In der öffentlichen Verwaltung sind führende Akten häufig noch immer aus Papier. Der Trennungsschmerz ist groß, wenn es darum geht, dem Papier vollständig Lebewohl zu sagen. Vor allem das sogenannte „Ersetzende Scannen“ von Dokumenten bereitet vielen Verantwortlichen nach wie vor Kopfzerbrechen. Verträge, Verwaltungsakten, Zulassungsunterlagen: Welchen Schutzbedarf haben diese Dokumente und wie kann gewährleistet werden, dass die Originale anschließend in den Aktenvernichter wandern dürfen?
Weiterhin werden Papierdokumente vielerorts nach dem Scanvorgang nur teilweise oder überhaupt nicht vernichtet, sodass die Papierakte am Ende doch die führende Akte bleibt. Ihre tatsächlichen Vorteile wie Stichwortsuchen, Indizierungen, verkürzte Durchlaufzeiten oder standortunabhängiges Arbeiten können elektronische Akten jedoch nur dann entfalten, wenn sie die Papierakte vollständig ablösen.
TR-Resiscan und TR-ESOR
Die Zurückhaltung vieler Behörden in diesem Kontext erscheint auch deshalb als unbegründet, da das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf die skizzierten Fragen längst Antworten gefunden hat. Mit der Technischen Richtlinie Resiscan hat das BSI einen Rahmen festgelegt, der einen sicheren und nachvollziehbaren Scanprozess auf Basis internationaler Normen beinhaltet. TR-Resiscan definiert den Stand der Technik und bietet eine hohe Rechtssicherheit in der Beweisführung. Die Richtlinie gibt für jedes Schutzniveau die Rahmenbedingungen in Bezug auf Organisation, Personal und Technik vor. Ferner berücksichtigt sie die Dokumentenvorbereitung, den Scanprozess selbst sowie die Nachbereitung einschließlich eines Transfervermerks und einer Integritätssicherung am Scanprodukt.
Speziell auf die Bedürfnisse von Behörden ausgerichtete Software-Lösungen verfahren beim Scanprozess jedoch nicht nur nach TR-Resiscan, auch eine beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung der relevanten Dokumente wird auf Basis der BSI-Richtlinie TR-ESOR gewährleistet. Entsprechende Systeme unterstützen effektiv die Bewertung und Vernichtung von Akten, Vorgängen und Dokumenten unter Berücksichtigung der digitalen Beweiswerterhaltung.
E-Akte: leicht in IT zu integrieren, intuitiv zu bedienen
Welche weiteren Leistungsmerkmale charakterisieren moderne E-Akte-Lösungen? Um optimale Abläufe zu garantieren, muss die E-Akte intuitiv bedienbar sein und bewährte Verwaltungsprozesse reibungslos unterstützen. Intuitiv bedeutet hier auch, dass die Benutzeroberfläche die gewohnten Begrifflichkeiten aus der Behörde abbildet, um Missverständnisse und lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden. Eine E-Akte muss einfach an bestehende Fachverfahren anzubinden und leicht in heterogene IT-Landschaften zu integrieren sein. Nur so ist garantiert, dass verschiedene Abteilungen und Behörden optimal zusammenarbeiten können. Gute Lösungen sind modular gestaltet und in der Lage, mitzuwachsen, wenn sich das organisatorische und rechtliche Umfeld ändert.
Mit dem nscale eGov Webclient bietet Ceyoniq Technology eine internetbasierte E-Akte-Lösung, die viele Vorkonfigurationen speziell für Sachbearbeiter in der öffentlichen Verwaltung bietet und dadurch einen besonders geringen Customizing-Aufwand mit sich bringt. Die Software unterstützt das mobile Arbeiten für Außendienstmitarbeiter und beschleunigt den digitalen Informationsaustausch spürbar. Zudem ist nscale eGov plattformneutral einsetzbar sowie TR-Resiscan- und TR-ESOR-konform.
xDOMEA standardisiert Datenautausch
Wie der Datenaustausch von Akten, Dokumenten, Vorgängen und weiteren dazugehörigen Daten zwischen verschiedenen Systemen in der Verwaltung vonstattengeht, ist im Standard xDOMEA festgelegt. Eine E-Akte, die den Anspruch erfüllen soll, alle für Behörden nötigen Funktionen vollumfänglich zur Verfügung zu stellen, muss diesen Standard zwingend erfüllen.
Eine zusätzliche Anforderung an eine E-Akte ist, dass sie jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen erlaubt. Dabei darf es keine Rolle spielen, aus welcher Arbeitsumgebung heraus die Information aufgerufen werden soll. Eine effektive Multi-Client-Strategie macht dies möglich. Ein weiterer entscheidender Punkt: Auch Menschen mit Einschränkungen müssen effizient mit einer E-Akte arbeiten können. Deshalb stehen Anwendungen im Fokus, die eine weitreichende Barrierefreiheit bieten, um Inklusion erfolgreich umzusetzen.
Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Alexander Dörner von Ceyoniq Technology
