Die Kommunen befinden sich mitten im Wandel zur digitalen Verwaltung. Sie müssen mit der digitalen Transformation Schritt halten und diese zum Wohl aller gestalten: Die Bürger*innen und Unternehmen erwarten einfacher zu nutzende digitale Verwaltungsleistungen und die Mitarbeiter*innen wünschen sich einen modernen Arbeitsplatz, bei dem zeitgemäße IT-Lösungen zum Standard gehören.
Den gesetzlichen Auftrag umzusetzen, während der Personalbestand sinkt und der Erwartungsdruck von außen steigt, ist mehr als nur eine Herausforderung. Viele Kommunen fühlen sich mit dieser Situation allein gelassen. Die staatliche Aufgabenwahrnehmung geht an die Substanz der Menschen in den Verwaltungen und greift die Widerstandskraft der Organisationen an.
Herausforderungen für die Verwaltung:
- Einfacher nutzbare digitale Verwaltungsleistungen für Bürger*innen und Unternehmen
- Modernere Arbeitsplätze für Mitarbeiter*innen
- Steigender Erwartungsdruck bei sinkendem Personalbestand
Ohne Digitalisierung und Automatisierung wird eine Aufgabenerfüllung im heutigen Umfang auf der kommunalen Ebene nicht mehr möglich sein. Hier kann auch der Einsatz neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz eine wichtige Rolle spielen. Es geht dabei nicht nur um die technologisch beste Lösung, sondern auch um kluge und ganzheitlich durchdachte Prozesse.
Die Kommunen müssen von einem digitalen Umfeld profitieren, wie auch über Handlungskompetenzen im Umgang mit neuer und sich weiterentwickelnder Technologien verfügen. Nur so kann das Ziel einer echten digitalen Verwaltung erreicht werden.
Doch wie weit kommen wir auf dem Weg bis 2030 wirklich? Wagen wir gemeinsam einen realistischen Blick in die Glaskugel ...
In der digitalen Verwaltung des Jahres 2030 stehen die Bürger*innen und die Unternehmen im Vordergrund aller Bemühungen der kommunalen Verwaltung. „Wir werden einen anderen öffentlichen Dienst als heute erleben. Rund 1,3 Millionen Kolleginnen und Kollegen werden den öffentlichen Dienst bis 2030 verlassen haben, der Bedarf an weiteren Fachkräften wird auf rund eine Million gestiegen sein.“, so Florian Gilbert, Dozent an der HSPV NRW.
Gleichzeitig finden wir in den Verwaltungen moderne Fachverfahren auf SaaS-Technologien vor. Die Fachverfahren tragen durch Automatisierung, Prozesssicherheit und intuitive Bedienbarkeit zur Lösung für mehr Resilienz der öffentlichen Verwaltung bei. Sie sind wesentlich stärker vernetzt und entlasten nicht zuletzt auch durch einen effizienten auf modernen Standards basierenden Datenaustausch.
Die Mitarbeiter*innen arbeiten somit weniger an repetitiven und Daten sammelnden Aufgaben. Stattdessen haben sie mehr Zeit für die Aufgabenfelder, in denen besonderer Sachverstand, menschliche Interaktion, Ermessen oder Entscheidungen in außergewöhnlichen Fallkonstellationen erforderlich sind.
Die Bürger*innen nehmen deutlich mehr staatliche Leistungen online in Anspruch und werden durch den effizienten Datenaustausch unterstützt.
Der kommunale Verzögerungsfaktor beträgt erfahrungsgemäß 2,5.
Der Faktor Zeit
So kann die Verwaltung aussehen, wenn wir gemeinsam weiter Schritt für Schritt daran arbeiten. Eins sollte uns dabei aber klar sein: Dinge in unserem Umfeld brauchen durchaus ihre Zeit. Wie Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer der KDO, einmal sagte: „Der kommunale Verzögerungsfaktor beträgt erfahrungsgemäß 2,5.“ Das sollten wir einkalkulieren und realistische Ziele setzen. Denn Zielbilder sind wichtig, doch sie sollten motivieren und Anreize schaffen, anstatt zu überfordern. Wir werden immer vor Herausforderungen stehen – heute, morgen und auch 2030 noch.
