Mit KI zu schnelleren Steuerbescheiden

Titelbild (v.l.n.r.):  Marc Büngener und Beate Becker (Preisträger*innen), Dr. Hilmar Schmidt (Kienbaum, Moderation Public Leadership Award)

Verwaltung der Zukunft: Herzlichen Glückwunsch zum Gewinn des Public Leadership Awards in der Kategorie „Zukunftstechnologien“. Was bedeutet diese Auszeichnung für Sie und das behördenübergreifende Projektteam?

Becker: Vielen Dank. Die Auszeichnung ist für uns eine große Bestätigung. Wir haben mit diesem Projekt etwas begonnen, das es in dieser Form in der Finanzverwaltung noch nicht gab – Nordrhein-Westfalen war das erste Bundesland, das diesen Weg gegangen ist. Entsprechend war der Start auch nicht ganz einfach. Wir mussten zunächst viele Beteiligte davon überzeugen, dass unser Ansatz trägt. Und natürlich hatten wir nicht schon nach wenigen Tagen die ersten Erfolgsmeldungen.

Wir haben uns Schritt für Schritt vorgearbeitet und irgendwann gemerkt, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Gerade deshalb bedeutet uns dieser Award viel. Er zeigt uns, dass sich die behördenübergreifenden Mühen nicht nur lohnen, sondern auch außerhalb der Verwaltung wahrgenommen und anerkannt werden.

Ich glaube, die Auszeichnung steht auch für eine Erwartung, die heute viele Menschen an den öffentlichen Dienst haben. Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht, dass Behörden zusammenarbeiten und moderne Technologien sinnvoll einsetzen. Wir freuen uns deshalb besonders, dass unser Projekt genau dafür Anerkennung erhält.

Für uns ist der Award außerdem Ansporn für die nächsten Herausforderungen. Eine gute Idee sollte man verfolgen und nicht zu früh aufgeben – auch wenn der Weg dorthin manchmal schwieriger ist als gedacht. Genau diese Erfahrung haben wir mit „KI Steuern“ gemacht.

VdZ: Mit „KI Steuern“ setzt die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen Künstliche Intelligenz in der Bearbeitung von Einkommensteuererklärungen ein. Können Sie das Projekt und seinen Ansatz kurz erläutern?

Büngener: Unsere Ausgangsfrage war eigentlich sehr einfach: Warum werden so viele Steuererklärungen personell geprüft, obwohl die Angaben der Bürgerinnen und Bürger am Ende gar nicht geändert werden müssen? Wir haben analysiert, wie häufig tatsächlich Korrekturen erforderlich sind, und festgestellt, dass ein großer Teil der Fälle risikoarm ist. Genau diese Fälle möchten wir zuverlässig identifizieren.

Dafür trainieren wir eigene KI-Modelle. Als Trainingsgrundlage dienen uns Steuererklärungen vergangener Jahre, die bereits besonders sorgfältig von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen in den Finanzämtern geprüft wurden. Diese Fallbearbeitungen bilden das Wissen und die Erfahrung der Beschäftigten ab. Die KI lernt also nicht aus beliebigen Daten, sondern aus den Entscheidungen erfahrener Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter.

Dabei geht es nicht darum, den Menschen zu ersetzen. Unser Ziel ist vielmehr, die Kolleginnen und Kollegen dort zu entlasten, wo eine intensive Prüfung häufig gar nicht erforderlich ist, damit sie sich stärker auf die komplexen Fälle konzentrieren können.

Viele verbinden KI mit einem technischen Wunder. Tatsächlich beginnt die eigentliche Arbeit aber schon viel früher. Der größte Aufwand liegt darin, die richtigen Daten auszuwählen, aufzubereiten und bewusst zu entscheiden, welche Informationen überhaupt für das Training verwendet werden sollen. Genau diese sorgfältige Vorbereitung ist die Grundlage für verlässliche Ergebnisse. Unsere Modelle sind deshalb bewusst konservativ ausgelegt. Im Zweifel wird ein Fall weiterhin personell geprüft. Nur wenn wir wirklich überzeugt sind, dass eine Steuererklärung risikoarm ist, wird sie entsprechend eingestuft.

VdZ: Der Einsatz von KI in sensiblen Verwaltungsverfahren wird oft kritisch diskutiert. Wie stellen Sie sicher, dass die Technologie nachvollziehbar, steuerbar und verantwortungsvoll eingesetzt wird und die Entscheidung weiterhin beim Menschen bleibt?

Büngener: Diese Fragen standen für uns von Beginn an im Mittelpunkt. Unsere KI arbeitet nie isoliert, sondern ist in das bestehende regelbasierte Risikomanagementsystem eingebettet. Die Regeln dieses Systems werden von Arbeitsgruppen und Entscheidungsgremien festgelegt, an denen Vertreterinnen und Vertreter der Länder beteiligt sind. Sie können jederzeit festlegen, dass bestimmte Regeln unabhängig vom KI-Ergebnis gelten oder eine KI-Bewertung übersteuern.

Gleichzeitig achten wir sehr genau darauf, welche Daten überhaupt in das Training einfließen. Persönliche Merkmale wie Name, Adresse, Geburtsdatum oder Religionszugehörigkeit verwenden wir ausdrücklich nicht. Stattdessen wählen wir die relevanten Merkmale und Trainingsdaten gezielt aus. So vermeiden wir, dass unerwünschte Verzerrungen entstehen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nachvollziehbarkeit. Unsere Modelle basieren auf Entscheidungsbäumen. Dadurch können wir in jedem einzelnen Fall erklären, welche Angaben Einfluss auf das Ergebnis hatten und wie groß dieser Einfluss war. Das unterscheidet unseren Ansatz von vielen anderen KI-Verfahren, deren Entscheidungen häufig schwer nachvollziehbar sind.

Außerdem entwickeln sich unsere Modelle während des Einsatzes nicht eigenständig weiter. Für jeden Veranlagungszeitraum erstellen oder überprüfen wir ein eigenes Modell. Bevor es produktiv eingesetzt wird, wird es umfangreich getestet, in Pilotfinanzämtern erprobt und erst nach Freigabe durch die zuständigen Gremien eingesetzt. Das Modell bleibt anschließend statisch. So stellen wir sicher, dass alle Fälle eines Jahres nach denselben Maßstäben bewertet werden.

Wichtig ist uns außerdem: Nicht jeder Beschäftigte muss KI-Expertin oder KI-Experte werden. Wir haben die KI-Komponente bewusst so integriert, dass sie im Arbeitsalltag möglichst unauffällig bleibt. Die Kolleginnen und Kollegen profitieren von der Entlastung, ohne sich mit den technischen Details beschäftigen zu müssen.

VdZ: Welche konkreten Vorteile bringt die KI-gestützte Identifikation risikoarmer Steuererklärungen für die Beschäftigten in den Finanzämtern und für die Steuerpflichtigen?

Becker: Für die Finanzverwaltung bedeutet das vor allem eine gezielte Arbeitsentlastung. Die Kolleginnen und Kollegen können ihre Zeit dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht wird – nämlich bei den Fällen, die eine intensive fachliche Prüfung erfordern.

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und vieler zusätzlicher Aufgaben ist das ein wichtiger Baustein. Die Finanzverwaltung steht vor großen Herausforderungen. Viele erfahrene Beschäftigte gehen in den kommenden Jahren in den Ruhestand, gleichzeitig kommen durch neue gesetzliche Regelungen immer weitere Aufgaben hinzu. Deshalb müssen wir die vorhandenen Ressourcen möglichst gezielt einsetzen.

Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet das schnellere Verfahren. Risikoarme Steuererklärungen können schneller bearbeitet werden, wodurch Steuerbescheide und mögliche Erstattungen früher erfolgen. Das kommt einer großen Zahl von Steuerpflichtigen unmittelbar zugute.

Die Entlastung ist bereits heute deutlich spürbar. Es geht dabei aber ausdrücklich nicht darum, Personal zu ersetzen. Vielmehr gewinnen wir Freiräume, um die steigenden Anforderungen auch künftig bewältigen zu können.

VdZ: Nach der erfolgreichen Einführung in Nordrhein-Westfalen und der bundesweiten Verfügbarkeit seit Februar 2026: Welche nächsten Entwicklungsschritte planen Sie für „KI Steuern“?

Becker: Wir haben bewusst mit einem Fallsegment begonnen, von dem besonders viele Bürgerinnen und Bürger profitieren. Gleichzeitig konnten wir damit auch eine spürbare Entlastung in den Finanzämtern erreichen.

Darauf bauen wir jetzt auf. Die Modelltrainings für weitere Fallsegmente haben bereits begonnen. Dafür analysieren wir, welche Daten benötigt werden, welche Ziele wir mit den jeweiligen Modellen verfolgen und wie wir die Verfahren weiter verbessern können. Gleichzeitig entwickeln wir auch unsere Methoden kontinuierlich weiter und kombinieren künftig verschiedene Modelle für einzelne steuerlich relevante Sachverhalte, um die Risikobewertungen weiter zu präzisieren.

Dabei spielt auch die Zusammenarbeit mit anderen Bundesländern eine wichtige Rolle. KI bietet für die Finanzverwaltung noch viele Möglichkeiten, die wir längst nicht ausgeschöpft haben.

Unser Grundsatz bleibt dabei unverändert: KI soll die Arbeit der Menschen unterstützen, nicht ersetzen. Deshalb entwickeln wir die KI-Modelle und das regelbasierte Risikomanagement konsequent gemeinsam weiter. So stellen wir sicher, dass wir Menschen die KI steuern – und nicht umgekehrt.