Fragen, die viele Verwaltungen vor eine große Herausforderung stellen, insbesondere mit dem näher rückenden Umsetzungstermin. So auch die Stadtverwaltung Hennigsdorf in Brandenburg. Die Stadtverwaltung Hennigsdorf befindet sich in der Konzeptionierung und dem Aufbau von Digitalisierungswerkzeugen und berücksichtigt dabei die Rahmenbedingungen des Onlinezugangsgesetzes. Mit dem OZG-Quickcheck der PICTURE GmbH konnte der Start zur weiteren Digitalisierung initiiert werden, indem erstmalig auch die Fachbereiche und Fachdienste in die Fragestellungen und das Finden gemeinsamer Antworten einbezogen werden konnten.
Hennigsdorf verfügte bereits frühzeitig über eigene Vorstellungen zur Priorisierung des Vorgehens, wollte diese jedoch mit den bundes- und landesspezifischen Vorgaben und Möglichkeiten abgleichen. Hierzu wurden die in Hennigsdorf tatsächlich durchgeführten, OZG-relevanten Leistungen identifiziert, der aktuelle OZG-Reifegrad bestimmt, und es wurden weitere Schritte zur erfolgreichen Digitalisierung festgelegt. Gemeinsam mit den für die Digitalisierung verantwortlichen AkteurInnen erarbeitete PICTURE, welche Leistungen des OZG-Katalogs für die Stadtverwaltung tatsächlich wichtig sind.
Durch ein mehrstufiges Vorgehen konnten die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden. Auf Grundlage der in Hennigsdorf besonders wichtigen OZG-Leistungen wurde eine weitergehende Priorisierung durchgeführt und relevante Kennzahlen wie Fallzahlen, Digitalisierungsstand und -fähigkeit in Interviews mit den Fachdiensten erhoben. Diese Reifegradanalyse berücksichtigte nicht nur die „reine“ OZG-Seite, sondern auch individuelle Rahmenbedingungen hinsichtlich Personal, Servicelevel und IT. So konnte unter anderem herausgefunden werden, wo bereits im Hause oder darüber hinaus schon gute (und fertige) Lösungen existieren.
In einem agilen Umsetzungsworkshop mit PICTURE wurden die Erkenntnisse ausgewertet und eine konkrete Entscheidungsgrundlage für die Verwaltungsspitze in Form von priorisierten Leistungen, Reifegradstufen (Ist und Soll) und Maßnahmen zur Umsetzung erarbeitet. So konnte eine Reihenfolge für die umzusetzenden Leistungen ermittelt werden. Damit steuern die Hennigsdorfer EntscheiderInnen die Modernisierung ihrer Verwaltung aktiv und werden nicht ständig von neuen „Wahrheiten“ getrieben.
Im Ergebnis zeigt sich: Über die Hälfte der umzusetzenden Verwaltungsleistungen ist in Hennigsdorf noch „offline“ und befindet sich somit auf Reifegradstufe 0. Dass die OZG-relevanten Leistungen in Hennigsdorf sich überwiegend auf der untersten Stufe befinden, ist insbesondere auf fehlende Antragsformulare und zum Teil auf fehlende Leistungsbeschreibungen auf der Webseite zurückzuführen. Dieses Ergebnis war zwar keine Überraschung, stellte aber eine wichtige Erkenntnis für das weitere Vorgehen dar – Stufe für Stufe zu erklimmen, um die Reifegradstufe 3 zu erreichen. Mit der Erreichung von Reifegradstufe 3 ist den Anforderungen des OZG genüge getan, sodass dies auch die Zielreifegradstufe für die Stadtverwaltung Hennigsdorf darstellt. Die Umsetzung von kleinen Maßnahmenschritten ist für die DigitalisiererInnen hilfreich, um sich nicht in den hohen Anforderungen an die vollständige Erfüllung der OZG-Vorgaben zu verlieren, sondern die Verwaltungsmodernisierung zielgerichtet voranzutreiben.
Denn: Bereits 10 Prozent der priorisierten OZG-Leistungen der Stadtverwaltung Hennigsdorf befinden sich auf der Reifegradstufe 2, sodass hier nur wenige Stellschrauben gedreht werden müssen, um die Zielreifegradstufe zu erreichen. Des Weiteren erlaubt die Reifegradanalyse, den Stand der OZG-Umsetzung aus mehreren Blickrichtungen zu betrachten. Auch Einzelmaßnahmen zur Digitalisierung wurden so klassifiziert und halfen bei der Umsetzungspriorisierung. So können die eigenen strategischen Zielsetzungen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung mit den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes übereingebracht werden.
Mit diesem Ergebnis liegt ein Steuerungswerkzeug vor, das für die weitere Kommunikation sowohl innerhalb der Verwaltung als auch zu KundInnen sowie in der Politik eingesetzt werden kann. Der Status Quo der OZG-Umsetzung ist sichtbar und kann bei jedem Fortschritt fortgeschrieben werden. Der durchgeführte OZG-Quickcheck erlaubt es der Stadtverwaltung Hennigsdorf, das „drohende“ Datum in einen Vorteil zu verwandeln und sich aktiv mit der eigenen Zukunft zu beschäftigen. So können die Leistungen priorisiert bearbeitet werden, bei denen eine Lösung einerseits zum aktuellen Stand überhaupt möglich und andererseits unter den lokalen Gegebenheiten den meisten Nutzen stiftet.
Autorinnen
Cornelia Skroch steuert als Digitalisierungsbeauftragte bei der Stadtverwaltung Hennigsdorf die Maßnahmen zur Modernisierung und Fortentwicklung der Verwaltungsmodernisierung mit elektronischer Akte und Fachverfahrenseinführung. Dabei hält sie stets die Reifegrade der verantworteten OZG-Leistungen im Blick. https://www.hennigsdorf.de/
Sarah Fuhsy führt als Projektleiterin und Beraterin bei der PICTURE GmbH OZG-Quickchecks, Prozessanalysen und Organisationentwicklungsmaßnahmen in der Öffentlichen Verwaltung durch. https://www.picture-gmbh.de/
