Zwischen Effizienz, Souveränität und Fachkräftemangel in der digitalen Beschaffung
Wie öffentliche Verwaltungen ihren Einkauf digital organisieren
Wenn Fachkräfte mit Routineaufgaben beschäftigt sind
Bestellungen übertragen, Freigaben nachverfolgen, Rechnungen abgleichen, Excel-Listen pflegen: Gerade in Beschaffungsprozessen entstehen viele Aufgaben, die Zeit binden, aber wenig Raum für strategische Arbeit lassen.
Vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels wird das zu einer immer größeren Herausforderung. Wo Beschaffungsprozesse von Medienbrüchen geprägt sind, müssen Informationen mehrfach erfasst, Freigaben manuell nachgehalten oder Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
Genau hier setzen wir mit unserem webbasierten Einkaufsportal an. Ein durchgängig digitaler Einkaufsprozess kann viele dieser Routinen automatisieren und schafft damit Zeit für die Aufgaben, für die Fachkräfte tatsächlich gebraucht werden: Bedarfe klären, Verträge verhandeln und Entscheidungen treffen.
Unser Einkaufsportal bildet unter anderem Ausschreibungsvorbereitung, Bestellung, Genehmigungen und Abrechnung digital ab. Besteller, Lieferanten und individuelle Sortimente lassen sich zentral steuern. Hinzu kommen Funktionen für Reporting, Nachhaltigkeits- und Regionalitätsinformationen sowie verschiedene digitale Abrechnungsverfahren.
Rund 95 Prozent der Anforderungen decken wir dabei standardmäßig ab. Die verbleibenden Anforderungen richten wir gemeinsam mit unseren Kunden passgenau ein.
Auch die Einführung soll möglichst unkompliziert bleiben: Die ersten Bestellungen laufen üblicherweise nach sechs bis acht Wochen über das TEK-Einkaufsportal. Unternehmen und Verwaltungen benötigen dafür im Wesentlichen einen Internetanschluss. Um die Einrichtung von Sortimenten, Organigrammen und Berechtigungen sowie um die Schulung der Mitarbeitenden kümmern wir uns.
Digitalisierung soll nicht neue Abhängigkeiten schaffen
Mit der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen rückt für uns aber noch eine andere Frage in den Mittelpunkt: Wer kontrolliert eigentlich die technologische Grundlage, auf der diese Prozesse laufen?
Die Debatte um digitale Souveränität hat uns deshalb auch deshalb beschäftigt, weil wir selbst erfahren haben, was technologische Abhängigkeit im Alltag bedeuten kann.
Updates eines externen Anbieters konnten wichtige Kundenfunktionen beeinträchtigen. Entwicklungsressourcen flossen in Anpassungen, die wir nicht selbst priorisiert hatten. Und letztlich gab ein anderer den Takt für die technologische Weiterentwicklung unserer Plattform vor.
Für uns war klar: Wenn wir unseren Kunden langfristig verlässliche digitale Einkaufsservices anbieten wollen, müssen wir auch bei der technologischen Grundlage selbst handlungsfähig sein.
Deshalb haben wir unsere technologische Basis über mehrere Jahre grundlegend umgebaut – und das parallel zum laufenden Betrieb. Seit 2025 läuft unsere neue Plattform in einem deutschen Rechenzentrum und in einer deutschen Cloud-Umgebung.
Dabei geht es für uns bei digitaler Souveränität ausdrücklich nicht allein um den Serverstandort.
Digitale Souveränität bedeutet für uns, selbst entscheiden zu können:
- welche Technologien und Dienstleister eingesetzt werden,
- wer auf Systeme und Daten zugreifen kann,
- und wann und wie die eigene Plattform weiterentwickelt wird.
Gerade für öffentliche Auftraggeber ist diese Perspektive aus unserer Sicht relevant. Bei der Auswahl von Webservices und digitalen Dienstleistungen sollte deshalb nicht nur betrachtet werden, welche Funktionen eine Lösung heute bietet. Ebenso wichtig ist die Frage, welche technologischen Abhängigkeiten langfristig entstehen können.
Was digitale Einkaufsprozesse in der Praxis verändern
Wie sich solche Veränderungen im Verwaltungsalltag auswirken können, zeigen auch Erfahrungen mehrerer langjähriger Kunden wie das Land Berlin, das Kommunale Kaufhaus Rheinland-Pfalz und KoPart NRW und die Digitalisierung derer Einkaufsprozesse.
Dabei geht es um ganz unterschiedliche Ausgangssituationen. Gemeinsamer Ausgangspunkt sind jedoch manuelle Prozesse, Medienbrüche und ein hoher administrativer Aufwand.
Digitalisierte Beschaffungsprozesse sollen hier für mehr Transparenz sorgen, manuelle Arbeit reduzieren und Abläufe standardisieren. Gleichzeitig entstehen bessere Möglichkeiten für Monitoring und Reporting. Gerade für Kommunen und öffentliche Einrichtungen kann die Fähigkeit, Beschaffungsprozesse auch in Krisensituationen zentral zu steuern, ein weiterer Aspekt sein.
Damit verschiebt sich der Blick auf den digitalen Einkauf: Er ist nicht allein ein Instrument, um Bestellungen schneller abzuwickeln. Er kann Teil einer umfassenderen Verwaltungsmodernisierung sein – von der Ausschreibung über Bestellung und Genehmigung bis zur Abrechnung.
Effizienz und Souveränität zusammendenken
Digitalisierung und digitale Souveränität sind dabei keine voneinander getrennten Themen. Ein digitaler Prozess kann noch so effizient sein – wenn seine technologische Grundlage langfristig zu Abhängigkeiten führt, entstehen neue Herausforderungen.
Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das, bei digitalen Dienstleistungen mehrere Ebenen zusammenzudenken: Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche manuellen Tätigkeiten lassen sich tatsächlich reduzieren? Und welche Kontrolle behält die Organisation über die eingesetzte Technologie, ihre Daten und deren Weiterentwicklung?
Das Einkaufsportal von TEK-SERVICE setzt auf eine Kombination aus standardisierten digitalen Prozessen und einer technologischen Infrastruktur, über deren Weiterentwicklung das Unternehmen stärker selbst bestimmen kann.
► Hier geht´s zu den Erfolgsgeschichten der TEK-SERVICE AG: www.vdz.org/partner/tek-service-ag
