E-Akte
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Endlich vereint: E-Akte und Verschlusssachen

Eine neue Lösung ermöglicht es, den Aufwand einer doppelten Dokumentenführung zu vermeiden.

Gewöhnliche E-Akten und Verschlusssachen (VS) müssen bislang getrennt voneinander geführt werden, was vor allem dann zu Mehraufwänden und Medienbrüchen führt, wenn Informationen erst später in ihrem Lebenszyklus als VS eingestuft werden. Wie lässt sich diese Schwierigkeit vermeiden, ohne die Vertraulichkeit der eingestuften Informationen zu gefährden? Eine gemeinsame Lösung von Materna und secunet stellt die Interoperabilität von E-Akten und VS her und geht damit einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung.

Auch die öffentliche Verwaltung soll von den Potenzialen der Digitalisierung profitieren. Um das zu erreichen, wurde 2013 das E-Government-Gesetz erlassen. Dieses schreibt den meisten Bundesbehörden vor, ihre bisher papiergebundenen Akten auf elektronische Lösungen umzustellen – das Ziel ist die papierlose Verwaltung. Zurzeit wird die sogenannte E-Akte Bund in mehreren Ministerien und Behörden in Pilotprojekten getestet. Die Umstellung wird im Laufe der nächsten Jahre, voraussichtlich bis 2024, erfolgen.

Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität

Noch mehr als in anderen Digitalisierungsprojekten spielt die Informationssicherheit bei der Einführung der E-Akte eine große Rolle: Erstens muss die Vertraulichkeit der darin enthaltenen Informationen sichergestellt werden, um den Schutz der persönlichen Daten von Bürgerinnen und Bürgern zu gewährleisten. Zweitens müssen die Inhalte stets verfügbar sein, um reibungslose Verwaltungsabläufe zu ermöglichen – schließlich soll die E-Akte ein wesentlicher Baustein einer effizienteren und bürgernäheren Verwaltung werden. Drittens ist die Integrität der E-Akte ganz wesentlich, um Verwaltungsvorgänge nachvollziehbar zu machen – hier geht es um nichts Geringeres als die Rechtsstaatlichkeit in deutschen Behörden.

Eine Hand blättert durch Akten in einem Registerhänger. Eine trägt die Aufschrift "Geheim".
Die Vertraulichkeit von Akten muss gesichert sein - das gilt für analoge Akten ebenso wie für die E-Akte.

Noch einmal zugespitzt werden diese Anforderungen im Umgang mit Verschlusssachen. Informationen, deren Geheimhaltung im öffentlichen Interesse liegt, werden – je nach Schutzbedarf – in einen Geheimhaltungsgrad eingestuft. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Behörden, die mit Verschlusssachen arbeiten, sind entsprechende Schutzgrade zugewiesen, die angeben, welche geheimen Dokumente sie einsehen dürfen. Zudem gilt der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“:  Sie dürfen nur Zugriff erhalten, wenn dies sachlich notwendig ist – und auch nicht früher und nicht in größerem Umfang als nötig. Ferner muss juristisch belastbar und personenbezogen nachgewiesen werden können, wer wann welche eingestuften Daten eingesehen und bearbeitet hat. Festgelegt ist dies in der Verschlusssachenanweisung (VSA) des Bundes und der Länder.

Standard für digitale Verschlusssachen

Grundsätzlich können VS heute durchgängig digital gespeichert, verarbeitet und übermittelt werden. Damit die Nachweisführung gewährleistet wird, gibt es Lösungen wie SINA Workflow, die sicherstellen, dass jede Information im System juristisch belastbare Nachweise darüber enthält, welche Verarbeitungs- und Verwaltungsschritte damit ausgeführt wurden.

Das gesicherte Verteilungskonzept lässt sich auch behörden- und länderübergreifend anwenden. Verschiedenen Sicherheitsbehörden wird es so ermöglicht, sicher miteinander zu kooperieren, indem die Zugriffsberechtigungen für die Bearbeitung eingestufter E-Akten durch SINA Workflow vorschriftenkonform umgesetzt werden.

Allerdings war dies bislang nur getrennt von der E-Akte möglich. Akten, die erst zu einem späteren Zeitpunkt in ihrem Lebenszyklus als VS eingestuft wurden, mussten daher neu angelegt werden.

 

Grafische Darstellung E-Akte Lösung
E-Akten können zum Zeitpunkt ihrer VS-Einstufung in den gesicherten Kooperationsraum von SINA Workflow überführt werden.

Mehraufwände und Medienbrüche vermeiden

Nun haben Materna und secunet eine Lösung vorgestellt, mit der sich der Aufwand einer doppelten Dokumentenführung vermeiden lässt: SINA Workflow und die E-Akte nscale von Ceyoniq können mithilfe einer neuen Schnittstelle so integriert werden, dass ein reibungsloser Übergang einer normalen Verwaltungsakte hin in den eingestuften Status möglich ist.

Die Schnittstelle überführt die bestehende Akte in SINA Workflow und wendet dabei Standards für den elektronischen Austausch und die Aussonderung behördlichen Schriftguts wie XDOMEA an. Anschließend ist die eingestufte E-Akte in dem System für gewöhnliche E-Akten nicht mehr verfügbar, sondern liegt nur noch in den VS-Ablagen vor – verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Der Umgang und die Weitergabe sind revisionssicher geregelt, sodass Nachverfolgung und Belegbarkeit gegeben sind.

Behörden, die SINA Workflow einsetzen, können künftig bei der Bearbeitung von VS nicht nur durchgängig auf Papier verzichten und behörden- und länderübergreifend kooperieren. Sie profitieren auch davon, dass durch die Interoperabilität mit der E-Akte eine weitere Hürde bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung entfällt.