Der Schlüssel zu effizienten Verwaltungen: Prozessmanagement

In deutschen Behörden steigt der Druck: Es gibt immer mehr Aufgaben, aber weniger Personal. Diese Herausforderung kann durch ein ganzheitliches Prozessmanagement effizient gemeistert werden. Prozessmanagement ist nicht nur ein Werkzeug, sondern eine zukunftsweisende Investition, die hilft, sich auf wichtige Themen wie Wissensmanagement, die Einführung der E-Akte und die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu konzentrieren.

Viele Mitarbeitende und Führungskräfte in Verwaltungen kennen den Frust: begrenzte Budgets, zeitliche Engpässe, bürokratische Hürden und interne Motivationsprobleme. Obwohl die Einführung von Prozessmanagement zunächst, wie ein zusätzlicher Punkt auf der To-do-Liste erscheinen mag, ist es eine Investition, die sich mehrfach auszahlt. Durch die präzise Erfassung und Optimierung von Arbeitsabläufen können Prozesse wesentlich effizienter gestaltet werden. Dies führt langfristig zu erheblichen Einsparungen bei Zeit und Geld und reduziert unnötige Aufgaben und Stress.

Die Vorteile von Prozessmanagement

Prozessmanagement bietet eine Reihe von Vorteilen, die besonders für die öffentliche Verwaltung relevant sind. Durch die genaue Dokumentation und Analyse von Arbeitsprozessen können ineffiziente Abläufe identifiziert und verbessert werden. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Aufgaben, was wiederum die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger erhöht, die auf Dienstleistungen der Verwaltung angewiesen sind.

Ein weiterer Vorteil von Prozessmanagement ist die Verbesserung der Transparenz. Wenn alle Beteiligten genau wissen, welche Schritte in einem Prozess notwendig sind und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, werden Missverständnisse und Fehler minimiert. Dies erhöht die Qualität der Arbeit und fördert eine kooperative Arbeitsatmosphäre.

Die richtigen Werkzeuge machen den Unterschied

Der Erfolg im Prozessmanagement hängt stark von der Wahl der richtigen Methoden und Werkzeuge sowie der Verankerung des Prozessmanagements in der Gesamtstrategie der Organisation ab. Methoden, die speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurden und leicht verständlich sind, fördern die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden. Die Einbindung des Prozessmanagements in die Organisationsstrategie und -kultur ist entscheidend.

Ein Tipp zur erfolgreichen Etablierung von Prozessmanagement ist es, dieses im Stabsbereich der Verwaltungsleitung oder Geschäftsführung anzusiedeln. Die Nähe zur Führungsspitze signalisiert den Mitarbeitenden, dass das Vorhaben von oberster Stelle unterstützt wird, was Ängste und Widerstände mindern kann. Prozessmanagement ist kein Nebenprojekt, es braucht engagierte Menschen, die es vorantreiben.

Einführung der PICTURE-Methode

Ein zentraler Schritt bei der Einführung von Prozessmanagement ist die Auswahl einer geeigneten Methode. Für öffentliche Verwaltungen bietet sich hier die PICTURE-Methode an, die speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

Die PICTURE-Methode ist eine Vorgehensweise und Beschreibungssprache zur Dokumentation und Modellierung von Geschäftsprozessen in der öffentlichen Verwaltung. Sie zeichnet sich durch eine einfache Bildsprache aus und verwendet 24 grafische Prozessbausteine, die spezifische Aufgaben in Verwaltungsprozessen darstellen, wie z.B. "Daten in EDV übernehmen" oder "Dokument weiterleiten". Die Bezeichnung der Bausteine orientiert sich an der Begriffswelt der Verwaltung, was die Verständlichkeit und Akzeptanz erhöht.

Ergebnisse aus der Praxis

Eine gemeinsame Studie der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg und der MACH AG aus dem Jahr 2018 befragte knapp 350 Bedienstete aus Bund, Ländern, Kommunen und weiteren öffentlichen Verwaltungen zur Relevanz und dem Einsatz von Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. Die Ergebnisse zeigen, dass Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung einen hohen Stellenwert einnimmt und für rund 80% der Befragten in Zukunft noch an Bedeutung gewinnen wird.

Laut der Studie wird Prozessmanagement in Organisationen vor allem dazu genutzt, einen Überblick zu gewinnen, die Prozesstransparenz zu erhöhen und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Rund 10% der Befragten nutzen die PICTURE-Prozessplattform als professionelles Softwaretool zur Abbildung der Geschäftsprozesse – nur MS Office wird häufiger in den öffentlichen Behörden eingesetzt.

Die PICTURE-Prozessplattform

Mit der PICTURE-Prozessplattform setzen bereits über 1.200 Organisationen in der öffentlichen Verwaltung auf eine professionelle Softwarelösung, um Verwaltungsprozesse zu identifizieren, zu beschreiben und systematisch zu optimieren. Die Plattform ermöglicht eine transparente Darstellung der Prozesse, sodass alle Beteiligten einen klaren Überblick über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. So können Verantwortliche in Gesundheitsämtern beispielsweise die notwendige IT-Unterstützung identifizieren und zusammenhängende Prozesse schnell miteinander verknüpfen.

Durch die systematische Optimierung der Prozesse können Engpässe und Ineffizienzen erkannt und behoben werden. Die Prozessplattform vereinfacht die fortlaufende Überprüfung und Evaluation der Prozesse. Die Digitalisierung der Prozesse erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden und ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Aufgaben. Dies trägt zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität bei und fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Behörden. Dabei bietet die PICTURE-Prozessplattform verschiedene Modellierungsvarianten, um eine zielgruppengerechte Prozessaufnahme und -visualisierung zu ermöglichen.

Prozessmanagement als Basis der Digitalisierung

Prozessmanagement ist das Basistool der Digitalisierung im 21. Jahrhundert. Es unterstützt Qualitätsmanagementsysteme und erlaubt einen Überblick über wirtschaftliche Effekte. Angesichts des demografischen Wandels und des damit einhergehenden Fachkräftemangels wird die Optimierung von Prozessen immer wichtiger. Ein gut aufgesetztes Prozessmanagement hilft, Fachwissen zu sichern und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist aus der Welt der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Qualitätsmanagementsysteme werden durch das Prozessmanagement wirksam unterstützt und erlauben einen Überblick über wirtschaftliche Effekte. Durch die Dokumentation und Optimierung von Prozessen können Verantwortliche und Führungskräfte in der Verwaltung die gesetzlichen und Compliance-relevanten Anforderungen im Daten-, Arbeits- und Geheimnisschutz erfüllen. Ein gut abgebildetes Prozessmanagement mit passenden Fachschalen liefert wichtige Referenzmodelle zur Risikobeurteilung und -reduktion.

Eine ganzheitliche Prozesslandkarte als Grundlage

Ziel des gesamten Prozessmanagement-Vorhabens sollte es sein, die Wissens-, Strategie-, Kern- und Unterstützungsprozesse der Verwaltung zu beschreiben. Den Anfang macht eine ganzheitlich abgebildete Prozesslandkarte mit groben Modellbeschreibungen. Wenn die Organisation, die Mitarbeitenden und auch die Kunden hiervon profitieren sollen, ist es notwendig, in die Tiefe zu gehen.

Ein guter Einstieg ist der ungeliebte Arbeits- und Datenschutz nach DSGVO. Durch einen tieferen Einblick ins Innenleben einer Organisation lassen sich mithilfe eines gut aufgesetzten Prozessmanagements kundenorientierte (Datenschutz-) und beschäftigtenorientierte (Arbeitsschutz-) Prozesse gut analysieren und anschließend optimieren.

Fazit: Einfach machen

Prozessmanagement ist ein Schlüssel zur Effizienzsteigerung in der öffentlichen Verwaltung. Mit den richtigen Methoden und Werkzeugen können Verwaltungen ihre Prozesse optimieren und sich besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten.

Organisationen, die mit Prozessmanagement beginnen möchten, sollten ohne große Erwartungen oder Vorbehalte starten. Beginnen Sie mit kleineren Prozessen, wie Arbeitsschutz, Datenschutz oder Vertragsmanagement. Definieren Sie zunächst ein grobes Bild und gehen Sie dann in die Tiefe. Die Erkenntnisse kommen im Vorgehen – einfach machen!