Auf dem Weg zum digitalen Schülerticket

Neben dem Online-Antrag wird in dem Projekt auch eine digitale Benutzeroberfläche entwickelt, über welche die Anträge für Schülertickets medienbruchfrei bearbeitet werden können – vom Antragseingang bis zur Ticketbestellung. Ziel ist die Automatisierung des gesamten Bearbeitungsverfahrens, bei dem nur in Sonderfällen eine manuelle Bearbeitung durch die Sachbearbeitung notwendig ist. Der Vorteil? Eine beschleunigte Abwicklung des Verfahrens, das eine Entlastung für Antragstellende, Schulen und Kommunen mit sich bringt. Als Best-Practice-Beispiel zeigt das Projekt zudem auf, wie eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Rahmen von unterschiedlichen Digitalisierungsvorhaben möglich ist. Denn um das Vorhabensziel zu erreichen, greifen mehrere Projekte ineinander: Das Projekt »Schülerbeförderung« zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), in dem das Frontend des Antrags entwickelt wurde, das Projekt »Digitales Schülerticket« aus der Digitalen Modellregion Ostwestfalen-Lippe, in dem die Backend-Prozesse und die Automatisierung betrachtet werden und das Anschlussprojekt »E-Ticket NRW« des Kompetenzcenters Digitalisierung NRW (KCD). 

Rollout in Nordrhein-Westfalen 

Das Projekt aus Ostwestfalen-Lippe befindet sich aktuell auf der Zielgeraden. Noch bis Anfang 2023 wird es von den Verbundpartnern Stadt Bielefeld, Stadt Gütersloh und der regio iT GmbH zusammen mit assoziierten Partnern umgesetzt. Durch das große Projektkonsortium wird die Vielfalt der regionalen Strukturen in Nordrhein-Westfalen abgebildet. »Das ist eine wichtige Voraussetzung, damit alle Kommunen die entwickelte Lösung nachnutzen können«, erklärt der Gesamtprojektleiter Jörg Möllenbrock von der Stadt Gütersloh. Denn das Ziel ist, einen Rollout in ganz NRW zu verwirklichen. Der KDN unterstützt das Projekt als Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister und Partner des Landes sowie der Kommunen dabei in den Bereichen OZG-Koordination, Projektmanagement und Marketing. 

Gefördert wird das Projekt durch das Landesprogramm »Digitale Modellregionen« des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung NRW. Als Pioniere erschließen die fünf Modellregionen Aachen, Bergisches Städtedreieck, Emscher-Lippe, Ostwestfalen-Lippe und Soest in über 60 Projekten digitale Lösungen für Kommunen. Übertragbarkeit lautet die Devise: Die schnelle und reibungslose Nachnutzung aller entwickelten Erfolgsbeispiele steht hierbei im Mittelpunkt. Durch die Berücksichtigung von IT-Standards wird sichergestellt, dass die Online-Lösungen am Ende in allen Kommunen des Landes eingesetzt werden können – so auch das digitale Schülerticket. 

Standards als Grundlage für Automatisierung 

Zur Vorbereitung des Projekts fanden mehrere Fachworkshops mit diversen Kommunen und Kreisen statt. Die Herausforderung: Ganz klar die Standardisierung. Denn bislang existieren viele unterschiedliche Insellösungen in einzelnen NRW-Kommunen und der Prozess ist durch einen hohen Bearbeitungsaufwand sowie einen regelrechten Papierwust gekennzeichnet. Daher wurde der Ist-Prozess nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert. Im Vergleich zu den schriftlichen Anträgen erfolgt eine signifikante Reduzierung des Aufwandes zugunsten der Antragstellenden und der Sachbearbeitung. Manche Bearbeitungsaufwände fallen ganz weg, zum Beispiel die Entscheidung auf Grundlage einer Entfernungsmessung. Die Bearbeitung der Masse der Anträge (80-90 %), bei denen aufgrund der Entfernung zur nächstgelegenen Schule bereits ein Anspruch besteht, wird vollständig automatisiert. Es bedarf hierbei nur noch der Bezahlung der Rechnungen des jeweiligen Verkehrsbetriebes. Nur Einzel- und Sonderfälle (10-20 %) sind künftig noch durch die Schulträger manuell zu prüfen, zu bearbeiten und in das digitale Verfahren einzufügen.  

Die Lösung ermöglicht eine hoch effiziente Antragsbearbeitung. Derzeit befindet sie sich in der letzten Phase der Entwicklung sowie im Testbetrieb von im Projekt beteiligten Kommunen. »Der Test des Systems ist eine spannende Erfahrung. Wir haben noch einige Anregungen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit in das Projekt einfließen lassen«, resümiert Astrid Zellermann aus dem Amt für Schule der Stadt Bielefeld. In der nächsten Zeit soll die Testphase auch für weitere assoziierte Partnerkommunen geöffnet werden. 

Anschlussprojekt »E-Ticket« 

Darüber hinaus streben das KCD und lokale Verkehrsunternehmen langfristig an, eine E-Ticketlösung zu konzipieren, die in ganz Nordrhein-Westfalen Anwendung finden soll. Das Projekt »Digitales Schülerticket« stellt eine wesentliche Voraussetzung dar, um das Projekt »E-Ticket NRW« zu realisieren, indem es direkt die Anforderungen der Verkehrsunternehmen berücksichtigt und den Datentransfer zu den Verkehrsbetrieben über die Einrichtung einer Standardschnittstelle vorbereitet. Die Projektergebnisse werden dem Anschlussprojekt zur Verfügung gestellt, um eine weiterführende Automatisation im Ausstellungsprozess der Schülertickets zu ermöglichen.