Agil und wertebasiert: Wie sich der Kreis Soest dem Thema Führung im Digitalisierungsprozess nähert
Im Gespräch mit Dr. Corinna Kaesler, Leiterin Personal- und Organisationsentwicklung
Von Juli 2017 bis Dezember 2019 – so der angesetzte Projektzeitraum – will die Projektgruppe aus Soest Maßnahmen und Lösungsstrategien für konkrete Fragestellungen in Hinblick auf Führungskräfte im Öffentlichen Sektor entwickeln. Von Beginn an verband man das Projekt FührDiV eng mit den Veränderungen im Kontext des Digitalisierungs-Projektes „Zentraler Einkauf“ und strebt an, beide als gemeinsamen Prozess optimal zu gestalten. Dieser tangiert gleichzeitig alle Prozesse der Soester Verwaltung und erstreckt sich über nahezu alle Organisationseinheiten. Somit finden sich auch Vertreter unterschiedlichster Abteilungen in der Projektgruppe zusammen: „Verschiedene Führungskräfte, die Personal- und Organisationsentwicklung, Vertreter aus der IT, die Gleichstellungsbeauftragte sowie der Personalratsvorsitzende und dessen Stellvertreter, da es ja ein beteiligungsorientiertes Projekt ist“, so Kaesler.
Fokus und Fragestellungen
Die größte Herausforderung im Zuge der Digitalisierung wird in Soest nicht in der technischen Umsetzung sondern in der Neuorganisation der Arbeitsabläufe und der praktischen Umsetzung durch die Beschäftigten gesehen. Somit richtet sich der Projektschwerpunkt insbesondere auf die Führungskräfte und wie es jenen gelingen kann, die Veränderungen angemessen zu begleiten.
Folgende Fragestellungen werden daher im Laufe des Projektzeitraums die Richtung vorgeben:
- Was bedeutet Führung in der Verwaltung der Zukunft?
- Wie wird und muss sich Führung verändern bei steigender Flexibilität in der zeitlichen und räumlichen Arbeitsorganisation?
- Welche Ansatzpunkte sind sinnvoll, um diese Gestaltungsaufgaben anzugehen?
Warum Führungskräften und deren Entwicklung in der Pilotorganisation Soest eine Schlüsselrolle zukommt, begründet die Personal- und Organisationsentwicklerin wie folgt: „Führungspersonen spielen eine große Rolle in der Entwicklung von Zielen und Visionen, gestalten die Organisation mit, begleiten Veränderungsprozesse und haben dabei ganz unterschiedliche Aufgaben. Als Personalentwicklerin muss man jene Mitarbeiter besonders auf Veränderungen vorbereiten, schauen, welche Kompetenzen hier gebraucht werden und sie dabei unterstützen, ihre Vorbildfunktion in Hinblick auf Umsetzung und Offenheit im Umgang mit Veränderungen wahrzunehmen“.
Agile und werteorientierte Herangehensweise
Kaesler betont die Entwicklung und Erarbeitung jener Ziele, die sukzessive verläuft und das erst im Verlauf deutlich wird, welche Bedarfe sich genau daraus entwickeln. „Wir wollen im Dialog mit den Führungskräften eruieren, welche Erwartungen die Führungskräfte mitbringen, was sie selbst erlernen möchten und wobei wir sie unterstützen können. Der Fokus liegt ja vor allem darin, das Projekt bzw. konkrete Umsetzungsschritte gemeinsam zu erarbeiten, um die notwendige Akzeptanz zu schaffen“ und fügt hinzu, dass es nicht Ziel agiler Management-Methoden sei – die man in Soest zunehmend aufbaut – „(…) ein Projekt von vornherein schon komplett durchzuplanen“.
Wichtig sei es im Zuge solcher gravierenden Veränderungen zudem, das Werteverständnis nicht außer Acht zu lassen und ebenso in die Entwicklung von Ideen und Methoden für eine optimale Begleitung des Digitalisierungsprozesses in die Verwaltung einfließen zu lassen. Die Fragen „nach welchen Grundprinzipien wollen wir handeln, welche Aspekte müssen wir im Auge behalten, um auf dieser Grundlage gute Arbeitsformen für alle Beteiligten entwickeln zu können“, setzt Kaesler damit ebenso zentral.
Somit hat es sich auch als eine gute Idee der Projektleiterin Martina Dierks erwiesen, schon vor dem eigentlichen Projektstart des Digitalisierungsprojekts „Zentraler Einkauf“ Beschäftigte aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung zu „kreativen“ Workshops einzuladen. „Hier ging es darum, transparent das Veränderungsvorhaben darzustellen und unter Nutzung der Walt-Disney-Methode Anregungen und Bedenken zu thematisieren und Mitgestaltung zu ermöglichen“.
Die Walt Disney Methode ist eine kreative Methode, die Phantasie und Vorstellungskraft fordert. Auf Basis eines Rollenspiels wird ein Sachverhalt aus drei Blickwinkeln betrachtet und diskutiert, was bei der alltagstauglichen Konkretisierung von Zielen und Visionen helfen kann.
Kreative Ansätze und Walt Disney-Methode – da liegt die Frage nach der Wirkung und Reaktion bei den Mitarbeitern nicht fern: „Die Beschäftigten akzeptieren selbst mitgestaltete Veränderungsprozesse einfacher und können sich besser damit identifizieren. Zudem wurden die gewünschten Veränderungen gemeinsam von der visionären, der kritischen und der realisierbaren Sicht durchdacht, was zusätzlich eine stabile Grundsäule für die anstehenden Veränderungen schafft“, so die Einschätzung der Projektleiterin Martina Dierks.
Erste Schritte und aktueller Stand
Im Rahmen der ersten drei Workshops, begleitet durch ein Beratungsunternehmen, wurde sich insbesondere dem Thema Akzeptanzförderung und Kommunikation angenommen, um sich der Fragestellung zu nähern, wie Beschäftigte in den Veränderungsprozess eingebunden und die Akzeptanz für neue Arbeitsweisen sowie neue technische Lösungen gefördert werden können. Hier wurden erste Ideen und Maßnahmen sowie Veranstaltungsformate, Formen des dialogischen Austauschs und agilen Projektmanagements entwickelt. „So ist zum Beispiel die Weiterentwicklung des Intranets mit Möglichkeiten der Interaktion und Vernetzung, eine Führungskräftekonferenz zum Thema Digitale Führung und ein Aktionstag „Digitalisierung als Chance“ für alle Beschäftigten angedacht“, konkretisiert Kaesler die ersten Schritte im Projektverlauf.
Die Begleitung durch das Beratungsunternehmen ist durch das INQA Projekt fest installiert. Insbesondere für die Durchführung der regelmäßig stattfindenden Projektgruppen-Sitzungen liefere dies, laut Kaesler, eine gute Unterstützung: „Die Berater moderieren, geben auf Wunsch Input zu bestimmten Themen und begleiten uns nach unseren Zielvorstellungen. Die inhaltlichen Ideen stammen aber direkt aus der Projektgruppe und es ist relativ offen gehalten, wie sich diese Zusammenarbeit weiterentwickeln wird “.
