Basis für Once Only, OZG und Portalverbund

Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister (VITAKO) hält eine moderne Registerlandschaft für eine „essenzielle Grundlage“ zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). In einem aktuellen Positionspapier drängt der Verband aber darauf, nicht noch länger zu warten, um die Register mittels einer „vollausgereiften Gesamtlösung“ anzugehen, sondern spricht sich für einen „80:20-Lösungsansatz“ aus. Ziel müsse es sein, schnell wahrnehmbare, positive Ergebnisse zu erzielen, um den nötigen Umsetzungswillen für diese langfristige Aufgabe zu entwickeln.

Kommunale Register schon jetzt elektronisch abfragen

Der Verband unterstreicht, dass gerade die dezentralen Register auf kommunaler Ebene (etwa das Personenstandsregister) seit Jahren zeigten, wie der notwendige Datenaustausch rechtskonform, zuverlässig und unter höchsten Sicherheitsstandards laufen kann. „Die kommunalen Register sind elementar für alle Verwaltungstätigkeiten, sie sind dezentral organisiert und untereinander vernetzt“, heißt es in dem Papier. „Alle kommunalen Melderegister können bundesweit im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten elektronisch abgefragt werden.“

Rechte auf bestimmte Datensätze standardisiert ermöglichen

Demnach ist die dezentrale Ausrichtung – die ohnehin nur sieben Prozent der Register ausmacht – beizubehalten. Es braucht jedoch mehr Möglichkeiten, die Daten standardisiert auszutauschen. Dezentrale Verzeichnisse dienten zumeist originär einem ganz bestimmten Zweck. Heute seien Verwaltungsleitungen jedoch oft daran gekoppelt, dass Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenfließen. Dafür gelte es, die Systeme im „zulässigen rechtlichen Rahmen“ so zu befähigen, dass Informationen ausschließlich fallspezifisch bereitgestellt werden dürfen und können. Das heißt, es sollen keine Bescheinigungen oder Urkunden ausgetauscht, sondern Dokumente nur mit entsprechenden Rechten auf bestimmte Datensätze standardisiert ausgelesen werden.

Standesbeamte sollen Geburtenregister selbst prüfen

Als Beispiel führt der Verband die Anmeldung zur Eheschließung an: Dem Standesamt ist dafür eine aktuelle Abschrift aus dem jeweiligen dezentralen Geburtenregister vorzulegen. Einfacher, sicherer und schneller wäre es stattdessen, wenn das Standesamt die Einträge selbst elektronisch prüfen könnte.   

OZG-Bedarfe noch zu eruieren

Eine zentrale Sammlung bislang dezentraler Daten erscheint für VITAKO nicht notwendig und komme allein aufgrund von verfassungs- und datenschutzrechtlichen Gründen schon nicht in Betracht. Allerdings muss auch aus kommunaler Sicht geprüft werden, ob und inwiefern, neue Register aufzubauen sind, um bekannte Anforderungen anzugehen. „Dazu gehört neben der Unterstützung der Verwaltungsleistungen, die das OZG definiert, auch beispielsweise die Anforderung an einen registerbasierten Zensus.“

Unter den richtigen rechtlichen Rahmenbedingungen, bei konsequenter Nutzung etablierter Standards und der unbedingten ganzheitlichen Betrachtung der Verwaltungsprozesse mit einem Fokus auf den tatsächlichen Endnutzer einer Verwaltungsleistung kann die Registermodernisierung einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland leisten.

                                                    Auszug aus dem VITAKO-Positionspapier

NKR-Gutachten von 2017

Der Normenkontrollrat (NKR) hatte 2017 eine Debatte um die Modernisierung der stark zersplitterten Registerlandschaft angefangen. Die mehr als 200 Register sind bundesweit auf unterschiedliche Ebenen verteilt, nach örtlicher Zuständigkeit untergliedert und verschieden ausgestaltet.

Die Registermodernisierung spielt auch eine Rolle, wenn es um das Ziel geht, dass Bürger ihre Daten nur noch einmal bei einer öffentlichen Verwaltung hinterlegen müssen. Bei weiteren Behördenkontakten jeglicher Art, so zumindest die Idee, soll es dann die Möglichkeit geben, dass diese Daten anlassbezogen automatisch bereitgestellt werden.   

Spitzenverbände: gemeinsamer Austauschstandards definieren

Auch die kommunalen Spitzenverbände arbeiten derzeit an einem Positionspapier. Darin fordern der Deutsche Städtetag, Deutsche Landkreistag und Deutsche Städte- und Gemeindebund ebenso eine weitgehende Beibehaltung der dezentralen Registerlandschaft sowie einen besseren und erweiterten Austausch von Daten. Voraussetzung dafür seien eine Verbesserung der Qualität von Registerdaten, die Definition gemeinsamer Austauschstandards über alle Gebietskörperschaften hinweg sowie die datenschutzkonforme Zuordnung von Registerdaten über ID-Nummern.

Hersteller von Fachverfahren gefordert

Die Spitzenverbände erklären, dass die vorhandenen XÖV-Standards wie z. B. XMeld, XPersonenstand und XAusländer dafür eine gute Grundlage bieten. Die bestehenden Standards seien aber möglichst umgehend qualitativ zu verbessern und zu erweitern, damit die Verfahrenshersteller entsprechende Softwareentwicklungen durchführen könnten. „Die Hersteller der Fachverfahren sind hier gefordert, die auf den zu entwickelnden, verbindlichen Standards beruhenden zertifizierten Verfahren zur Verfügung zu stellen bzw. bestehende Anwendungen anzupassen“, so der Entwurf.

Bund und Länder gefordert

Eine weitere Voraussetzung bestehe darin, die Schriftformerfordernisse und datenschutzrechtliche Bestimmungen an die Digitalisierung anzupassen. Bund und Länder müssten dafür einen konkreten und finanziell unterlegten Umsetzungsplan vorlegen, um die weiterhin zahlreichen Hindernisse der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung abzubauen.