Dreimal so schnell mit ASYL Online

Zu den Aufgaben des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge als deutsche Bundesoberbehörde zählen die Bearbeitung von Asylanträgen, der Schutz der Flüchtlinge, der Aufbau und die Förderung von Strukturen zu ihrer Integration und – gegebenenfalls – die Förderung ihrer freiwilligen Rückkehr in die Heimatländer. Ebenso ist das BAMF für die Erfassung und Registrierung ankommender Flüchtlinge verantwortlich sowie für die Ausgabe von Ankunftsnachweisen, die persönlichen Daten, Angaben zur Identität und Kontaktdaten enthalten. All diese Aufgaben mussten mit dem System abgebildet werden.

Herausforderungen für das neue Registrierungssystem

Um die große Anzahl Geflüchteter in kürzester Zeit betreuen zu können, musste die Erfassung und Registrierung maßgeblich beschleunigt werden. Um dabei Mehrfachregistrierungen zu vermeiden und gegebenenfalls Risiken für die innere Sicherheit zu identifizieren, waren eine zentrale Datenspeicherung sowie ein flüssiger Datenaustausch zwischen den Behörden von Nöten. Die Aufnahme der persönlichen und biometrischen Daten der Geflüchteten mussten korrekt und vollständig erfasst sowie einfach aktualisiert werden können. Behörden aus Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene brauchen Zugriff auf den neusten Stand der Datensätze. Mit der Registrierung soll ein Ankunftsnachweis für die Geflüchteten erstellt werden, welches vorerst als zentrales Ausweis- und Berechtigungsdokument dient.

Roll Out in nur 40 Tagen

Vor diesem Hintergrund hat das BAMF innerhalb kürzester Zeit ein System entwickelt, mit dem sämtliche Flüchtlinge und Asylsuchende bei ihrer Ankunft eindeutig und umfassend registriert werden können. Alle Behörden und Organisationen mit berechtigten Interessen sollten Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten erhalten.

Um die hohen funktionalen Anforderungen trotz des gegebenen Zeitdrucks erfüllen zu können, wurden Planung, Programmierung, Tests und die Überführung in den Produktivbetrieb als extrem agiler Prozess gestaltet. Gleichzeitig profitierte das BAMF sowohl vom außergewöhnlichen Engagement aller beteiligten Behörden und Mitarbeiter als auch von der effektiven Unterstützung von Oracle. Das Roll-Out von ASYL Online konnte vor Ablauf der definierten Projektlaufzeit von nur 40 Tagen erfolgen.

“Bislang habe ich kein Projekt erlebt, das hinsichtlich seiner Bedeutung, seiner Komplexität oder seiner Zeitplanung für die Implementierung auch nur ansatzweise mit ASYL Online vergleichbar gewesen wäre“, erklärt Dr. Markus Richter, Abteilungsleiter für Infrastruktur und IT im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. „Professionalität und das phantastische Engagement des BAMF und von Oracle ermöglichten die erfolgreiche Realisierung in extrem kurzer Zeit.”

Das neue Kerndatensystem des BAMF

Mit ASYL Online konnte ein neues Kerndatensystem des BAMF aufgesetzt werden, welches bis heute benutzt wird. Es dient seit Implementierung als zentrale Plattform zur Erfassung und Verarbeitung von Daten der Flüchtlinge, die in Deutschland ankommen. Das BAMF ist dadurch in der Lage, jährlich mehr als 1 Millionen Flüchtlinge zu registrieren. Durch ASYL Online wurde die Grundvoraussetzung in der öffentlichen Verwaltung geschaffen, um Flüchtlinge langfristig in die Gesellschaft zu integrieren und ihnen Zugang zum Arbeitsmarkt zu verschaffen. Die Bearbeitungszeit einer Registrierung konnte von 60 Minuten auf 20 Minuten reduziert werden.

Dadurch konnte auch der Rückstau unbearbeiteter Registrierungen abgebaut und so die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten in den Registrierungsstellen und Verwaltungsorganen normalisiert werden. Auch die Wartezeit für die Erstregistrierung wurde durch die Systemeinführung enorm verkürzt. Die Daten der Registrierten können anstelle einer Wartezeit von drei bis sechs Tage mittlerweile in Echtzeit abgeglichen werden. Mit der Anwendung konnten alle benötigten Schnittstellen wie Regierungsbehörden, Grenzschutz, Polizei bis hin zu Innenministerium oder Bundesdruckerei in diesem Prozess verknüpft werden, um beispielsweise die Identitätsdokumente der Geflüchteten herzustellen oder zu überprüfen. So wurde die Zusammenarbeit der Bundes-und Landesbehörden verbessert und mehr Transparenz im Asylverfahren geschaffen.

Mehr dazu beim Zukunftskongress 2018:

Die Zusammenarbeit zwischen dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und Oracle besteht bis heute. Auf unserem Kongress können Sie mit Oracle auf dem Stand B0245 bei der Ausstellung in Kontakt treten und sich über Neuerungen im Projekt ASYL Online informieren.

Der Artikel ist ein Gastbeitrag der ORACLE Deutschland B.V. & Co. KG.