Wie viel KI braucht die öffentliche Beschaffung?

Verwaltung der Zukunft: Zu Beginn Ihres Best-Practice-Dialogs auf der Beschaffungskonferenz formulierten Sie die These: Eine Vergabe ist kein standardisierter Prozess, sondern ein Projekt. Was verändert sich in der Praxis, wenn Vergaben entsprechend gedacht und gesteuert werden?

Helena Gerhardt: Wenn man eine Vergabe als Projekt begreift, verändert sich zunächst die Haltung. Es geht nicht mehr darum, einen standardisierten Prozess oder eine Checkliste abzuarbeiten. Wir definieren zu Beginn ein klares Ziel, identifizieren die Beteiligten und ihre Rollen, betrachten mögliche Risiken und entwickeln einen realistischen Zeitplan – im Grunde genauso wie bei jedem anderen komplexen Projekt.

Das verändert auch die praktische Arbeit. Eine Leistungsbeschreibung entsteht beispielsweise nicht isoliert zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern wird im Projektverlauf gemeinsam mit den Beteiligten entwickelt und geschärft. Bieterfragen sind dann keine Störung des Verfahrens, sondern häufig wertvolles Feedback aus dem Markt. Und wenn Verzögerungen oder Probleme auftreten, werden sie aktiv gesteuert und nicht lediglich dokumentiert.

Nach mehr als 500 begleiteten Vergabeverfahren ist unsere Erfahrung sehr eindeutig: Besonders gut funktionieren die Verfahren, bei denen sich die Vergabestelle als Projektverantwortliche versteht – und nicht nur als Verwalterin eines formalen Prozesses.

VdZ: KI kann heute bereits viele Aufgaben in Vergabeverfahren übernehmen: von der Recherche und der Erstellung von Leistungsbeschreibungen bis zur Beantwortung von Bieterfragen oder der formalen Prüfung von Angeboten. Wo sehen Sie die größten noch ungenutzten Potenziale von KI und wo sollte die Arbeit klar beim Menschen bleiben?

Gerhardt: Das größte noch ungenutzte Potenzial sehe ich derzeit interessanterweise gar nicht in der generativen KI, über die wir momentan sehr viel sprechen, sondern in der analytischen KI – und zwar insbesondere in der Vorbereitung einer Vergabe.

In unseren Vergabeverfahren entstehen enorme Mengen an Daten. Wenn wir diese systematisch nutzen, können wir beispielsweise Preis- und Marktentwicklungen über mehrere Verfahren hinweg erkennen, Vergabedaten miteinander vergleichen oder Auffälligkeiten bereits bei der Markterkundung identifizieren – und nicht erst dann, wenn die Angebote vorliegen. Auch die Vorprüfung von Angeboten auf Vollständigkeit und Plausibilität lässt sich auf dieser Datenbasis gezielt unterstützen.

Natürlich gibt es daneben die bekannten Einsatzmöglichkeiten generativer KI: Entwürfe für Leistungsbeschreibungen auf Basis früherer Verfahren, Unterstützung bei der Recherche und bei wiederkehrenden Bieterfragen.

Für mich ist aber eine Grenze wichtig: KI kann analysieren, strukturieren, vergleichen und Entscheidungsgrundlagen liefern. Die inhaltliche Wertung, rechtliche Einschätzungen in Grenzfällen und insbesondere rechtlich oder wirtschaftlich wesentliche Entscheidungen müssen nachvollziehbar beim Menschen verbleiben. KI unterstützt die Entscheidung – sie übernimmt nicht die Verantwortung.

VdZ: Wie sollten öffentliche Auftraggeber vorgehen, um in ihren Vergabeprozessen die Bereiche zu identifizieren, in denen KI tatsächlich einen Mehrwert bringt?

Gerhardt: Ich würde zunächst gar nicht mit der Frage beginnen: „Wo können wir KI einsetzen?“ Sondern mit der Frage: „Wo verlieren unsere Mitarbeitenden heute viel Zeit mit wiederkehrenden Tätigkeiten?“

Dann sollte man den eigenen Vergabeprozess Phase für Phase betrachten und sich bei jeder Aufgabe fragen: Wie häufig kommt sie vor? Wie viel fachliches oder rechtliches Ermessen ist erforderlich? Wie fehleranfällig ist die manuelle Bearbeitung? Und – ganz entscheidend – stehen die notwendigen Daten in ausreichender Qualität und möglichst strukturiert zur Verfügung?

Gerade für analytische KI ist die Datenbasis entscheidend. Wer die Daten aus früheren Vergabeverfahren nicht strukturiert vorliegen hat, kann deren Potenzial auch nur begrenzt nutzen.

Ich würde deshalb mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen beginnen, bei denen der Nutzen schnell sichtbar wird, und diese zunächst pilotieren. Und ich halte es für wichtig, dass Vergabestelle, Fachbereich, Rechtsbereich, Datenschutz und IT dabei von Anfang an gemeinsam am Tisch sitzen. KI in der Beschaffung ist für mich kein reines IT-Projekt – es ist ein Organisationsprojekt.

VdZ: Wenn KI vor allem repetitive Aufgaben übernimmt, verändert sich auch die Arbeit der Mitarbeitenden. Welche Kompetenzen werden in der öffentlichen Beschaffung künftig wichtiger und wie gelingt es, die Mitarbeitenden auf diesen Wandel mitzunehmen?

Gerhardt: Die reine Abarbeitung standardisierter Tätigkeiten wird an Bedeutung verlieren. Gleichzeitig werden Urteilsvermögen, Projektsteuerung, fachliche Kompetenz und der sichere Umgang mit Daten und KI deutlich wichtiger.

Dabei muss niemand in einer Vergabestelle selbst KI-Modelle entwickeln können. Aber Mitarbeitende müssen verstehen, was ein KI-System leisten kann – und vor allem, was nicht. Sie müssen Ergebnisse hinterfragen, plausibilisieren und erkennen können, wann menschliche Erfahrung und fachliche oder rechtliche Bewertung erforderlich sind.

Für den Wandel halte ich einen Punkt für besonders wichtig: Man darf Mitarbeitende nicht vor vollendete Tatsachen stellen. Sie sollten bei der Auswahl der Anwendungsfälle frühzeitig einbezogen werden und selbst erleben, wo KI sie tatsächlich entlastet.

Aus unserer Arbeit mit Vergabestellen wissen wir: Akzeptanz entsteht nicht durch eine Präsentation über die Möglichkeiten von KI. Sie entsteht dann, wenn jemand merkt: Diese Aufgabe hat mich bisher zwei Stunden gekostet – jetzt brauche ich dafür 20 Minuten und kann mich um die wirklich anspruchsvollen Fragen kümmern. Genau dort wird der Nutzen konkret.

VdZ: Welche Entwicklungen erwarten Sie für die öffentliche Beschaffung in den nächsten fünf Jahren?

Gerhardt: Ich glaube, dass wir in fünf Jahren deutlich weniger über einzelne KI-Anwendungen sprechen werden, weil viele davon selbstverständlich in unsere Vergabesysteme und Arbeitsprozesse integriert sein werden.

Operative und wiederkehrende Verfahrensschritte werden stärker automatisiert. Gleichzeitig wird die Vorbereitung von Vergaben professioneller und datenbasierter werden – beispielsweise durch KI-gestützte Markterkundung, die systematische Nutzung früherer Vergabedaten und bessere Möglichkeiten, Preis- und Marktentwicklungen zu analysieren.

Ich erwarte außerdem mehr zentrale Beschaffungs-stellen und Kooperationen zwischen Vergabestellen. Nicht jede Organisation muss jede Kompetenz und jedes technische Werkzeug selbst vorhalten. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wird es entscheidend sein, vorhandene Ressourcen stärker für strategische, komplexe Beschaffungsaufgaben einzusetzen und Routineprozesse zu automatisieren oder zu bündeln.

Gleichzeitig werden Governance, Transparenz und die Nachvollziehbarkeit des KI-Einsatzes weiter an Bedeutung gewinnen – insbesondere im Zusammenspiel von Vergaberecht, Datenschutz und EU AI Act.

Für mich ist deshalb die entscheidende Entwicklung nicht, dass KI die öffentliche Beschaffung übernimmt. Die Beschaffung wird strategischer – weil Technologie einen Teil der operativen Arbeit übernehmen kann.

VdZ: Welche Erkenntnisse nehmen Sie aus den Gesprächen und Diskussionen der 27. Beschaffungskonferenz mit? Gab es einen Gedanken oder eine Perspektive, die Sie besonders überrascht hat?

Gerhardt: Besonders mitgenommen habe ich, wie sehr sich die Diskussion verändert hat. Die Frage lautet inzwischen kaum noch, ob KI in der öffentlichen Beschaffung eingesetzt wird, sondern wie wir sie sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen.

Positiv überrascht hat mich, wie viele Vergabestellen bereits konkrete Erfahrungen sammeln und KI heute schon in einzelnen Bereichen ihrer Vergabeverfahren einsetzen. Gleichzeitig entwickeln sich die rechtlichen, organisatorischen und technischen Leitplanken noch weiter. Genau daraus entsteht momentan eine sehr interessante Dynamik.

Für mich zeigt das: Die Praxis ist an manchen Stellen bereits weiter, als man von außen vielleicht vermutet. Umso wichtiger ist jetzt der Austausch zwischen Vergabestellen, Beratung, Recht, IT und Technologieanbietern.

Wir sollten nicht darauf warten, bis jede denkbare Frage abschließend beantwortet ist. Wir müssen Erfahrungen sammeln, klare Leitplanken schaffen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Entscheidungen transparent, nachvollziehbar und rechtssicher bleiben.

Vielleicht ist genau das meine wichtigste Erkenntnis aus der Beschaffungskonferenz: KI verändert die Vergabe bereits heute. Jetzt geht es darum, diesen Wandel aktiv zu gestalten.