eWarenhaus Berlin: auf Prozess und Strategie kommt es an!

Strategischer Einkauf eWarenhaus Berlin
 

Zu Beginn stand für das eWarenhaus im Land Berlin die Einbindung autorisierter Besteller aller abrufberechtigten Dienststellen, ausgeschriebener Kataloge, sowie das „Onboarding“ der zugehörigen Lieferanten im Vordergrund. Heute greifen viele Dienststellen und nahezu alle Berliner Bezirke über das eWarenhaus auf ca. 50 Kataloge zu. Möglich wurde dieses Projekt durch die Einbeziehung des externen Einkaufsdienstleisters TEK-SERVICE AG aus Lörrach. Heute präsentiert sich das eWarenhaus ausgesprochen facettenreich; strategische Mehrwerte treten zunehmend in den Vordergrund.
 

"Das eWarenhaus Berlin; alles aus einer Hand"

Das Landesverwaltungsamt Berlin schreibt periodisch Rahmenverträge aus. Die aus der Vergabe resultierenden Kataloge finden sich im eWarenhaus Berlin. Werden Besteller in den ausgeschriebenen Rahmenverträgen nicht fündig, können diese bis zu einer Wertgrenze von 1.000 € auf den im eWarenhaus integrierten Marktplatz „Mercateo“ von Unite zurückgreifen. Der Marktplatz ermöglicht es, aus mehreren Angeboten eine Auswahl zu treffen. Die Auftragsvergabe erfolgt im Wege eines Direktauftrages. Vergaberechtliche Anforderungen werden damit erfüllt. Die Marktplatzbestellung wird zunächst an das eWarenhaus Berlin weitergeleitet. Daten werden dort erfasst, geprüft und mit einer Festlegungsnummer (Mittelbindung im Haushalts- und Kassensystem) versehen. Danach wird der Auftrag automatisch zur Abwicklung an den Marktplatz weitergeleitet.
 

"Smarte Kombination aus Vergabe und Marktplatz"
 

Da die Bestellungen aus Direktaufträgen des Marktplatzes statistisch im eWarenhaus Berlin erfasst werden, lassen sich diese zukünftig zu elektronischen Leistungsverzeichnissen aufbereiten. Wo zuvor, auf Grund dezentraler Ressourcenverwaltung, Einzel- und Spontankäufen auf unterschiedlichsten Marktplätzen Intransparenz herrschte, können zukünftig Bündelungseffekte nach gezielter Ausschreibung und Vergabe dieser Produkte möglich werden. Das Modell findet reges Interesse; trifft es doch den Anspruch jener Verwaltungen, die gemäß DSGVO das Angebot von Marktplätzen, außerhalb der EU ablehnen. „Die Lösung hat sich bewährt, sie ist ertüchtigt und erfreut sich steigender Beliebtheit.“ so der Projektmanager Achim Florin von der Polizei Berlin.

"Regionalität; Aspekt einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie"
 

Spätestens seit Corona stehen Aspekte der Nachhaltigkeit und Regionalität im Focus. „Im Sinne einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie haben wir uns daher für die systematische Einbindung örtlicher Buchhändler entschieden.“ so Achim Florin | Polizei Berlin. Die erforderlichen Literaturstammdaten finden sich seit März 2023 im eWarenhaus Land Berlin. Die Bestellweiterleitung erfolgt systemgetrieben an den spezifischen regionalen Buchhandel. Die landesweite Steuerung erfolgt durch die Einkaufsadministration des eWarenhauses. Vorteil: sämtliche Bestellungen werden zentral getätigt und sind im Statistikbereich dokumentiert. Sie lassen sich leicht steuern. Mindestanforderung an den Buchhandel; Internet und Mail – mehr braucht es nicht, damit alles reibungsfrei funktioniert.

"Arbeitserleichterung im Blick"
 

Unterschiedliche Studien prognostizieren: bis 2030 könnten dem öffentlichen Sektor mehr als eine Million Fachkräfte fehlen. Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist das Mittel der Wahl, um Aufwände für Mitarbeiter zu reduzieren. Schon alleine die Erhebung bzw. landesweite Bündelung von Bedarfen gestaltet sich in Berlin zeitaufwändig und komplex.

Seit Frühjahr 2023 befindet sich daher der erste Katalog im eWarenhaus Berlin, der temporär bestimmten Bestellern zur Bedarfserfassung zur Verfügung steht. Bedarfe werden erfasst, automatisch kumuliert und zu einem bestimmten Zeitpunkt als belastbares Leistungsverzeichnis der ausschreibenden Stelle zur Verfügung gestellt.