Wie können Behörden in Krisenzeiten sicher mobil kommunizieren?

Während des ersten Lockdowns führte die Hertie School of Governance mit Unterstützung des dbb Beamtenbundes eine Studie zu Verwaltung in Krisenzeiten durch. Eines der Ergebnisse der Umfrage, an der 5.000 Beschäftigte aus der Verwaltung teilnahmen, war:  90 Prozent von ihnen wünschte sich auch nach der Krise weiterhin die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Besonders hoch war der Anteil unter den Jüngeren. Der Druck auf die Verwaltung wird also auch über die pandemische Krisenzeit hinaus bestehen bleiben, schlussfolgerte Prof. Gerhard Hammerschmid.  

Ein Umstieg ins Homeoffice verläuft nicht reibungslos: Mehr als die Hälfte der Befragten gaben technische Probleme an. Und zwei Drittel mussten während des ersten Lockdowns noch auf private Geräte zurückgreifen. "Eine konsequente Umsetzung von Homeoffice scheitert aber nicht nur an der Infrastruktur und Digitalisierungsdefiziten", so Moderator Gerhard Hammerschmid, "sondern auch an einer starken Skepsis bei vielen Führungskräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern." Daher bildeten diese Themen die Schwerpunkte der Online-Diskussion. 

7.600 Laptops für 23.800 Beschäftigte

Friedhelm Schäfer (dbb Beamtenbund) sprach sich dafür aus, dass mobiles Arbeiten auch außerhalb von Krisenzeiten fester Bestandteil im Öffentlichen Dienst bleiben sollte. Denn diese Variante des Arbeitens sei ein wichtiger Aspekt bei der Gewinnung von guten und motivierten Arbeitskräften. Rund ein Drittel der Beschäftigen wird in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen - um so wichtiger ist es, sich um Nachwuchskräfte zu kümmern. Er wies darauf hin, dass es neben den technischen Problemen auch rechtliche gebe, warum mobiles Arbeiten in vielen Teilen der Öffentlichen Verwaltung bis heute nicht möglich ist. Das beginnt bei Leitungs- und Serverkapazitäten, geht über fehlende Geräte bis hin zu den vielen Daten, die nach wie vor nicht digitalisiert sind.  Als Beispiel nannte er die Berliner Bezirksverwaltungen, deren 23.800 Beschäftigten zu Beginn der Pandemie lediglich etwa 2.600 Laptops zur Verfügung standen. 5.000 Geräte wurden zwar im Januar 2021 geliefert, aber auch damit könnte nur ein knappes Drittel der Berliner Verwaltung ins Homeoffice wechseln. 

Das Umweltbundesamt als Vorreiterin

Das Umweltbundesamt (UBA) hat schon lange vor Corona begonnen, mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Personalverantwortliche Susanne Lukas gab einen Einblick: Das Amt startete mit sehr wenigen Telearbeitsplätzen und langen Diskussionen darüber, nach welchen Kriterien weitere vergeben werden sollten. Wogen Familien mit kleinen Kindern mehr? Oder Beschäftigte, die Angehörige pflegten? Einbezogen wurden wichtige Gremien wie Personalvertretung Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung, damit alle Belange und Bedarfe bedacht und diskutiert werden. Nachdem auch die Hausleitung von der Wichtigkeit überzeugt war, ließ man im UBA die Diskussion über nur wenige Arbeitsplätze mehr hinter sich: Mobiles Arbeiten sollte für alle Beschäftigen möglich werden.

Zeit für Bedenken

Im Rückblick findet Susanne Lukas es enorm wichtig, sich Zeit für diesen Prozess zu nehmen. Zeit für die Bedenken der Führungskräfte, die Sorge haben, ihre Mitarbeiter aus dem Blick zu verlieren oder dass die Teamarbeit leiden könnte. Im UBA wurden Workshops für Führungskräfte und Beschäftigte angeboten und ein Format für kollegiale Beratung zwischen Führungskräften eingeführt. Unter den Corona-Bedingungen hat die Personalverantwortliche Susanne Lukas auch Grenzen gesehen, wo die mobile Arbeit nicht gut funktioniert. Und das ganz unabhängig von der Technologie. Es gebe bestimmte Themen oder Konstellationen, wo es erfolgversprechender wäre, sich in einem Raum zu treffen. Für Susanne Lukas kommt es auf das richtige Verhältnis an: "Das Maß, das für die Beschäftigen gut und richtig ist, aber auch für den Erfolg der Arbeit". 

Homeoffice-Quote: 55 Prozent

Bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) liegt die Homeoffice Quote bei etwa 55 Prozent. "Neben den Fachverfahren, die dafür digitalisiert werden mussten, war dafür auch wesentlich, das die eigentlichen Informationen, die wir dafür verarbeiten, beispielsweise die digitalen Fachakten, überhaupt erst einmal in einem Archiv zur Verfügung gestellt werden mussten", sagte Andreas Meine vom DRV Bund. Aber damit war es nicht getan: An die Fachverfahren musste auch das digitale Archiv angebunden werde. Dieser Plan, so Andreas Meine, ließ sich nicht innerhalb eines Jahres umsetzen, sondern bedurfte einer deutlich längeren Vorlaufzeit. Seit 2004 arbeitet die DRV Bund mit einem digitalen Archiv, in immer weiteren Ausbaustufen. Dass die Fachverfahren dort angeschlossen wurden, hat überhaupt erst die Möglichkeit für Homeoffice eröffnet. Im Juni 2021 möchte die DRV Bund 12.000 mobile Geräte ausgerollt haben, über den der komplette Arbeitsplatz dann auch verfügbar ist. 

Was ist bei der Technologie zu beachten?

Sicher mobil Kommunizieren ist sowohl ein organisatorisch-personelles als auch ein technisches Thema. Sascha Wellershoff, Vorstand der Virtual Solutions AG, nennt mehrere Bereiche, die aus seiner Sicht in Bezug auf IT-Sicherheit und mobile Anwendungen im Fokus stehen: 

• DSGVO sicherstellen auf Smartphone & Tablet
• VS-NfD ("Verschlusssache - nur für den Dienstgebrauch") in der mobilen Kommunikation ermöglichen
• sichere Messenger für Behörden
• Mobil Arbeiten im Büro
• moderne Arbeitsmittel
• private Nutzung neuester iOS & Android Geräte

Virtual Solution bietet mit SecurePIM eine plattformübergreifende, sichere mobile Kommunikationslösung für iOS und Android. Die iOS-Lösung hat die Zulassung für den VS-NfD Betrieb vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Android-Lösung ist im Zulassungsverfahren und hat bereits eine Freigabeempfehlung bekommen. Die Lösungen sind bestellbar im Kaufhaus des Bundes, im letzten Jahr hat Virtual Solution mit dem Beschaffungsamt des Bundes einen Rahmenvertrag neu verhandelt.

SecurePIM trennt beruflich von privat

In SecurePIM sind mehrere Funktionen integriert. Die Kalenderfunktion und die Kontaktfunktion synchronisieren sich automatisch mit der Exchange-Lösung, die auf dem Smartphone vorhanden ist.  Darüber hinaus gibt es eine Notizfunktion, einen sicheren Browser, eine Dokumentenfunktion, eine Kamera, verschlüsselte Telefonie und einen Messenger. Kurz gesagt: SecurePIM ist eine mobile Office-Lösung.

SecurePIM basiert auf einer Container-Technologie, die die genannten Funktionen umfasst. Der Container sichert diese Office-Lösungen bis zum Standard VS-NfD ab. Das heißt, mittels der Lösung wird die digitale Welt der NutzerInnen in genau zwei Welten aufgeteilt: Einerseits in die dienstliche Welt, andererseits in eine private Welt – und das alles auf einem Gerät!

Auf der privaten Ebene können NutzerInnen alle Apps verwenden und alle Einstellungen vornehmen, so wie es ihren Vorstellungen entspricht. Die Nutzung der privaten Apps hat keinen Einfluss auf die Sicherheit der dienstlichen Daten. Damit ist diese Lösung DSGVO-konform, es kann VS-NfD sicher kommunizieren werden und außerdem ist sie  integraler Bestandteil einer Bring-your-own-Device-Strategie.  

Sascha Wellershoff betonte wie alle anderen Teilnehmenden der Diskussionsrunde: