Läutet KI einen Wandel ein?
Chancen und Herausforderungen von künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung
Ein Plädoyer zur klaren Positionierung der Verwaltung
Es braucht jetzt Mut zur Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz. Der gezielte Einsatz von neuen Technologien leistet einen zentralen Beitrag für eine effizientere Handlungsfähigkeit von Staat und Verwaltung und schafft Lösungen, die für alle einen Mehrwert bieten – sowohl volkswirtschaftlich als auch für die einzelnen Bürger*innen und Unternehmen. Durch die Beschleunigung von hochkomplexen Verwaltungstätigkeiten können Arbeitsschritte effektiver gestaltet werden, dies zahlt wiederum auf zwei zentrale Bereiche mit starken Engpässen ein:
1) Mitteleinsatz: Das verfassungsrechtliche Gebot eines effizienten und effektiven Einsatzes von Mitteln gebietet die Prüfung des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz. Künstliche Intelligenz kann eine zentrale Rolle bei der Einhaltung dieses Gebots spielen. Um begrenzte Ressourcen sinnvoll einzusetzen, kann Künstliche Intelligenz in der Verwaltung dazu beitragen Prozesse zu automatisieren, repetitive Aufgaben zu übernehmen und Informationen schneller und genauer zu verarbeiten. Behörden können sich vermehrt Spezialfällen sowie Individualberatungen zuwenden, während Künstliche Intelligenz dazu beiträgt, Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern. Klare und zugängliche Verfahren, unterstützt durch digitale Technologien und Künstliche Intelligenz, reduzieren die bürokratischen Hürden und beschleunigen den Ablauf von Verwaltungsprozessen.
2) Fachkräftemangel: Der demographische Wandel wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren im öffentlichen Bereich große Veränderungen mit sich bringen. Künstliche Intelligenz kann dem Personalengpass entgegenwirken. Beispielsweise kann intelligente Prozessautomatisierung eine signifikante Unterstützung für Mitarbeitende bieten.
Die Last(en) des Innovationstempos
Die KI-Transformation bringt auch Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung mit sich. Bestehenden Verwaltungsprozesse und -strukturen sind häufig nicht daten- und technologie-basiert. Sind sie es doch, beruhen sie oft auf veralteten Systemen aus vergangenen Jahrzehnten. Eine fehlende Anpassung interner Rahmenbedingungen an das Daten- und KI-Zeitalter führt zu höheren Kosten sowie einer ineffizienteren Bewältigung komplexer und datenintensiver Aufgaben. Die schnelle Entwicklung von Technologien erfordert außerdem, dass die Verwaltung mit dem Innovationstempo Schritt hält, um zeitgemäße Dienstleistungen anzubieten. Weiteres birgt der kulturelle Wandel durch den Einsatz von KI, der nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch eine tiefgreifende Veränderung in der Art und Weise, wie Führungskräfte und Mitarbeitende denken, arbeiten und Entscheidungen treffen erfordert eine Herausforderung für die öffentliche Verwaltung.
Die schnelle Entwicklung von Technologien erfordert außerdem, dass die Verwaltung mit dem Innovationstempo Schritt hält, um zeitgemäße Dienstleistungen anzubieten.
Jetzt ist die Zeit, die öffentliche Verwaltung fit für die Zukunft zu machen! Der Mehrwert von KI muss gegenüber Bürger*innen und Mitarbeitenden deutlich kommuniziert werden, um Vertrauen aufzubauen und den Wandel voranzutreiben. Damit die öffentliche Verwaltung agiler, digitaler und nicht zuletzt krisensicherer wird, braucht es mutige Entscheidungen und eine moderne Führungs- und Verwaltungskultur. Um langfristig von Vorteilen zu profitieren, muss der Veränderungsprozess so rasch als möglich beginnen. Nicht zuletzt auch deshalb, um das bestehende Wissen jener Mitarbeitenden, die in den kommenden Jahren in Rente gehen, einfließen zu lassen. Im Jahr 2030 werden bis zu eine Million Mitarbeiter*innen in der öffentlichen Verwaltung fehlen.
Die Nutzung Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und bürger*innenfreundlichen Dienstleistungen. Die benötigte Technologie, um KI bei Verwaltungsprozessen beispielsweise zur Reduktion von Durchlaufzeiten, Bewältigung von steigenden Fallzahlen oder Erkennung von Auffälligkeiten einzusetzen, hat mittlerweile einen hinreichenden Reifegrad erreicht und wird in vielen Branchen in großem Umfang eingesetzt.
Wie die BG Bau KI sinnvoll einsetzt
Ein weiteres Beispiel ist die Minimierung des Zeitaufwands für Bürger durch die Einführung von "GenAI" als Co-Pilot für Bürger und Unternehmen. Diese KI-basierte Unterstützung erleichtert den Zugang zu Informationen und Dienstleistungen, was wiederum die Interaktion mit der Verwaltung beschleunigt. Die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) zum Beispiel nutzt künstliche Intelligenz, um Arbeitsunfällen vorzubeugen. Das Baugewerbe gilt als die unfallgefährdetste Branche in Deutschland. Die BG BAU hat sich mit der Vision „Zero“ das Ziel gesetzt, die Anzahl schwerer und tödlicher Unfälle massiv zu reduzieren.
Das ist der Fluch von unserem edeln Haus: Auf halben Wegen und zu halber Tat. Mit halben Mitteln zauderhaft zu streben. Ja oder nein, hier ist kein Mittelweg.
Dieses wichtige Ziel zu erreichen ist angesichts von mehr als 250.000 Beschäftigten in der Bauwirtschaft, die nur von einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden betreut werden können, eine anspruchsvolle Aufgabe. Gerade bei hohem Beratungsbedarf und beschränkten Kapazitäten trägt KI dazu bei, die Vorbereitungszeit für Beratungsgespräche zu verkürzen und die richtigen Unternehmen zu identifizieren und zu priorisieren. Das Projekt schafft Datentransparenz und KI-basierte Empfehlungen.
KI kann dazu beitragen, Transparenz zu gewährleisten, indem Entscheidungsprozesse nachvollziehbar und datengetrieben gemacht werden. Insgesamt tragen all diese genannten Möglichkeiten dazu bei, die öffentliche Verwaltung effektiver, effizienter und serviceorientierter zu gestalten.
Jetzt ist der entscheidende Moment zum Handeln gekommen, insbesondere da durch den demographischen Wandel auch eine zeitliche Brisanz gegeben ist, um das Wissen der Mitarbeiter in KI basierten Prozessen zu integrieren und somit die Qualität der Verwaltung hochzuhalten.
