterscheiden.
Ginge es beispielsweise um die Anlage eines öffentlichen Parks als Projekt, dann wäre der Projektgegenstand der Park, mit seinen spezifischen Anforderungen wie Landschaftsplanung, Auswahl von Bepflanzung, Sitzgelegenheiten und Spielgeräten sowie Berücksichtigung von Umweltaspekten, die an die örtlichen Gegebenheiten und Bedürfnisse angepasst werden müssen.
Das Projektmanagement hingegen umfasst die standardisierten Phasen, Abläufe und Methoden, die zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts führen, wie Planung, Organisation, Zeit- und Budgetkontrolle oder Stakeholdermanagement. Während die Gestaltung des Parks als Projektgegenstand einzigartig ist, werden die Methoden des Projektmanagements routiniert angewandt, sind wiederkehrend und damit teilweise automatisierbar. Dazu gehören etwa die Erstellung von Berichten, die Aktualisierung von Plänen, Soll-Ist-Vergleiche oder Dokumentation.
Die Unterstützung menschlicher Fähigkeiten durch Künstliche Intelligenz - die Augmentation - bietet ebenso zahlreiche Anwendungsfälle in Projekten. Die KI liefert beispielsweise detaillierte Datenanalysen und Prognosen, die es dem Projektmanager ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Während die KI historische Daten durchforstet, Muster erkennt und optimierte Planungsvorschläge erstellt, bleibt es die Aufgabe des Projektmanagers, diese Informationen zu interpretieren und in den spezifischen Kontext des Projekts einzuordnen.
Die KI kann ggfs. auch Strategien zur Projektkommunikation entwickeln, indem sie Stakeholder-Daten analysiert und zielgruppenspezifische Botschaften vorschlägt. Doch die eigentliche Umsetzung dieser Strategien, das Überzeugen der Stakeholder und das Motivieren des Teams, liegen in der Hand des Projektmanagements, das ein besonderes Gespür für Zielgruppen, Wording und richtigem Timing hat.
Auch kann KI im sogenannten „agilen Projektmanagement“, also etwa beim Anforderungsmanagement oder beim Verfassen von User-Stories unterstützen. Die Abstimmung mit den Entwicklern und Stakeholdern würde jedoch weiterhin in menschlicher Verantwortung liegen.
Es ist derzeit noch fraglich, ob Künstliche Intelligenz in naher Zukunft Aufgaben übernehmen kann, die ein hohes Maß an Empathie, Kreativität und sozialer Interaktion erfordern, wie das Lösen von Konflikten, das Erkennen von Widerstand oder das Überzeugen von Ideen und Lösungen. Auch in Bereichen wie Führung und Motivation, Verhandlungen, ethischen Entscheidungen und kulturellem Verständnis spielt der Mensch eine zentrale Rolle, die – Stand heute- durch KI schwer zu erfüllen sein dürften.
Was steht den KI-Möglichkeiten zum Einsatz in öffentlichen Projekten entgegen?
KI findet bereits Anwendung in der öffentlichen Verwaltung, wie beispielsweise bei der Arbeitsagentur, wo täglich riesige Mengen an Studienbescheinigungen überprüft werden, ob diese einen gültigen Nachweis für die Auszahlung von Kindergeld begründen. Dennoch gibt es eine weitverbreitete – und auch berechtigte - Vorsicht gegenüber dem Einsatz von KI-Werkzeugen.
Ein Mangel an klaren Richtlinien und Anweisungen führt zu Unsicherheiten, die die Effektivität und Effizienz von KI einschränken können. Zudem besteht die Gefahr sogenannter „Halluzinationen“, bei denen KI-Systeme fehlerhafte oder ungenaue Informationen generieren, was Entscheidungen negativ beeinflussen und das Vertrauen in KI untergraben würde. Dieser Aspekt wird auch unter Experten zur Zeit intensiv beobachtet.
Der Schutz von personenbezogenen Daten und die Sicherstellung der Cybersicherheit sind weitere zentrale Herausforderungen, die bei der Nutzung von KI unbedingt berücksichtigt werden müssen. Gleichzeitig könnte die zunehmende Abhängigkeit von KI-Systemen dazu führen, dass menschliches Wissen und Fähigkeiten nachlassen, was langfristig eine gefährliche Abhängigkeit schafft. Hinzu kommen Risiken durch die ungewollte Verbreitung falscher Informationen und ethische Fragen, wie etwa die Möglichkeit, dass KI-Systeme Vorurteile reproduzieren oder verstärken.
Angesichts dieser Herausforderungen muss die Einführung von KI im Projektmanagement gut durchdacht sein. Unternehmen sollten sicherstellen, dass rechtliche Anforderungen, IT-Sicherheit, der Schutz geistigen Eigentums, ethische Überlegungen und Schulungen für Mitarbeitende sorgfältig berücksichtigt werden und das auf der anderen Seite die methodischen Grundlagen des Projektmanagements verinnerlicht sind.
Fazit
Bevor Künstliche Intelligenz erfolgreich in öffentlichen Projekten eingesetzt werden kann, und somit effizienzsteigernd arbeiten kann , müssen zunächst solide Projektmanagement-Kompetenzen aufgebaut werden. Diese bilden die Grundlage dafür, dass KI sinnvoll integriert werden kann. Im nächsten Schritt ist es wichtig, Kompetenzen im Umgang mit KI zu entwickeln, um deren Potenzial auch voll auszuschöpfen. Darauf aufbauend sollte organisations- oder sogar bereichsbezogen klar definiert werden, wo und wie genau KI in Projekten Nutzen stiften soll.
Wenn diese Voraussetzungen geschaffen sind, können Leitlinien und Lösungen entwickelt werden, die die rechtlichen, ethischen und sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllen und so kann KI schließlich dazu beitragen, den Ressourcenmangel in öffentlichen Projekten wirksam zu mildern und gleichzeitig und Effizienz der Projektarbeit zu steigern.
