Agiles Projektmanagement in der Immobilienplanung

Ausgangssituation und Gründe für die Kooperation

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) ist als Immobiliendienstleisterin für das Land Berlin verantwortlich für die Verwaltung von über 5.000 landeseigenen Immobilien. Sie übernimmt die Vermietung, Bewirtschaftung, Optimierung und Sanierung dieser Gebäude in der gesamten Stadt. Dabei steht die BIM vor großen Herausforderungen: Neue Raumanforderungen und ein wachsender Flächenbedarf der Verwaltungen treffen auf eine angespannte Haushaltslage. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an ein modernes Flächenmanagement.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ging die BIM eine innovative Partnerschaft mit der Form Follows You GmbH (FFY GmbH) ein, einem Startup aus Berlin. Gemeinsam entwickelten sie die digitale Gebäudepotenzialanalyse – ein Werkzeug, das die BIM zukünftig bei der Planung und dem strategischen Flächenmanagement unterstützt. Diese Technologie zielt darauf ab, öffentliche Gebäude in Berlin effizienter zu planen und zu verwalten, was langfristig zu einer kosteneffizienteren Nutzung führen wird. Der Einsatz moderner Technologie unterstützt Berlin dabei, sich als Vorreiter in der digitalen Transformation und Stadtentwicklung zu etablieren.

Gemeinsame Vorgehensweise und Herausforderungen zu Beginn

Agile Methoden und Nutzenorientierung

Das Projektteam setzte auf agile Methoden wie Scrum und Design Thinking, um die Softwareentwicklung flexibel und nutzenorientiert zu gestalten. In einem zweijährigen Entwicklungsprozess wurden verschiedene Stufen durchlaufen, in denen Prototypen regelmäßig getestet und erste Funktionen der Software nutzbar gemacht wurden.

Projektmanagement und Fortschrittsmessung

Von Beginn an setzte das Projekt auf ein softwarebasiertes agiles Projektmanagement. Mithilfe der Objectives and Key Results Methode (OKR) wurden Fortschritte regelmäßig bewertet und angepasst. So behielt die BIM als Auftraggeberin stets den Überblick über den Entwicklungsfortschritt und konnte Steuerungsbedarfe frühzeitig erkennen und adressieren.

Innovatives Projekt: Digitale Gebäudepotenzialanalyse

Die Online-Plattform buildplace der FFY GmbH  umfasste bisher die digitale Grundstückspotenzialanalyse (GPA). Sie ermöglicht u.a. das Planen neuer Baukörper bzw. Abreißen alter Baukörper in einem ständigen Abgleich zu den bauordnungsrechtlich zulässigen Kennwerten. Die Plattform buildplace wurde um die Digitale Gebäudepotenzialanalyse weiterentwickelt und bietet nunmehr zusätzlich eine Analyse des Bürogebäudebestandes unter Berücksichtigung der Grundrisse. Die Digitale Gebäudepotenzialanalyse befähigt die BIM erstmalig zu einer portfolioübergreifenden Feststellung der maximalen Arbeitsplatzbelegung von Bürodienstgebäuden. Die digitale Gebäudepotenzialanalyse zielt darauf ab, die BIM bei der Planung und Nutzung von Immobilien effizienter zu unterstützen. Die Grundrisse der Gebäude werden auf einer interaktiven, browserbasierten Plattform in einem 3D-Modell des Gebäudes dargestellt. Die Plattform ermöglicht eine orts- und geräteunabhängige Nutzung und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung aller gesetzlichen Datenschutzanforderungen.

Im Endeffekt entstand damit ein Planungstool, das den Mitarbeitenden der BIM schnell und zielorientiert ermöglicht, Potenziale von Gebäuden zu erfassen und zu bewerten. Dabei bietet die Software Unterstützung in vier Bereichen:

1. Filterung der Grundstücksdatenbank: Das umfangreiche Immobilienportfolio der BIM wird auf Eignung für neue Nutzungen überprüft.
2. Einpassplanung: Auf Grundlage der Gebäudekubatur erfolgt eine computergestützte Einpassplanung, die Bedarfsanpassungen in Echtzeit ermöglicht.
3. Modifikation von Grundrissen: Niedrigschwellige Anpassungen von Grundrissen können schnell und einfach innerhalb der Software simuliert werden.
4. Planung auf Arbeitsplatzebene: Die Software ermöglicht die räumliche Konfigurierbarkeit von Arbeitsplätzen, um spezifische Anforderungen an die Nutzung abzubilden.

Die digitale Gebäudepotenzialanalyse erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden erheblich. Sie bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die Planungsprozesse vereinfacht und beschleunigt. Durch die Automatisierung und Verbesserung der Einpassplanung können Mitarbeitende ihre Aufgaben effizienter erledigen. Die Datenverfügbarkeit fördert zudem die Zusammenarbeit und liefert belastbare Kennzahlen für die Kommunikation der Flächenplanung zwischen den Nutzerinnen und Nutzer, die in den Gebäuden untergebracht sind und der BIM.

Die BIM profitiert insgesamt von der digitalen Gebäudepotenzialanalyse durch gesteigerte Effizienz in ihren Planungs- und Verwaltungsprozessen. Die präzise und schnelle Analyse von Gebäudedaten ermöglicht fundierte Entscheidungen und optimiert die Nutzung von Immobilien.

Für die Form Follows You GmbH bedeutet die Zusammenarbeit mit der BIM eine wertvolle Erweiterung ihres Portfolios und bringt wichtige Erfahrungen für zukünftige Projekte.

Wie wird das Projekt im Endeffekt bewertet? Was sind wesentliche Learnings?

Das Projekt wird insgesamt als sehr erfolgreich bewertet. Die digitale Gebäudepotenzialanalyse hat die Effizienz der Planungs- und Verwaltungsprozesse signifikant gesteigert und ermöglicht fundierte Entscheidungsfindungen. Die Software wurde als benutzerfreundlich und zuverlässig empfunden, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden führte.

Insbesondere das agile Vorgehen wurde dabei als sehr vorteilhaft empfunden. Es ermöglichte eine flexible und iterative Entwicklung, bei der auf Veränderungen und neue Anforderungen schnell reagiert werden konnte. Die regelmäßigen Feedback-Schleifen trugen zur kontinuierlichen Verbesserung der Software bei. Beide Partner profitierten von den unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen. Die offene Kommunikation und das gemeinsame Ziel trugen maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Vorab wurde im Jahr 2022 wurde eine Machbarkeitsstudie und ein Marktvergleich zu unterstützenden Tools für die BIM durchgeführt und festgestellt, dass es keine Lösung gibt, die die BIM für ein optimales Management auf Portfolio- und Gebäudeebene des landeseigenen Sondervermögens Immobilien des Landes Berlin (kurz SILB) und ihren speziellen Anforderungen unterstützen kann.

Ziel der Kooperation war es daher, durch die Integration neuer Technologien und agiler Methoden, innovative und nachhaltige Ansätze zu fördern, um die Büroflächen Berlins bestmöglich zu nutzen. In einem ersten Ideation Workshop wurden verschiedene User Stories entwickelt, die die Vision des finalen Produkts skizzierten.