Expertisepapier: So etablieren Sie mobiles Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung
Fünf aktuelle Praxistipps für den Public Sector
Das Papier gibt nicht nur fünf wichtige Tipps für die Praxis, sondern auch einen guten Überblick über aktuelle Studienergebnisse. So wird beispielsweise auf das Gutachten „Digitalisierung in Deutschland – Lehren aus der Corona-Krise“ hingewiesen, das der Wissenschaftliche Beirat beim Bundeswirtschaftsministerium veröffentlicht hatte. Insgesamt lässt sich aus den Studien ablesen: "Waren die technischen Voraussetzungen gut, gelang die Umstellung auf das mobile Arbeiten; waren nicht alle relevanten Kernprozesse so digitalisiert, dass ein effizientes und unkompliziertes mobiles Arbeiten flächendeckend möglich ist, taten sich die jeweiligen Organisationen deutlich schwerer."
Einbezogen in das Expertisepapier werden auch Ergebnisse einer Umfrage, die unter Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Zukunftskongress365-digital gemacht wurden. Beispielsweise wurde nach dem Stand der Digitalisierung für bestimmte Kernprozesse gefragt. Auf die Frage, wie viele dieser Prozesse bereits digital funktionieren gab es folgende Angaben:
- 84 % der Befragten gaben an, ihre Arbeitszeiten mobil erfassen zu können
- 83% gaben an, ihren Urlaub online beantragen zu können
- 59 % können Rechnungen von unterwegs oder aus dem Homeoffice versenden
- 35 % können Beschaffungsvorgänge unkompliziert von unterwegs anstoßen
In den Corona-Monaten hat die Verwaltung zwar große Schritte in Richtung mobiles Arbeiten gemacht, es ist jedoch noch deutlich Luft nach oben. Um den Kurs fortzusetzen, den sowohl Behörden und Verwaltungen als auch ihre Beschäftigten gut heißen, müssen umgehend alle Kernprozesse digital und unkompliziert erledigt werden können.
Fünf Tipps für die Praxis
#1 Grundsätzliche digitale Standards etablieren
Erfassen und digitalisieren Sie schnellstmöglich die Kernprozesse Ihrer Verwaltung. Und setzen Sie sich Zielmarken, die Tempo machen!
#2 Mutiger werden und pragmatisch handeln
Analysieren Sie, wie es in Ihrer Einrichtung aussieht, und priorisieren Sie: Welche Prozesse haben Sie? Welche davon sind bereits digital? Welche Prozesse brauchen Sie am häufigsten, und wie effizient laufen diese?
#3 Die relevanten Erwartungen erfüllen
Denken Sie nutzerzentriert und fragen Sie Ihre Zielgruppe: Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Menschen, die den Service nutzen werden?
#4 Das Tempo erhöhen und den Spaß
Informieren Sie sich über Anwendungen, mit denen sich Gelegenheitsnutzer*innen schwertun, die aber vereinfacht möglich sind – zum Beispiel: Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge, Reiseplanung und Reisekosten.
#5 Gemeinsam Bilanz ziehen und dran bleiben
Ziehen Sie im Team Bilanz, stellen Sie inspirierende Fragen und holen Sie sich zusätzliche digitale Kompetenz ins Haus.
Am Schluss bietet das Expertisepapier eine Checkliste, mit der Sie überprüfen können, ob Ihre Verwaltung gut fürs Homeoffice aufgestellt ist.
