Ki:GO – Digitale Transformation und Change in der Landeshauptstadt Kiel
Ki:GO nimmt die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung mit auf dem Weg des digitalen Wandels
Erste-Hilfe- Kit für die Arbeit von Zuhause
Gleich zu Beginn der Corona-Pandemie hat die Stabsstelle Digitalisierung der Landeshauptstadt Kiel ein Erste-Hilfe-Kit für die Arbeit von Zuhause erarbeitet und den Beschäftigten der Stadt bereitgestellt. Neben der Veröffentlichung von Praxistipps zum Arbeiten aus dem Homeoffice wurde ein Messenger-Dienst für alle Mitarbeitenden eingerichtet. Außerdem wurden ein digitales Flipchart und ein digitaler Notizblock zur Verfügung gestellt, mit dem Teams gemeinsam in Dokumenten arbeiten können.
Das wichtigste Tool ist aber sicherlich das Video-Konferenzsystem. Schon ab März bekamen alle Mitarbeitenden, die das System nutzen wollten, eine Lizenz. Ende Mai waren über 500 städtische Nutzer*innen mit eigenem Account registriert, hunderte Weitere nutzen das Tool als Teilnehmende. Ein Großteil der Stadtverwaltung führte die täglichen Teammeetings, Dienstbesprechungen und Regeltermine seit Beginn der Corona-Krise per Videocall durch.
Das Jugendamt führte auf Wunsch Beratungen online per Video-Meeting durch. Im Bereich der Kindertagesbetreuung und der Offenen Jugendarbeit wurde über Videokonferenz mit den Leiter*innen der Einrichtungen die Arbeit koordiniert. Auch die Fraktionen der Ratsversammlung haben Zugang zu dem Videokonferenz-System, so dass der Austausch zwischen Verwaltung und Politik fortgeführt werden konnte.
Durch die zügige digitale Unterstützung war die Arbeit im Homeoffice gut möglich, ohne dabei die Kommunikation in den Teams zu vernachlässigen. Auch jetzt, wo der Normalbetrieb mit Auflagen wieder umgesetzt wird, bleiben Videokonferenzen wichtig, damit Mitarbeitende, die zur Risikogruppe gehören, weiterhin im Dialog bleiben und teilhaben können.
Ki:GO – so werden die Mitarbeitenden auf die Digitalisierung vorbereitet
Die Landeshauptstadt Kiel hat zur Umsetzung der digitalen Strategie das Ki:GO-Programm entwickelt, unter dem sich verschiedene innovative Formate bündeln. Damit wird die digitale Transformation gestaltet und die Mitarbeitenden werden auf dem Weg der Digitalisierung mitgenommen. Ki:GO soll die Summe vieler Möglichkeiten sein, aus dem Neues entstehen wird - nach innen wie nach außen. Ki:GO steht dafür, dass Kiel losgeht auf dem Weg der digitalen Transformation und Change. Kiel ist in Bewegung, und der Weg wird gemeinsam beschritten und gestaltet. Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet immer auch Veränderung für jeden Menschen und Veränderung der Arbeitsprozesse.
Ki:GO hat verschiedene Bestandteile, einige sind schon fest etabliert, andere sind im Werden. Ein Hauptelement ist das Ki:GO-Forum. Mehrmals jährlich wird eine mehrstündige Beteiligungsveranstaltung für alle Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Kiel angeboten. Da während der Corona-Krise keine großen Veranstaltungen stattfinden können, wird das Ki:GO-Forum während der Zeit der Pandemie ab Sommer 2020 ergänzt durch das neue Format Ki:GO:ON. Auf Online-Veranstaltungen sollen digitale Tools für das Homeoffice erläutert werden. Mitarbeitende können sich virtuell treffen und zu aktuellen Fragen der Digitalisierung austauschen.
Zwei weitere neue Ki:GO Bestandteile starten noch in diesem Jahr: Mit dem Accelerator-Programm: KI:GO durchstarten sollen motivierte, interessierte und engagierte Mitarbeitende bei der Vorbereitung und Durchführung digitaler Projekte unterstützt werden. Über die Verankerung des Web-Konferenzsystem im Arbeitsalltag soll langfristig auch ein digitaler Arbeitsplatz (Digital Workplace) fachlich und technologisch konzipiert und bei der Landeshauptstadt Kiel eingeführt werden. Ein Digital Workplace ist eine zentrale webbasierte Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt. Als internes Webportal für die Beschäftigten der Landeshauptstadt Kiel stellt es eine Weiterentwicklung beziehungsweise Erweiterung des Intranets dar.
Die Digitalisierung in der Landeshauptstadt Kiel ist kein Selbstzweck, sondern die Stadt versteht sich als Dienstleisterin für die Bürger*innen. Das Ziel ist, mit Hilfe von digitalen Technologien das Leben für Bürger*innen und Mitarbeitende der Verwaltung einfacher zu machen, umso mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen. All diese Ki:GO - Maßnahmen sollen helfen, die Mitarbeitenden der Verwaltung für die Digitalisierung zu begeistern und sie zu motivieren, kreativ und innovativ schnell hochwertige digitale Dienstleistungen für Bürger*innen anzubieten. Dies ist insbesondere in Zeiten der Pandemie für alle Bürger*innen der Stadt wichtig.
Weiterhin wird sich die Landeshauptstadt Kiel für den Ausbau von Homeoffice und entsprechende technische Ausstattungen einsetzen. Weitere Videokonferenzräume sollen geschaffen werden. Außerdem sind zahlreiche neue Rollen geschaffen worden wie Change Manager*innen, Data und Tech Enabler, Digital-Coaches, Digital- Koordinator*innen, Projektprofis und Digitalgestalter*innen, die den Wandel unterstützen.
Der Schwung, der durch die Coronakrise entstanden ist und viele digitale Vorhaben beschleunigt hat, soll weiterhin genutzt werden, um die digitale Transformation und Change voranzubringen. Diese Dynamik wollen wir erhalten und fördern.
