Einführung der E-Akte: So geht das Bundesinstitut für Berufsbildung vor

Mit dem Programm „Digitale Verwaltung 2020“ und den E-Government-Gesetzen hat die Bundesregierung die Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft geschaffen. Alle Bundesbehörden sind angehalten, bis zum Jahr 2020 die vollständige elektronische Aktenführung einzuführen. 

Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedliche Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die E-Akte eine allumfassende Sicht auf die relevanten Informationen und somit auf den kompletten Verwaltungsvorgang erhält. Dabei werden gleich mehrere Ziele verfolgt: Zeit- und Platzersparnis, Verbesserung der Kommunikation mit und innerhalb der Verwaltung, schnellere Durchlaufzeiten und eine höhere Servicequalität der Verwaltungsdienste.

Herausforderungen der E-Akte

Trotz der vielen Vorteile zeigt der Blick auf die Praxis häufig Probleme im Zusammenhang mit der Implementierung der E-Akte. So kostet die Einführung der E-Akte Zeit, Geld und bedarf ausreichender Personalressourcen. Da die Digitalisierung der Akten sich auf die gewohnte Arbeitsweise der Mitarbeitenden auswirkt, ist der Blick auf digitale Akten vielfach durch Ahnungen geprägt und löst eine zumeist unbegründete Angst in den Köpfen von Führungskräften und Mitarbeitenden aus. Und oft herrscht Verunsicherung darüber, was es bei der Einführung von E-Akten im Detail zu beachten gilt.

Mit diesen Herausforderungen sah sich auch das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) konfrontiert, das wie alle anderen Bundesbehörden in Deutschland dazu angehalten ist, ‚auf digital umzusteigen‘. „Am Anfang stand neben der gesetzlichen Verpflichtung primär auch die Frage nach unseren Leitlinien im Vordergrund“ erklärt Michael-Georg Ruttorf vom Koordinierungsbüro eGovernment des BIBB. „Wir wollen schließlich intern auch das verkörpern, was wir nach außen hin vermitteln.“

Das BIBB ist seit mehr als 40 Jahren als Einrichtung des Bundes für die Politik, die Wissenschaft und die Praxis beruflicher Bildung tätig. Es ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Das BIBB identifiziert Zukunftsaufgaben der Berufsbildung, fördert Innovationen in der nationalen wie internationalen Berufsbildung und entwickelt neue, praxisorientierte Lösungsvorschläge für die berufliche Aus- und Weiterbildung. Mit seinen Arbeiten trägt das BIBB dazu bei, Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für die Berufsbildung zu identifizieren und den Standort Deutschland wettbewerbsfähig zu halten. Aufgrund dieses Arbeitsauftrages ist eine digitale Transformation für das BIBB wichtig. Gleichsam fehlte anfangs noch die Zielvorstellung, wo es hin gehen und wie man das „Mammutprojekt“ angehen sollte.

Mitarbeiter für E-Akte qualifizieren

 „Wichtig war uns in dem Veränderungsprozess von Beginn an alle Mitarbeitenden ins Boot zu holen“, so Ruttorf. Daher entschied sich das BIBB 2014 zunächst für eine Vorstudie, die zweierlei Funktionen hatte: potentielle Bedenken der Mitarbeitenden bezüglich der Einführung der E-Akte zu identifizieren und alle Mitarbeitenden auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Daneben wurde mithilfe der Ist-Analyse bereits laufende E-Akte relevante Prozesse identifiziert. Die Analyse brachte mehrere Erkenntnisse hervor: Die Mitarbeitenden zeigten einerseits eine hohe Motivation, das Projekt gemeinsam anzugehen. Gleichzeitig wurde an einigen Stellen deutlich, dass zunächst ein gemeinsames Grundverständnis geschaffen werden musste, was eine digitale Aktenführung überhaupt bedeutet. Im Rahmen der IST-Analyse zeigte sich, welche Prozesse und Fachverfahren vor der Einführung der E-Akte angefasst und optimiert werden sollten, um optimale Schnittstellen zu schaffen und dass eine Qualifizierung der Mitarbeitenden erforderlich sein würde.

Prozessoptimierung in Sachen E-Akte

In der Praxis gibt es unterschiedliche Vorgehensmodelle um die E-Akte einzuführen, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben. Ob der prozessorientierte Ansatz, der an Organisationseinheiten orientierte oder der verwaltungsübergreifende Ansatz den größten Erfolg verspricht, hängt von der konkreten Situation vor Ort ab und sollte sorgfältig geprüft werden. In einem Workshop definierte das BIBB mit welchem Ziel, in welcher Weise und mit welchen Ressourcen das Projekt umgesetzt werden soll.

Das BIBB verfolgt das Ziel, die E-Akte verwaltungsübergreifend einzuführen. Schnell war daher klar, dass sich eine erfolgreiche Implementierung der E-Akte und die dazu benötigten Prozesserhebungen über Jahre ziehen werden und dass es eine detaillierte Planung und ein professionelles Projektmanagement braucht. Um das Projekt möglichst reibungslos umzusetzen, holte sich das BIBB über einen Rahmenvertrag Unterstützung durch die Prozessexperten der PICTURE GmbH. Unter dem Stichwort “Prozessoptimierung” werden aktuell Prozesse mit der PICTURE-Methode erhoben. In einem zweiten Schritt werden die, für die geplante E-Akteneinführung anzupassenden, optimiert.

Um alle Mitarbeitenden miteinzubeziehen, wurden neben den Schulungsmaßnahmen auch Infoveranstaltungen rund um das Projekt angeboten. So konnten mögliche Ängste frühzeitig ausgeräumt werden.

„Das Projekt „Einführung E-Akte“ läuft noch bis 2020 und wir sind bereits auf einem sehr guten Weg. Ich bin überzeugt, dass die prozessorientierte Einführung der E-Akte den Mitarbeitenden das Arbeitsleben bereits jetzt und auch in Zukunft erleichtert und zu der gewünschten Mitarbeiterentlastung führen wird. Es zahlt sich zudem aus, unsere Mitarbeitenden von Beginn an aktiv in das Projekt einzubinden. Nicht nur auftretende Bedenken können so frühzeitig abgebaut werden, sondern auch wichtige Impulse und Informationen für die Umsetzung des Projektes können direkt aufgegriffen werden.“, resümiert Ruttorf.

Ein Gastbeitrag von Michael-Georg Ruttorf vom Koordinierungsbüro eGovernment des Bundesinstituts für Berufsbildung und Detlef Bäumer, Kundenberater bei der PICTURE GmbH.