Die Digitalisierung verändert so gut wie alle Arbeitsbereiche, auch in der öffentlichen Verwaltung. Cloud-Computing-Technologien bieten vielseitige Chancen, auf den wachsenden Digitalisierungsbedarf zu reagieren und den steigenden Anforderungen vor allem bei Skalierbarkeit und Verfügbarkeit gerecht zu werden.
Transformation, Krisen, Sicherheitslage
Der Handlungsdruck für die öffentliche Hand ist durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) in den vergangenen Jahren gestiegen. Künftig wird zudem der demografische Wandel den schon heute sichtbaren Personalmangel weiter stark erhöhen. Die Leistungsfähigkeit der Verwaltung ist gleichsam schon jetzt besonders gefordert, weil große Transformationen, die Gefahr verschiedenster Krisen und eine grundsätzlich schwierigere Sicherheitslage vor uns liegen. Wenn es richtig umgesetzt wird, hat Cloud-Computing das Potenzial, die Digitalisierung der öffentlichen Hand weit stärker voranzubringen als bisher. Dafür müssen zudem bürokratische Hürden in der IT-Beschaffung abgebaut werden, ohne die Standards der Digitalen Souveränität und Informationssicherheit zu senken.
Erster operativer Schritt in Richtung Verwaltungscloud
In einem ersten Umsetzungsschritt hat die govdigital eG gemeinsam mit 13 Mitgliedern zentrale Strukturen für die Deutsche Verwaltungscloud pilotiert. Unter anderem wurde ein Cloud-Service-Portal und ein zugehöriges Identity-and-Access-Management entwickelt. Beteiligt haben sich die govdigital-Mitglieder AKDB, BITBW, Bundesdruckerei, Dataport, DVZ M-V, ekom21, ITDZ Berlin, IT.NRW, KDO, Komm.ONE, LDI Rheinland-Pfalz, Lecos und das Bayerische Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung – mit externer Unterstützung von Capgemini.
Pilotierung durch Minimal Viable Product
Mit der Deutschen Verwaltungscloud-Strategie (DVS) hat der IT-Planungsrat einen Rahmen für die Entwicklung einer übergreifenden Deutschen Verwaltungscloud (DVC) beschlossen. Bund, Länder und Kommunen sollen dabei eng zusammenarbeiten. Den öffentlichen IT-Dienstleistern fällt die maßgebliche Rolle zu, den praktischen Aufbau der DVC voranzubringen.
Als ersten betrieblichen Schritt hat die govdigital eG von Oktober 2022 bis März 2023 im Auftrag des BMI zentrale Strukturen der DVC entwickelt und erprobt. Dabei wurden insbesondere ein Cloud-Service-Portal (CSP) sowie ein zugehöriges Identity-and-Access-Management (IAM) entwickelt. Im Probebetrieb des Portals stehen für Pilot-Anwender bereits erste Cloud-Services öffentlicher IT-Dienstleister zur Buchung bereit.
Durch diese pragmatisch-lösungsorientierte Vorgehensweise – im Rahmen eines Minimal Viable Product (MVP) – gelang es, zahlreiche Herausforderungen vorab zu identifizieren. Vor allem der Einbezug von Nutzenden und Stakeholdern und deren Feedback über qualitative Interviews und Befragungen führte zu wichtigen Erkenntnissen für künftige Projektphasen.
Nutzerbefragung und Stakeholder-Interviews
Um die Anforderungen und Bedarfe verschiedener Stakeholder-Gruppen zu verstehen, wurden im Rahmen des Pilotprojekts Interviews mit Vertretern öffentlicher Einrichtungen sowie IT-Entscheidern aus dem privatwirtschaftlichen Umfeld geführt. Darüber hinaus gab es eine Umfrage unter IT-Verantwortlichen bei öffentlichen IT-Dienstleistern und ihren Kunden – als künftige Kernnutzer der Deutschen Verwaltungscloud. Insgesamt wurden darin 212 Personen befragt.
Verfügbarkeit, Skalierung, Nachnutzung von Fachverfahren
Die in der Nutzerbefragung und während der Stakeholder-Interviews genannten drei wichtigsten Ziele in Bezug auf die Nutzung von Cloud-Leistungen aus der Deutschen Verwaltungscloud sind:
- Höhere Verfügbarkeit und schnellere Entwicklung von IT-Lösungen und Fachanwendungen
- Automatische Skalierung bei starker Nachfrage von IT-Ressourcen
- Nachnutzung von standardisierten Fachverfahren und Self-Service Funktionen mit geprüfter IT-Sicherheit
Hieraus abgeleitet sind aus unserer Perspektive folgende konkrete Ergebnisse aus Umfrage und Interviews besonders erwähnenswert:
- Abb. 1 zeigt über alle föderalen Ebenen hinweg die von den Teilnehmenden fünf meistgenannten Kategorien für den künftigen Cloud-Bedarf. Auch die interviewten Personen bestätigen einen hohen Bedarf vornehmlich an digitalisierten und Cloud-basierten Fachverfahren und Standard SaaS-Lösungen im Bereich Kollaborations- und Office-Anwendungen. Diese sollten einfach bestellt und ohne größeren Individualisierungsaufwand nachgenutzt werden können.
- Die Integrationsfähigkeit von Cloud-Lösungen in bestehende, eigene IT-Systeme stellt einen entscheidenden Faktor dar. Geprüfte Sicherheit und Souveränität sowie eine schnelle und einfache Beschaffung und Bereitstellung der bestellten Cloud-Services spielen darüber hinaus eine entscheidende Rolle für die Service-Qualität. Als Basis hierfür bedarf es sicherer und einheitlicher Schnittstellen, die den Datenaustausch mit anderen öffentlichen Organisationen ermöglichen sowie die Kooperation mit externen Firmen und Dienstleistern regeln.
- Von großer Bedeutung ist eine übergeordnete Governance in Form einer zentralen strategischen und koordinierten Steuerung der Deutschen Verwaltungscloud. Zur Um- und Durchsetzung der Leitlinie "Build Once – Run Everywhere" ist dies Grundlage für Nachnutzungsmöglichkeiten von Cloud-Services. Ziel ist es demnach, den Aufwand individueller Insellösungen zu reduzieren. Das soll Angebote standardisierter Fachverfahren und Self-Service-Funktionen ermöglichen. Somit können die IT-Versorgung inkl. Support und Sales-Beratung unterstützt, und gleichzeitig die Mitarbeitenden in der Verwaltung trotz steigender Anforderungen entlastet werden. Außerdem tragen Nachnutzungsmodelle und standardisierte Verfahren dazu bei, Services zügiger und wirtschaftlicher bereitzustellen.
Die Aussagen der Interviewpartner stimmen in diesen drei Punkten mit den Ergebnissen der Umfrage weitgehend überein. Ein weiteres Resultat ist, dass die Services der Verwaltungscloud sich stark am aktuellen Bedarf orientieren müssen, um schnell reagieren und so entsprechende Angebote bündeln zu können. Eine zentrales Service-Portal soll Transparenz im Markt schaffen und die Abstimmungen zwischen Anbieter- und Bedarfsträgerseite optimieren.
Strategische Handlungsfelder besetzen
Die Befragten sehen jedoch auch zahlreiche Hindernisse auf dem Weg zur Einführung einer föderalübergreifenden Verwaltungscloud. Nachfolgende Abb. 2 zeigt die meistgenannten Hürden und ordnet sie in einer Ersteinschätzung hinsichtlich Dringlichkeit und Einfluss auf die Cloud-Nutzung ein:
Mit Blick auf diese von den befragten Stakeholdern wahrgenommenen Hürden und Risiken wird deutlich, dass die verschiedenen Projekte und Initiativen der DVS die richtigen Stellschrauben der Cloud-Transformation adressieren. Insbesondere folgende strategische Handlungsfelder besitzen hohe Relevanz:
- Etablierung, Weiterentwicklung und Einhaltung der rechtlichen und technischen DVS-Standards ist ein essenzielles Element der Verwaltungscloud. Das wird sowohl von den Befragten der Umfrage als auch von den interviewten Stakeholdern als äußerst wichtig angesehen.
- Weiterer Ausbau zentraler Kommunikationsplattformen stärkt die föderalübergreifende Kooperation.
- Intensivierung der Marktbearbeitung insbesondere auf kommunaler Ebene fördert die Transparenz mit Blick auf den tatsächlichen Bedarf.
- Best Practices und Leuchtturmprojekte schaffen mehr Akzeptanz für die Cloud-Nutzung und verringern die Sicherheitsbedenken bei potenziellen Nutzenden.
Zusammenarbeit öffentlicher und privater Akteure
Schon jetzt wird fast ein Drittel der Cloud-Dienste in der öffentlichen Verwaltung von privatwirtschaftlichen Providern bezogen. Der Bedarf an Cloud-Lösungen – nicht zuletzt durch die vielseitigen Vorteile in Bezug auf Effektivität, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit – wird in den nächsten Jahren weiter steigen – und damit absehbar auch die Rolle privater Provider und privater Angebote, die den hohen Standards der Verwaltung im Bezug auf IT-Sicherheit und digitale Souveränität entsprechen.
Aus diesem Grund und um den Aufbau von „Schatten-IT“ im Bereich Cloud zu vermeiden, ist es wichtig, leistungsfähige, kosteneffiziente und souveräne Lösungen durch öffentliche Akteure zur Verfügung zu stellen und zu steuern. Ein bedeutender Baustein wird sein, die in diesem Pilotprojekt gewonnenen praktischen Erfahrungen zu nutzen. Es geht darum, den Markt für passende Cloud-Lösungen auszubauen und dabei die Zusammenarbeit verschiedener Anbieter und öffentlicher Kunden voranzubringen.
Die Deutsche Verwaltungscloud ist erst am Anfang und wird die öffentliche Hand von nun an beschäftigen. Sie wird daran zu messen sein, ob es ihr gelingt, das Zusammenspiel der vielen beteiligten öffentlichen und privaten Akteure in ihrer Heterogenität zu organisieren.
