Kombination von eEinkauf & eVergabe leicht gemacht!

Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand wissen: Einkauf und Vergabe gehören zusammen. Im Idealfall lassen sich beide Themenfelder digital steuern. Das schafft Arbeitserleichterung, Transparenz und führt zu Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. In Zeiten knapper Personalressourcen und eines zunehmend komplexer werdenden Vergaberechts steigt darüber hinaus der Bedarf an Service und Unterstützung.

So erwartet der Einkauf einer Verwaltung die Erzeugung elektronischer Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck. Im Anschluss daran wünscht sich die Vergabestelle die Übernahme der Ausschreibungsmodalitäten, sowie die Durchführung der Vergabe als weiteres Serviceangebot. Die entsprechende Zuschlagsdatei, basierenden auf dem elektronisch erzeugten Leistungsverzeichnis, findet ihren Weg in Form eines elektronischen Kataloges, termin- und fristgerecht zurück ins „eigene“ Einkaufsportal.

Auf vielfachen Wunsch von Verwaltungen wird nun dieses Modell, durch die Zusammenarbeit der B_I MEDIEN GmbH & TEK-SERVICE AG Realität.

TEK-SERVICE AG ist seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Mittels webbasierender Technologie und branchenspezifischen Services steuern Verwaltungen und Organisationen ihren Einkauf im operativen Tagesgeschäft digital. Das führt zu Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten, hoher Wirtschaftlichkeit und strategischen Mehrwerten. Im Nebeneffekt stehen elektronische Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck für den Kunden Verwaltung zur Verfügung.

B_I MEDIEN GmbH ist langjähriger Partner im Bereich öffentliche Beschaffung. Zur weitreichenden Produktpalette ist nun die unterstützende Dienstleistung „Verfahrensabwicklung“ hinzugekommen. Das Team der B_I MEDIEN GmbH kümmert sich dabei um die sichere, formale Abwicklung des Vergabeverfahrens, übernimmt die Bieterkommunikation, die Erstellung der Vergabe, inklusive der Terminkettensteuerung, sowie der Angebotseröffnung. Das sorgt für Arbeitsentlastung und schafft Freiräume für die Kernaufgaben ihrer Kunden, wie das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen, oder die Koordinierung der Fachplaner. Bei Bedarf lassen sich die Dienste mit erfahrenen Partnern um den Bereich Rechtsberatung erweitern.

Die Zusammenarbeit zwischen TEK-SERVICE AG und B_I MEDIEN GmbH bietet Verwaltungen und Organisationen ab sofort die perfekte Lösung, eEinkauf & eVergabe zu kombinieren. „Einfach machen zu lassen“.

Wir sind mit Monika Schmidt, Leitung Marketing & Sales bei der TEK-SERVICE AG ins Gespräch gegangen, um mehr über die Zusammenarbeit zu erfahren.

Verwaltung der Zukunft: Wie entstand die Idee zur Zusammenarbeit mit der B_I MEDIEN GmbH, und welche Ziele verfolgen Sie gemeinsam mit dieser Kooperation?

Monika Schmidt: Als Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand wurde uns bereits Anfang der 2000 Jahre klar:

Nur der eEinkauf schafft die Voraussetzung für die eAusschreibung/Vergabe und eAbrechnung. Indem Einkaufsprozesse digital abgebildet und gesteuert werden, ergibt sich der erforderliche Datenpool für digitale Folgeprozesse. B_I_Medien GmbH kennen wir seit vielen Jahren als Ausschreibungs- und Vergabeplattform. Spannend fanden wir daher die Erweiterung ihres Leistungsspektrums, um die Erbringung der vollständige Ausschreibungsdienstleistung „as a service“. Vor dem Hintergrund knapper Personalressourcen sehen wir Digitalisierung, in der Kombination mit Servicedienstleistungen, als effiziente Lösung, Arbeitsentlastung in der Verwaltung herbeizuführen. Die Kombination der Services unserer beiden Unternehmen hilft damit zum einen die Ausschreibungsvorbereitung durch unsere elektronischen Leistungsverzeichnisse um Wochen zu verkürzen. Indem B_I den Part der digitalen Ausschreibung und Vergabe für unsere Kunden übernehmen kann, ist die Verknüpfung de eEinkaufes mit der eVergabe hergestellt. Darüber hinaus entbindet der Service der B_I unsere Kunden vom Umgang mit einer eVergabeplattform.

VdZ: Können Sie genauer erklären, wie Ihre webbasierten Technologien die Erstellung elektronischer Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck ermöglichen?

Schmidt: Jede Bestellung, die im operativen Tagesgeschäft über unser Einkaufsportal abgewickelt wird, ist dokumentiert und lässt sich als Datensatz zu unterschiedlichsten Berichtsformen aufbereiten. Zum Beispiel auch in ein standardisiertes, elektronisches Leistungsverzeichnis. Innerhalb weniger Stunden erzeugen wir das gewünschte LV nach Aufforderung durch den Kunden.

VdZ: Welche konkreten Vorteile ergeben sich aus Ihrer Lösung im Vergleich zu bisherigen Arbeitsweisen?

Schmidt: Das durch uns erzeugte Leistungsverzeichnis wird durch unseren Kunden, inklusive Rahmenvertrag auf die gewünschte eVergabeplattform hochgeladen. Das Leistungsverzeichnis ist einerseits Grundlage für die Angebotserstellung von Unternehmen. Es dient der Vergabestelle gleichzeitig als belastbares, vergleichbares Instrument zur einfachen Angebotsauswertung. Ebenso beinhaltet das Leistungsverzeichnis für uns als Einkaufsdienstleister erforderliche Informationen für das nachgeordnete Katalogmanagement. Eine zentrale Datei enthält gewissermaßen alle erforderlichen Informationen für Unternehmen, Verwaltung und uns als Dienstleister, damit es nach der Vergabe gleich nahtlos weitergehen kann.

VdZ: Wie wird der Service zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen und die Durchführung der Vergabe in der Praxis umgesetzt? Gibt es eine Schulung oder Unterstützung für die Mitarbeitenden?

Schmidt: Alle unsere Kunden erhalten die durch uns erzeugten Leistungsverzeichnisse zur Prüfung, Anpassung und Freigabe. Wir sorgen für das endgültige Format für die eVergabeplattform. Der Umgang mit den Leistungsverzeichnissen ist selbsterklärend, gut dokumentiert sowie durch Tutorials unterstützt. Eventuelle Fragen werden mit Hilfe unseres Helpdesks geklärt. Sobald der Ausschreibungs- Vergabeservice mit B_I zusätzlich gewünscht wird, verweisen wir unseren Kunden direkt an das erfahrene Service-Team der B_I, die mit unserem Kunden die gewünschte „Fertigungstiefe“, vom Upload bis hin zur Vergabe/Submission, abstimmt.

► Hier geht´s zu den Erfolgsgeschichten der TEK-SERVICE AG: www.vdz.org/partner/tek-service-ag