Bewältigung des demografischen Wandels

Der Schlüssel zur Zukunft: Digitalisierung und Wissenssicherung

Der damit verbundene Verlust von konkretem Know-How wäre immens und kann nur durch ein umfassendes Wissensmanagement verhindert werden. Das vorhandene Wissen und die Erfahrungen müssen erfasst und für die gesamte Organisation verfügbar gemacht werden. 

Die Transformation der Arbeitswelt ist somit ohne die Digitalisierung undenkbar. Gerade in Verwaltungen, wo der demografische Wandel besonders spürbare Auswirkungen hat, wird klar: Nur mit strukturierten Prozessen und dem effizienten Einsatz von Software können die Herausforderungen gemeistert werden. Doch Software allein reicht nicht aus. Das persönliche Wissen und die Erfahrungen der langjährigen Mitarbeitenden sind unersetzlich. Hier kommt das prozessorientierte Wissensmanagement ins Spiel, das darauf abzielt, dieses Know-how zu bewahren und für die gesamte Organisation nutzbar zu machen.

Das zentrale Wissensmanagement ermöglicht es den Mitarbeitenden, an jeder Stelle der Tätigkeiten auf die notwendigen Ablauf- und Entscheidungshilfen zuzugreifen – abgesichert durch eine ständige Verfügbarkeit aller relevanten Rechtsinformationen. So werden rechtssichere Entscheidungen getroffen, Unsicherheiten und mögliche Fehler werden minimiert. Die Verfahren werden beschleunigt.

Struktur in die Prozesslandschaft bringen

Ein anschauliches Beispiel für solche digitalen Lösungen bietet die PICTURE GmbH mit ihrer PICTURE-Prozessplattform. Die Prozessplattform ermöglicht es, Geschäftsprozesse einer Organisation systematisch zu identifizieren, zu beschreiben und zu optimieren. Damit richtet sich PICTURE nicht nur an Behörden, sondern auch an Bildungseinrichtungen, kirchliche Organisationen und Verbände. Die Besonderheit: Die Prozessplattform integriert nicht nur strukturierte Prozesse, sondern auch das essentielle Wissen und die Rechtsgrundlagen, die für diese Prozesse relevant sind.

Prozesse und Rechtsinformationen sinnvoll verknüpfen

Wenn Prozessmanagement auch Wissensmanagement sein soll, dann dürfen die relevanten Rechtsgrundlagen für die Prozesse nicht fehlen. Die rechtlichen Entscheidungsgrundlagen für die tägliche Arbeit liefert WALHALLA als juristischer Fachverlag in Form von Gesetzen und Verordnungen, Urteilen, Kommentaren und praxisorientierten Erläuterungen. Alle Mitarbeitenden sollen zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf diese Informationen haben. Das gelingt, indem die Rechtsinformationen in die vorhandenen Software-Anwendungen integriert werden. So wurde in Kooperation mit dem WALHALLA Fachverlag der PICTURE-Prozessplattform eine entscheidende Komponente hinzugefügt. Der Verlag, bekannt für seine praxisorientierten Kommentare und Gesetzestexte, stellt die rechtlichen Informationen bereit, die in den Arbeitsabläufen benötigt werden. So werden die Prozessbeschreibungen nicht nur mit operationalen, sondern auch mit juristischen Entscheidungshilfen angereichert. Das ermöglicht es den Nutzenden, rechtssichere Entscheidungen zu treffen und Unsicherheiten sowie mögliche Fehler zu minimieren.

Warum prozessorientiertes Wissensmanagement entscheidend ist

Die Vorteile eines solchen integrierten Ansatzes liegen auf der Hand: Teams können flexibler agieren, Einarbeitungszeiten verringern sich und fachliche Abteilungsgrenzen verschwinden. Durch die direkte Verfügbarkeit der aktuellen Rechtsvorschriften in den Prozessen ist zudem eine hohe Rechtssicherheit gewährleistet. Dies erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern fördert auch das flexible Arbeiten im Team und über Abteilungsgrenzen hinweg. Zudem werden Medienbrüche und unterschiedliche Wissensstände vermieden.

Die digitale Integration von Rechtsinformationen in die Arbeitsumgebung eliminiert die Notwendigkeit externer Recherchen. Stattdessen steht das benötigte Fachwissen direkt in der Software zur Verfügung, unterstützt durch automatische Updates, die das Wissensmanagement-System aktuell und rechtssicher halten.

Ein digitaler Wandel als Chance

Der demografische Wandel kann also durchaus als Chance begriffen werden - vorausgesetzt, Organisationen stellen sich aktiv darauf ein, indem sie Wissensmanagement und die Dokumentation von Prozessen ernst nehmen. Die PICTURE-Prozessplattform in Verbindung mit den juristischen Fachinformationen des WALHALLA Fachverlags zeigt eindrucksvoll, wie ein solcher integrativer Ansatz aussehen kann. Es geht nicht nur darum, Wissen zu bewahren, sondern es so aufzubereiten und verfügbar zu machen, dass es die Arbeit aller erleichtert und verbessert. So entsteht das Wissens-Betriebssystem der digitalen Verwaltung. Es ist die Summe aus den bewährten Erfahrungen, den digitalen Dokumenten und Prozessen und den rechtlichen Vorgaben und Grundlagen.  PICTURE und WALHALLA stellen dabei sicher, dass die Entscheidungshilfen dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. In einer Zeit des Wandels sind solche Lösungen der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zukunft.