Vergabe ist Einkauf
Warum Vergabestellen sich zur datengetriebenen Einkaufsorganisation entwickeln müssen
Knappe Kassen, steigender Kostendruck und die Erwartung, öffentliche Mittel nachvollziehbar und wirtschaftlich einzusetzen: Selten war der Druck auf die öffentliche Beschaffung so groß wie heute. Genau hier setzte die 27. Beschaffungskonferenz im Berliner Hotel de Rome an – und lieferte einen klaren Befund. Vergabestellen dürfen sich nicht länger primär als Hüter des Vergaberechts verstehen, die Verfahren juristisch sauber abwickeln. Sie müssen sich zu professionellen Einkaufsorganisationen entwickeln, die Bedarfe strategisch planen, Ausgaben transparent machen und nachweisbar Kosten einsparen. Diese Professionalisierung des öffentlichen Einkaufs ist kein Selbstzweck, sondern eine der wenigen Stellschrauben, mit denen die öffentliche Hand in Zeiten leerer Kassen tatsächlich Handlungsspielraum zurückgewinnen kann.
Vom Formular zum Datensatz
Der Kern dieser Entwicklung lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Vergabe ist Einkauf. Wer öffentliche Aufträge nur als Abfolge von Formularen, Fristen und Dokumentationspflichten begreift, optimiert am falschen Ende. Eine formularbasierte Vergabe beginnt viel zu spät, wenn bereits 40% des gesamten Prozessaufwandes im Rahmen der Beschaffungsplanung, Bedarfsanforderung, Genehmigung und Anforderungsspezifikation bereits erbracht sind. (siehe: mehr Infos auf Mercell.com). Und sie endet dort, wo der Zuschlag erteilt ist – und lässt genau die Informationen liegen, die für echtes Beschaffungsmanagement entscheidend wären: Wie entwickeln sich Preise über Rahmenverträge hinweg? Welche Lieferanten liefern zuverlässig, welche nicht? Wo bündeln sich Bedarfe über Fachbereiche hinweg, ohne dass es jemand bemerkt? Diese Fragen lassen sich nicht aus abgehefteten Vergabeakten beantworten, sondern nur integrierte, systemgestütze Ende-zu Ende Beschaffungsprozesse als Grundlage für strukturierte, durchgängig gepflegten Daten. Der Wandel von der dokumentenbasierten Vergabe zum datenbasierten Einkauf ist damit die eigentliche Voraussetzung für mehr Ausgabentransparenz und für Einsparungen, die sich auch belegen lassen.
Praxisbeispiel: JEN und Mercell zeigen den Weg
Wie anspruchsvoll dieser Wandel in der Praxis sein kann – und wie schnell er dennoch gelingt, machte der Best-Practice-Dialog von Mercell und der JEN Jülicher Entsorgungsgesellschaft für Nuklearanlagen mbH auf der Konferenz greifbar (siehe Titelbild). Unter dem Titel „Vergabe ist Einkauf – von dokumentenbasierter Vergabe zu datenbasiertem Einkauf“ berichteten Denis Niedrée, Abteilungsleiter Einkauf und Materialwirtschaft bei JEN und Heinz-Dieter Jagodzinska, Senior Account Executive für öffentliche Auftraggeber bei Mercell Deutschland, wie aus einer klassischen Vergabelösung eine durchgängige Source-to-Contract-Plattform wird. Die JEN verantwortet auf dem Forschungscampus Jülich den sicheren Rückbau kerntechnischer Anlagen und die Entsorgung radioaktiver Reststoffe – mit rund 400 Beschäftigten, einem jährlichen Beschaffungsvolumen von etwa 130 Millionen Euro und einem Einkauf, in dem Vergaberecht, Atomrecht und Zuwendungsrecht stets zusammen gedacht werden müssen. Gerade weil dieses Umfeld wenig Raum für Experimente lässt, ist der Weg der JEN ein starkes Argument dafür, dass sich Professionalisierung und Rechtssicherheit nicht ausschließen, sondern bedingen.
Der Wandel selbst vollzog sich in überschaubaren 18 Monaten. 2024 stand die JEN noch für eine klassische, dokumentenbasierte Vergabestelle. Zwischen März und Mai 2025 folgte mit einem dynamischen Beschaffungssystem für Arbeitnehmerüberlassung ein bewusst gewählter Pilot – ein eng umrissener, aber wiederkehrender Bedarf, an dem sich die neue Arbeitsweise erproben ließ. Inzwischen sind weitere dynamische Beschaffungssysteme live oder in Vorbereitung, darunter für Facility Management, Headhunterleistungen, Energieversorgung und Bauleistungen. Von Oktober bis Dezember 2025 wurden alle Verfahren auf eine gemeinsame Plattform überführt. Seit 2026 geht es um die nächste Stufe: eine neue Organisation mit systematischem Bedarfs- und Vertragsmanagement. Denis Niedrée bringt den Kulturwandel dahinter auf den Punkt: „Wir haben nicht die Vergabe digitalisiert. Wir haben aufgehört, Vergabe als Endpunkt zu betrachten.“
Niedrée schilderte aus erster Hand, welchen Weg sie eingeschlagen haben hin zu einem professionellen, digitalen Einkauf und welche Effizienzgewinne sich im täglichen Betrieb daraus tatsächlich ergeben. Die vielen Diskussionsbeiträge der Teilnehmer und Fragen im Praxisdialog machte deutlich: Der Übergang zum datengestützten Einkauf ist kein abstraktes Zukunftsprojekt, sondern bereits gelebte Praxis.
Digitale Beschaffung: Der Marktplatz Deutschland als Beschleuniger
Auf der Konferenz wurde diese Entwicklung auch auf politischer und infrastruktureller Ebene diskutiert. In der Podiumsdiskussion „Digitale Beschaffung im Überblick – KI, Plattformen und neue Anbieter zwischen Markt, Lösungen und IT-Integration“ kamen unter der Gesprächsleitung von Heino Hüttner (Director DACH Market, ISG Information Services Group) Heinz-Dieter Jagodzinska (Mercell Deutschland), Jakob Reuschlein (Director of Delivery, Procure Ai), Dr. Lars Rölker-Denker (Abschnittsleiter Europäische Beschaffung, KoSIT Bremen), Hans-Peter Schmid (Stellvertretender Hauptabteilungsleiter, Stadtwerke Potsdam GmbH) und Robert Thiele (Referent und Projektleiter „Marktplatz Deutschland“ im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung) zusammen.
Im Rahmen eines kurzen Impulsvortrags stellte Robert Thiele das Konzept und die Zielsetzung des Marktplatz Deutschland vor, der als zentrale Plattform für Bund, Länder und Kommunen im März 2026 in den Produktivbetrieb gegangen ist. Robert Thiele machte auf dem Podium deutlich, dass Mercell als First Mover an den Marktplatz Deutschland angebunden wird. Diese Anbindung ist mehr als eine technische Randnotiz: Sie zeigt, dass sich digitale Beschaffungsplattformen und die zentrale Infrastruktur der öffentlichen Verwaltung zunehmend miteinander verzahnen – und dass Vergabestellen künftig aus einem wachsenden, zentral zugänglichen Angebot digitaler Lösungen schöpfen können, statt jede Anbindung einzeln verhandeln zu müssen.
Was eine datenbasierte Beschaffungslösung leisten muss
Damit aus dieser Infrastruktur echter Mehrwert entsteht, reicht ein digitalisiertes Vergabeverfahren allein nicht aus. Entscheidend ist eine durchgängige, datenbasierte Beschaffungslösung, die den gesamten Prozess abbildet: von der Beschaffungsplanung, in der Bedarfe frühzeitig erkannt und gebündelt werden, über die Vorbereitung und Durchführung der eigentlichen Vergabeverfahren bis zur nahtlosen Übergabe der verhandelten Verträge in ein aktives Vertragsmanagement. Dort dürfen Verträge nicht in der Ablage verschwinden, sondern müssen systematisch nachverfolgt werden – mit Blick auf Laufzeiten, Konditionen und Verpflichtungen. Hinzu kommen ein strukturiertes Lieferantenmanagement, das Leistung und Zuverlässigkeit über die Zeit sichtbar macht, ein Reporting, das Führungskräften und Fachbereichen jederzeit Auskunft über Ausgaben, Einsparpotenziale und Prozessqualität gibt, sowie eine effiziente Abwicklung von Direktaufträgen und Bestellungen im laufenden Betrieb. Erst wenn all diese Schritte auf derselben Datenbasis aufsetzen, statt in getrennten Systemen und Formularen zu verharren, wird aus Vergabe tatsächlich strategischer Einkauf.
Vom Vergabehindernis zum professionellen Dienstleister
Diese Verschiebung hat auch eine kulturelle Dimension, die auf der Konferenz immer wieder anklang. Vergabestellen wurden in vielen Häusern lange als Verwalter von Formvorschriften wahrgenommen – mitunter sogar als Bremser, die Beschaffung eher verzögern als ermöglichen. Wer Beschaffungsplanung, Vergabe, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie Reporting aus einer Hand und auf Basis belastbarer Daten steuert, positioniert sich hingegen völlig anders: als kompetenter interner Dienstleister, der Fachbereiche aktiv berät, Bedarfe bündelt und nachweisbar zur Wirtschaftlichkeit der Verwaltung beiträgt. Genau darin liegt die eigentliche Chance der aktuellen Entwicklung. Die Werkzeuge dafür – von integrierten Source-to-Contract-Plattformen bis zu zentralen Infrastrukturen wie dem Marktplatz Deutschland – sind vorhanden. Die Beschaffungskonferenz 2026 hat gezeigt, dass es jetzt vor allem darum geht, sie konsequent zu nutzen.
