"Ihr seid die Zukunft der Verwaltung!"

An jenem Morgen im Februar führte der Arbeitsweg für über 100 Nachwuchskräfte aus Deutschlands Verwaltungen  einmal nicht in die gewohnte Amtsstube, sondern ins Microsoft Atrium im Herzen Berlins zur Auftaktveranstaltung des 3. Barcamps U30. Dass dies kein normaler Arbeitstag werden sollte, zeigte sich den Teilnehmenden schon kurz nach ihrer Ankunft: Noch vor einer Stärkung und einem ersten Kaffee wurden sie dazu angehalten, ihre Sitzgelegenheiten für den Tag selbst zusammenzubauen. Das korrekte Zusammenfalten glückte zwar nicht allen auf Anhieb, nach und nach füllte sich der leere Raum aber mit den Papphockern, die Agilität in unterschiedlichsten Arbeitsformaten ermöglichen sollten.

„Seid laut – ihr seid die Zukunft der Verwaltung!“

Beim Barcamp erarbeiten die Teilnehmenden außerhalb des gewohnten Umfelds, in kreativer Atmosphäre und mit agilen Arbeitsmethoden Ideen für die Verwaltung der Zukunft. Diese Gelegenheit zu nutzen, dazu ermunterten auch die Eröffnungsredner*innen.  Sebastian Stern (McKinsey & Company, Inc.), Christoph Seitz (Microsoft Berlin) und Felicitas Belok (Orphoz / McKinsey & Company) freuten sich „die Zukunft der deutschen Verwaltung“ vor sich zu haben und forderten die Teilnehmenden auf, „heute ein bisschen lauter zu werden“. Tim Schneider (Justizbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg), letztes Jahr noch regulärer Barcamp-Teilnehmer, dieses Jahr in der Rolle als Kleingruppen-Moderator, ermutigte die Teilnehmenden zu einer „angenehmen Verrücktheit außerhalb der üblichen Strukturen“. Er sei letztes Jahr zwar mit gemischten Gefühlen aus Skepsis („Was zur Hölle soll das?“) und Vorfreude angereist, sei am Ende des Tages aber mit vielen Ideen, neuen Ansätzen und guten Kontakten nach Hause gefahren.

Nach den Eröffnungsworten hieß es für die Teilnehmenden aber erst einmal selbst aktiv werden. Innerhalb von zwei Minuten sollten sie die größten Herausforderungen für die Verwaltung der Zukunft aufschreiben und anschließend im Plenum diskutieren. Dabei waren sich alle recht einig: Sicherstellung der digitalen Kompetenz, Verbesserung des Wissensmanagements innerhalb der Verwaltung und Mut zu neuen Methoden und Ansätzen waren für die Teilnehmenden zentral.

Im Zentrum steht beim Barcamp jedoch nicht die Problembeschreibung, sondern konkrete Lösungsansätze. Ziel des Morgens war es darum, innerhalb von kurzer Zeit möglichst viele Ideen zu generieren. Dabei stand Quantität in einem ersten Schritt vor Qualität. Innerhalb von acht Minuten sollten die Teilnehmenden acht Ideen auf Papier bringen, die erst selbst, später dann in 20 Kleingruppen priorisiert wurden. Unterstützt von Kleingruppen-Moderatoren wählte jede Arbeitsgruppe  aus der Vielzahl an Ideen schließlich eine  aus.

Neu beim 3. Barcamp U30: Unterstützung und Begleitung durch Projekt-Paten

Nach der Mittagspause, die von vielen Teilnehmenden fleißig weiter für fachliche Diskussionen genutzt wurde, sollten nun die ausgewählten Ideen konkretisiert werden. In der gesamten Veranstaltungslocation wurden leere Papierwände angebracht, die die Gruppen mit den wichtigsten Eckwerte ihrer Idee füllten. Dieses Jahr unterstützen erstmalig  acht erfahrene Führungskräfte aus Verwaltung und verwaltungsnahen Institutionen die Teilnehmenden. Die Projekt-Paten sollen die Kleingruppen im gesamten Prozess von der Ideen-Generierung bis hin zur Umsetzung begleiten.

Auch die Projekt-Paten, die von den Teilnehmenden zum Abbau möglicher Hemmungen konsequent geduzt wurden, ermutigten die Teilnehmenden die Chance dieser Veranstaltung zu nutzen und "Out of the Box" zu denken. Cordula Kießling, Referatsleiterin im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, meinte "ihr seid das Rütteln, bringt euch ein!" und Maximilian Peter von der kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) bezeichnete die Teilnehmenden als "das Herz der Digitalisierung".

Nach dieser Konkretisierungsphase ging es schließlich ans Präsentieren. Nicht nur Stift und Papier, auch Lego, Knete und weiteres Bastelmaterial stand den Kleingruppen zur Verfügung, um ihre Idee im Plenum vorzustellen. Erlaubt war alles - nur nicht die zuvor ausgearbeiteten Ideen-Plakate. Dementsprechend kreativ zeigten sich die Kleingruppen: Es wurden Theaterstücke aufgeführt, Geschichten erzählt und sogar eine Verwaltung der Zukunft mit Lego nachgebaut. Als besonders beliebte Requisite zeigten sich bei den Kleingruppen auch die selbst zusammengebauten Papphocker.

Acht Ideen werden weiterverfolgt

Doch die Auftaktveranstaltung ist  erst die Grundsteinlegung: In den nächsten Monaten werden die erarbeiteten Ideen, begleitet von je einem Projekt-Paten, ausgearbeitet und weiterentwickelt. Bereits im März treffen sich die Kleingruppen und die Projekt-Paten ein zweites Mal und konkretisieren die Ideen. Die ausgearbeiteten Projekte werden schließlich im Juni auf dem 8. Zukunftskongress Staat & Verwaltung einem breiten Publikum aus Politik, Verwaltung und Wirtschaft vorgestellt.

Da jeder der acht Projekt-Paten ein Projekt begleitet, mussten sich die Teilnehmenden am Schluss der Auftaktveranstaltung für acht Ideen entscheiden. Welche Ideen weiterverfolgt werden sollen, entschieden sie durch das Verteilen von farbigen Klebepunkten. Die Sieger Ideen haben vor allem die Verbesserung verwaltungsinterner Prozesse als auch die Vereinfachung der Beziehung zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern zum Ziel.

Die acht Sieger-Ideen

Letzteres soll mithilfe von neuen Online-Lösungen erreicht werden: Durch flexibel einsetzbare und digital verfügbare Dolmetscher soll die Kommunikation mit fremdsprachigen Antragsstellenden vereinfacht werden (Transler Amt - wir verstehen uns). Mit einem standardisierten "Bestellstatus" sollen Bürgerinnen und Bürger, ähnlich wie bei der Post und DHL, über den aktuellen Bearbeitungsstatus ihrer angefragten Verwaltungsleistung transparent informiert werden (der gläserne Verwaltungsweg). Mit einer übersichtlichen und umfassenden App sollen Bürgerinnen und Bürger, sortiert nach Lebenslage, Zugriff auf alle Verwaltungsleistungen bekommen (SVApp). 

Verwaltungsinterne Prozesse sollen durch agile Arbeitsmethoden und neue Online-Plattformen verbessert werden. So sollen, ähnlich wie bereits in der Privatwirtschaft zu finden, in Verwaltungsgebäuden Räume für freies Denken und agiles Arbeiten geschaffen werden (Workflix Room). Die Idee der Digitalisierungslabore im Zusammenhang mit der OZG-Umsetzung soll im Verwaltungsalltag integriert,  für andere Themen angewandt (Therapie für die Verwaltung - Innocamp/Barcamp) und die Verwaltungsausbildung junger Fachkräfte flexibilisiert und mit neuen Methoden ergänzt werden (Moderne Ausbildung 4.0). Mit einer Online-Plattform, angelehnt an Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter, sollen zudem der Austausch, das Wissensmanagement und die Kommunikation innerhalb sowie zwischen Behörden vereinfacht werden (Office-Book).