Mobiles Arbeiten in der Verwaltung: Vom Krisenmodus zur Systematik

Unterschiede zwischen Land und Kommune

Wie groß die Unterschiede bezüglich des mobilen Arbeiten sind, hat sich in den vergangenen Monaten gezeigt: So ist beispielsweise in Rheinland-Pfalz in den Landesministerien das Arbeiten im Homeoffice fest etabliert, während man in Flensburg Anfang 2020 mit 30 Telearbeitsplätzen startete.  

„Unter Corona haben wir Homeoffice ganz massiv ausgeweitet und haben heute während der dritten Welle 60 bis 70 Prozent unserer Mitarbeiter*innen im Homeoffice“, sagt Randolf Stich, Staatssekretär und CIO im Rheinland-pfälzischen Innenministerium. Auch in Hamburg ist das mobile Arbeiten weit fortgeschritten. Unter Corona hat man die Bereiche, die zwar  technisch gut ausgestattet waren, aber noch nicht über das Wissen verfügten, stark unterstützt.  Zum Beispiel Standesämter - ihre Mitarbeiter*innen wurden über Chats mit mobilem Arbeiten vertraut gemacht. Dr. Brigitte Klamroth, Leiterin des Projektes „Kinderleicht zum Kindergeld“ im Amt für IT und Digitalisierung der Stadt Hamburg, verweist darauf, dass mobiles Arbeiten nur dann gut gelänge, wenn Verwaltungsvorgänge zuvor digitalisiert werden; die Abläufe müssten dabei vom Kunden aus gedacht werden. 

Eine belastbare Roadmap ist notwendig

Dass mobiles Arbeiten nicht in den Stand vor Corona zurückversetzt werden sollten, darin sind sich die Teilnehmenden der Diskussionsrunde einig. Um die Erfolge zu dauerhaft zu sicher, müsste jedoch vom Krisenmodus in ein systematisches und strukturiertes Vorgehen übergangen werden, betont Olaf Carstensen, Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste in Flensburg. Zudem seien Schulungen und Weiterbildungen unabdingbar. „Wir müssen sowohl die digitale Kompetenz der Kolleginnen und Kollegen ausbauen als auch neues Personal an wichtigen Schlüsselstellen einsetzen -  im Sinne eines digitalen Verwaltungsmanagements“, sagt Olaf Carstensen. Dazu brauche es ein umfassendes Konzept, wie die Stadtverwaltung in die Digitalisierung geführt wird. Denn schließlich seien Kommunen mit einer ganzen Reihe parallel laufender Prozesse betraut, etwa der Einführung der E-Akte, der Umsetzung des OZG bis hin zu den Forderungen nach Open Data.

Arbeit neu denken

Randolf Stich macht auf zwei weitere Aspekte aufmerksam: Auf neue Konzepte von Büroräumen und Sicherheit bei mobilem Arbeiten. Mobiles Arbeiten kann auch eine ungewollte Isolation mit sich bringen, die zur Belastung der Mitarbeiter*innen führt.

Das Arbeiten im Team braucht möglicherweise neue Herangehensweisen und Stärkung für jeden Einzelnen im Team. Auch Andreas Hasenberg bestätigt die Notwendigkeit, Kolleg*innen zu unterstützen: „Wir haben viele Mitarbeiter*innen in der Verwaltung, die haben eine andere Kernkompetenz als Digitales. Sie kümmern sich um Kinder und Jugendliche, sind aber nicht unbedingt digitalaffin.“ Der Leiter des Amtes für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik in Witten betont zudem, dass es wichtig sei, den digitalen Schreibtisch ähnlich aufgeräumt darzustellen wie den analogen Schreibtisch im Büro: „Damit man ohne großen Qualitätsverlust weiterarbeiten kann.“

Sicherer mobiles Arbeiten

Zum Thema sicheres mobiles Arbeiten spricht mit CTO Dr. Hermann Granzer von Virtual Solution ein Experte für die technischen Belange. Anhand der Lösung SecurePIM machte Dr. Granzer deutlich, wie eine sichere Methode für mobile Verwaltungsarbeit, die die Möglichkeit für eine effiziente und rechtssichere digitale Kommunikation und mobiles Arbeiten schafft, aussehen kann.

Virtual Solution fokussiert auf Lösungen für Smartphone und Tablets, wobei die Lösung für die Kommunikation bis zum Sicherheitslevel VS-NfD benutzt werden darf. Eine Reihe von Städten und Landkreisen sowie Bundesbehörden arbeiten bereits mit den Lösungen, insgesamt gibt es bereits über 300.000 Anwender*innen in verschiedensten Szenarien.