Beschaffung neu gedacht

Verwaltung der Zukunft: Was bedeutet „Beschaffung neu gedacht“ für Visa?

André Dehm: Der Beschaffungsprozess durchläuft aktuell tiefgreifende Veränderungen, getrieben von Digitalisierung und dem Streben nach höherer Effizienz. Traditionelle Beschaffungsmethoden stoßen an ihre Grenzen, weshalb flexible, schnelle und transparente Zahlungslösungen immer wichtiger werden. Unsere Zahlungslösungen bieten nicht nur einfache Abwicklung, sondern auch wertvolle Mehrwerte wie erweiterte Sicherheit, detaillierte Ausgabenanalysen und maßgeschneiderter Berichterstattung. Mit diesen Lösungen ermöglichen wir es der öffentlichen Verwaltung ihre Einkaufsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten. Damit stellen wir sicher, dass wichtige Instanzen im öffentlichen Dienst gut für die Zukunft aufgestellt sind.

VdZ: Wie können modernen Zahlungssysteme, wie Visa sie anbietet, die öffentliche Verwaltung verbessern?

Dehm: Unsere modernen Zahlungslösungen bieten der öffentlichen Verwaltung erhebliche Vorteile, indem sie den Beschaffungsprozess transparenter, effizienter und sicherer gestalten. Durch den Einsatz digitaler Zahlungsmethoden lassen sich Genehmigungsprozesse automatisieren, wodurch manuelle Fehler reduziert und die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt wird. Zudem ermöglichen diese Lösungen eine präzise Nachverfolgung und Auswertung von Ausgaben, was eine bessere Budgetkontrolle ermöglicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt. Unsere Produkte bieten darüber hinaus integrierte Sicherheitsmerkmale, die das Risiko von Betrug und Missbrauch minimieren. Damit unterstützen wir die öffentliche Verwaltung dabei, Ressourcen effektiver zu nutzen und gleichzeitig die Anforderungen an Rechenschaftspflicht und Transparenz zu erfüllen.

VdZ: Können Sie einige konkrete Beispiele dafür geben, wie moderne Zahlungssysteme die Beschaffungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung verbessern können?

Dehm: Ein konkretes Beispiel, bei dem unsere Zahlungslösung eine öffentliche Institution unterstützt, ist der Einkauf in kommunalen Gesundheitsbehörden. Diese Einrichtungen stehen oft vor der Herausforderung, dringend benötigte medizinische Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien zeitnah zu beschaffen, insbesondere in Krisenzeiten. Mit unserer spezialisierten Kartenlösung können Bestellungen sofort und ohne langwierige Genehmigungsverfahren abgewickelt werden, was die Beschaffungszeit erheblich verkürzt. Die digitale Nachverfolgung und Auswertung der Ausgaben ermöglicht es zudem, genaue Berichte über den Einsatz der Mittel zu erstellen, was Transparenz und Effizienz in der Verwaltung fördert. Dadurch können Gesundheitsbehörden schneller auf akute Bedürfnisse reagieren und gleichzeitig die Einhaltung von Budgetvorgaben sicherstellen.

VdZ: Welche Kosten kommen auf Behörden zu, wenn sie moderne Zahlungssysteme implementieren, im Vergleich zu den bestehenden Systemen?

Dehm: Die Kosten für die Einführung unserer Zahlungslösungen hängen von den spezifischen Anforderungen und dem Umfang der Implementierung ab. Ein entscheidender Punkt bei der Einführung ist, dass sich die Investitionen in moderne Zahlungslösungen durch die Effizienzgewinne und die Einsparungen, die sie ermöglichen, schnell amortisieren können. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Fehler können erhebliche Kostensenkungen erreicht werden, während gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben erhöht wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass der langfristige Nutzen die anfänglichen Kosten deutlich übersteigt.

VdZ: Wie geht Visa mit der Angst vor Betrug oder Missbrauch durch Mitarbeitende um, die einige Verwaltungsbehörden davon abhält, Karten zu verwenden?

Dehm: Moderne Technologien bieten hier robuste Sicherheitsmaßnahmen. Unsere virtuellen Karten, die speziell für den Einmaleinsatz erstellt werden können, minimieren das Risiko erheblich. Diese Karten sind individuell konfigurierbar, sodass Nutzungslimits und Ausgabenkategorien genau festgelegt werden können. Dadurch behalten Behörden die volle Kontrolle über jede Transaktion und können den Einsatz der Karten transparent nachverfolgen. Mit diesen Sicherheitsfunktionen bieten wir eine Lösung, die das Vertrauen in digitale Zahlungsmethoden stärkt und gleichzeitig effektiven Schutz vor Missbrauch bietet. Darüber hinaus können virtuelle Karten auch in bestehende Genehmigungsprozesse eingebunden werden.

VdZ: Wie sieht der Implementierungsprozess von Visa-Zahlungslösungen in der öffentlichen Verwaltung aus und welche Unterstützung bietet Visa dabei?

Dehm: Wenn eine Behörde die Implementierung unserer Zahlungslösungen in Betracht zieht, empfehlen wir stets zuerst die Ansprechpartner der jeweiligen Hausbank zu kontaktieren, um ein Angebot zu erhalten. Gemeinsam ist der erste Schritt eine umfassende Bedarfsanalyse durchzuführen, um die spezifischen Anforderungen und Ziele zu verstehen. Wir von Visa stehen selbstverständlich ebenfalls gerne bereit, Kontakte zu unseren Partnern herzustellen. Den Implementierungsprozess und die technische Anbindung an unsere Systeme begleiten wir eng.

Wer weitere Details mit uns persönlich besprechen möchte ist herzlich dazu eingeladen. Wir halten einen Vortrag auf der Beschaffungskonferenz zum Thema Vorteile moderner Zahlungssysteme für die öffentliche Verwaltung. Interessierte Konferenzteilnehmer können uns einfach vor oder nach dem Vortrag persönlich ansprechen.