Öffentliche Einrichtungen werden in den nächsten Jahren vor zahlreiche Herausforderungen gestellt: Verwaltungsaufgaben werden komplexer und neue Aufgaben wie IT-Sicherheit und Datenschutz kommen hinzu. Nicht nur die Arbeitsmenge, sondern auch die Personalknappheit wird in den nächsten Jahren stark ansteigen. Spätestens mit dem Renteneintritt der sogenannten Babyboomer muss der öffentliche Dienst zudem seine Attraktivität steigern, um gegenüber der Privatwirtschaft konkurrenzfähig zu bleiben.
Routineprozesse automatisieren
Mit der Automatisierung von Routineprozessen können öffentliche Einrichtungen ihre Effizienz erhöhen und sich als attraktive Arbeitgeber:innen positionieren. Erste Verwaltungen haben das Potenzial der Automatisierung für sich erkannt. Sie beginnen, einzelne Vorgänge zu automatisieren, beispielsweise im Umfeld von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Dabei geht es auch darum, die Fehlerquoten von Prozessen zu minimieren und sie sicherer zu machen. Wie komplexe Rechnungsprozesse optimiert werden können, zeigt folgendes Beispiel der Bundespolizei.
So sieht Automatisierung in der Praxis aus
Die öffentliche Verwaltung löst Jahr für Jahr Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehreren hundert Milliarden Euro aus. Wie komplex der Beschaffungsprozess sein kann, zeigt das Beispiel der Bundespolizei, ein langjähriger Kunde der MACH AG. Die Behörde zählt 80 Bewirtschafter:innen, 80 Leitweg-IDs, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die Rechnungsbearbeitung. Den bereits digitalisierten Rechnungsprozess prägten bis zuletzt große manuelle Zuordnungsaufwände – etwa bei der Frage, welche Abteilung zuständig ist. Die Bundespolizei reduziert diesen Aufwand gemeinsam mit MACH durch die Automatisierung von Prozessen.
Im ersten Schritt entschied sich die Bundespolizei innerhalb des Rechnungsprozesses für eine automatisierte Zuordnung der zuständigen Bearbeiter:innen. Dabei werden Entscheidungstabellen auf Basis eines softwaregestützten Regelwerks eingesetzt.
„Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen.“, sagt Thomas Sawatzki, MACH Fachadministrator von der Bundespolizei.
Quelle: Pressemitteilung vom 15.10.21 „Weniger Aufwand durch Automatisierung“
Mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben
Für die Unterstützung durch Automatisierung eignen sich am besten Prozesse, die weitgehend nach gleichen Mustern ablaufen und bei denen relevante Daten in strukturierter Form vorliegen. Mit dem Einsatz intelligenter Software können Angestellte bei Routinearbeiten wie Datenerfassung und Verarbeitung entlastet werden. Während diese Tätigkeiten regelbasiert automatisch ablaufen, entsteht mehr Zeit für spannendere und höherwertigere Aufgaben, wie konzeptionelle Arbeit oder Service- und Beratungsleistungen am Kunden.
Und wie lässt sich Automatisierung in Ihrem Verwaltungsalltag einsetzen?
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Autoren
Stefan Kröll
Produktmanager Finanzen / Selfservices, MACH AG
Ralph Neudecker
Senior Vertriebsberater Bundesbehörden, MACH AG
Live beim 8. Zukunftskongress Staat & Verwaltung vom 20. – 22. Juni 2022
