Digitale Personalakten erleichtern die Arbeit in Krisenzeiten

Mitarbeiter der Personalabteilungen müssen also definitiv ins Büro fahren, wenn ihnen Dokumente in Papierform vorliegen, und diese dann einscannen, damit sie sie zu Hause bearbeiten können.

Aber auch unabhängig von der andauernden Corona-Krise, die das Augenmerk mit aller Deutlichkeit auf Versäumnisse legt, erleichtern digitale Akten die Arbeit von Mitarbeiterinnen in Personalabteilungen. Sind Stellen ausgeschrieben, fallen Bewerbungsunterlagen an, müssen Arbeitsverträge erstellt und Trainings für Neueinsteigerinnen angeboten werden. Wenn ein schneller Bedarf besteht, wie jetzt zurzeit bei den Gesundheitsämtern, müssen auch die Bewerberprozesse und das Onboarding schneller laufen. Abgesehen davon kann man in einer Papierverwaltung häufig nicht gut suchen, weil einfach chronologisch abgelegt wird. Digital kann man jedoch nach Schlagworten suchen oder schnell die zuletzt bearbeiteten Dokumente finden.

Digital Natives

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für eine digitale Personalakte spricht, sind die Digital Natives: Bewerber aus der Generation Y und Generation Z erwarten, da sie digitalen Anwendungen aufgewachsen sind, auch einen digitalen Prozess, mindestens aber eine zügige Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Auch in dieser Hinsicht sollten sich Behörden Gedanken machen, denn Digital Natives stellen bereits heute 50 Prozent des Personals.

Wie kommen die Dokumente in die Akte?

Die Papierdokumente werden über die OpenText-Lösung gescannt und mit einer OCR versehen, so dass sie später über Metadaten und eine Verschlagwortung wieder auffindbar sind. Die unterschiedlichen Arten der Dokumente können analysiert werden: Ist es ein Anstellungsvertrag, eine Beförderung oder eine Versetzung?

Zu einer Bewerbung gehören meistens drei unterschiedliche Dokumente: das Anschreiben, die Bewerbung und der Lebenslauf. Und auch die drei können durch die Anwendung getrennt und klassifiziert werden und werden danach in die digitale Personalakte abgelegt.

Schnelles Reagieren in Krisenzeiten, effizientes Arbeiten durch Klassifizierung und Verschlagwortung, alle Dokumente an einem zentralen Ort und jederzeit verfügbar - es gibt viele Gründe, die für dafür sprechen, von der Papierakte zur digitalen Personalakte zu wechseln.

Erfolgsgeschichte British American Tobacco

Vor einiger Zeit führte das Tabakunternehmen British American Tobacco die digitale Personalakte ein. Das Unternehmen mit etwa 50.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit nutzt die Lösung, um alle Briefe, Verträge und Dokumente zu erstellen und an einem Ort zu verwalten. „Mit OpenText haben wir zum ersten Mal eine einzige Quelle für unsere Informationen“, sagt IT-Programme Manager Andy Straw.

British American Tobacco hat eine zentrale SAP-Instanz aufgebaut und drei weitere strategische Shared-Service-Center; es ist sichergestellt, dass nur eine Akte pro Mitarbeiter vorhanden ist. Bei der Umsetzung der OpenText-Lösung war es wichtig, dass die HR-Stammdaten in den Dokumenten-Erstellungsprozess übernommen werden und dass viele Informationen durch einen Self-Service in die jeweilige Akte hineingelangen.

„Alles, was wir jetzt tun, ist prozessgesteuert. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter eine Änderung der Nationalität über unser Microsoft® SharePoint® Mitarbeiterportal initiieren. Dadurch wird ein Prozess angestoßen, der die notwendigen Unterlagen sammelt und diese sicher in der Mitarbeiterakte von OpenText speichert“, sagt Straw.  Alle Dokumente befinden sich an einem Ort, in einer konsistenten Struktur - und das erleichtert sowohl Zugreifen auf Informationen als auch das Identifizieren von fehlenden Dokumente wesentlich.

Durch die OpenText-Lösung ließen sich eine ganze Reihe positiver Ergebnisse erzielen:

• Eine konsistente HR-Dokumentation
• Schneller und einfacher Zugriff auf Mitarbeiterdokumente
• Automatisierte HR-Dokumentenerstellung
• Aktuelles Berichtwesen und neue Analysemöglichkeiten
• Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz und höhere Compliance