Plötzlich Alle im Home Office – Notebooks für Alle?

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) betreut als europaweit größter gesetzlicher Rentenversicherer mehr als 34 Millionen Kund*innen und beschäftigt mehr als 24. 000 Mitarbeiter*innen. Neben den Rentenleistungen umfassen die Aufgaben der DRV Bund unter anderem auch den Bereich der Rehabilitation, den Betriebsprüfdienst und die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen („Riesterbehörde“).

Je nach Aufgabengebiet kommen unterschiedliche IT-Endgeräte zum Einsatz. Während die Verwaltungsbereiche und IT-Bereiche und der gesamte Betriebsprüfdienst überwiegend auf Notebooks als Ersatz für Desktop-PCs zurückgreifen, kommen in unserem eigentlichen Kernbereich in den Fachabteilungen Versicherung, Rente und Rehabilitation noch hauptsächlich stationäre Desktop-PCs zum Einsatz. Home-Office-Arbeitsplätze sind auch hier vorhanden. Wenn im Ausnahmefall eine Zeitlang von zu Hause gearbeitet werden soll oder muss, kommen Leihnotebooks zum Einsatz. Das war die Situation vor COVID-19 in der DRV Bund. Ein Szenario, in dem alle Mitarbeiter*innen der Fachabteilungen kurzfristig dauerhaft sowohl im Büro als auch von zu Hause arbeiten werden, zeichnete sich nicht ab.

COVID-19 hat vieles geändert! Fast alle mussten temporär im Home Office arbeiten. Auch wenn wir hoffen, dass keine zweite Infektionswelle kommt, ist die Wahrscheinlichkeit gestiegen, dass es in der Zukunft häufiger zu Situationen kommen könnte, in denen die Arbeit von zu Hause für alle Mitarbeiter*innen möglich sein muss.

Statt „Home-Office oder Arbeit im Büro“ bedarf es daher einer Antwort für „Home-Office und Arbeit im Büro“.

Eine naheliegende technische Lösung für die Arbeit im Büro und zu Hause ist: Notebooks für Alle.

Doch STOPP: Ist das Notebook wirklich die Lösung für alle Mitarbeitenden, um flexible arbeiten zu können? Oder sollten die Einsatzszenarien vorher noch einmal differenzierter betrachtet werden?

In den heutigen „mobilen“ Einsatzszenarien der DRV Bund kommen Notebooks vorrangig außerhalb der Fachabteilungen Versicherung, Rente und Rehabilitation zum Einsatz. Dies ist auch dem Umstand geschuldet, dass für die dauerhafte Arbeit mit dem Kernverfahren und der digitalen Akte zwei 24-Zollbildschirme benötigt werden. Damit scheidet das Notebook als dauerhafte Lösung in den Fachabteilungen grundsätzlich aus, denn auch mit einem zusätzlichen „faltbaren“ Bildschirm käme man über zwei 15-Zoll-Bildschirme nicht hinaus, was zu Hause nicht dem definierten Standardarbeitsplatz für das Fachverfahren entspräche.

Welche Lösung gibt es neben den Notebooks, um die Flexibilität zu unterstützen? Anders als bei den generellen „mobilen“ Einsatzszenarien, bei denen an beliebig vielen Orten gearbeitet wird, ein kompletter „Arbeitsplatz“ immer mit dabei sein muss und das Notebook ein geeignetes Arbeitsmittel ist, reduzieren sich die Arbeitsorte bei den meisten Mitarbeitenden der Fachabteilungen Versicherung, Rente und Rehabilitation auf zwei Lokationen: Im Büro und zu Hause. Da Bildschirme in ausreichender Größe (zweimal 24-Zoll, alternativ einmal 34-Zoll) dauerhaft im Büro und zu Hause vorhanden sein müssen, könnte das Notebook durch einen leichten portablen „Rechner“ ersetzt werden. Als Alternative zu einem Notebook bietet sich ein Nano-PC an: WLAN-fähig, klein, geringes Gewicht, BSI-zertifiziert. Der Nano-PC ist nicht größer als eine Powerbank, wiegt ca. 500 Gramm und kann damit leicht transportiert werden. Der Transportvorteil zu den Notebooks ist nicht zu unterschätzen, denn diese sind immer noch relativ sperrig und schwer. Zwei Kilogramm mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zusätzlich zu transportieren, erfordert häufig eine zusätzliche Tasche und macht nicht wirklich Spaß.

COVID-19 hat damit letztlich auch kurzfristig das IT-Portfolio etwas durcheinander gebracht und neu sortiert:

Die heutigen Standardarbeitsplätze müssen flexibel sein. Damit scheiden stationäre Desktop-PCs zukünftig grundsätzlich aus.

Die Flexibilität wird unterstützt durch den Einsatz von Notebooks und Nano-PCs. Notebooks bilden einen vollwertigen Arbeitsplatz ab und kommen vorrangig bei den Mitarbeitenden zum Einsatz, die zu jeder Zeit und an jedem Ort arbeitsfähig sein müssen. Nano-PCs kommen zum Einsatz, wenn die Arbeitsorte auf wenige Lokationen beschränkt sind und ein Notebook nicht den Anforderungen an einen bestimmten Standardarbeitsplatz entspricht.

Die heutigen Desktop-PCs werden in der DRV Bund in den kommenden Jahren im Rahmen ihres Lifecycles entweder durch ein Notebook oder einen Nano-PC ersetzt und zukünftig nur noch in Ausnahmefällen eingesetzt.

Daher: Notebooks für Viele allerdings nicht für Alle.