Stadt Wuppertal: Mobil-App verbessert interne Kommunikation

Bei der Stadtverwaltung Wuppertal und ihren Eigenbetrieben arbeiten rund 5.000 Beschäftigte. Das Sozialamt arbeitet anders als der Zoo, die Kämmerei anders als das Kulturbüro. Umso wichtiger ist es, dass trotz der Unterschiede alle denselben Informationsstand haben. Deshalb wird die interne Kommunikation schon lange als wichtiges Thema behandelt.

Das Mitteilungsblatt, welches interne Informationen und Personalnachrichten kompakt zusammenfasst und alle vier Wochen erscheint, wurde bereits 2007 durch ein verwaltungsweites Intranet ergänzt. Das ist sozusagen das digitale schwarze Brett, über welches sich die Mitarbeitenden über News, Stellenanzeigen, Dienstanweisungen, Ansprechpartner*innen und vieles mehr informieren können. Da auf dieses jedoch lediglich die Angestellten mit Computerarbeitsplatz Zugriff haben, konnten auch mit dieser Maßnahme nicht alle Mitarbeitenden erreicht werden. Daher bekam das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung von der Stadtverwaltung Wuppertal im Mai 2018 den Auftrag, eine Mitarbeiter*innen-App zu entwickeln. Im Rahmen eines Piloten wurde die App auf Basis von Android und iOS im Dezember 2018 bereitgestellt, um einen ersten Ausblick für die Mitarbeitenden der Verwaltung auf die digitale Zukunft zu bieten.

Informationen einfach und schnell abrufen

Die App sollte nicht nur die Qualität der internen Kommunikation auf ein ganz anderes Level stellen, sondern vor allem auch dafür sorgen, dass Mitarbeitende ohne regulären Arbeitsplatz mit Unternehmensinformationen versorgt werden können. Das Ziel war wie folgt definiert: „Für die Mitarbeiter*innen der Stadt Wuppertal soll als weiterer Kanal (neben dem Intranet) eine Mitarbeiter*innen-App bereitgestellt werden. Im Rahmen der App sollen Informationen, aber auch Dienstleistungen, die später im Rahmen der Modellkommune digitalisiert werden, einfach, schnell und jederzeit von Smartphones und Tablets (auch privaten Geräten) abrufbar sein.“ Als Muss-Kriterien wurden aktuelle Meldungen aus dem Intranet, ein Telefonbuch, interne Stellenausschreibungen, das Mitteilungsblatt und die Bearbeitung der Benutzerdaten festgelegt und umgesetzt. Jeder Mitarbeitende sollte in die Lage versetzt werden, die Mitarbeiter*innen-App auf das private Smartphone zu laden.

Da der Benutzerkreis auf die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Wuppertal und ihre Eigenbetriebe beschränkt war, konnte die App nicht in den jeweiligen App Stores zur Verfügung gestellt werden, sondern wurde über eine Webseite zum Herunterladen angeboten. Die einmalige Anmeldung zur Verwendung der App erfolgt mittels der Personalnummer und einem Passwort. Nach dem Beenden und einem erneutem Start der App ist eine weitere Anmeldung nicht erforderlich. Aus der Personalnummer und dem Passwort wird ein Schlüssel gebildet, welcher bei zukünftigen Starts für die Anmeldung verwendet wird.

Besonders beliebt ist die Telefonbuchfunktion innerhalb der App. Nach Eingabe eines Namen, der Organisationseinheit oder einer Rufnummer wird eine Ergebnisliste mit den Treffern angezeigt. Nach Auswahl eines Eintrags aus der Trefferliste werden alle wichtigen Kontaktinformationen angezeigt. Mit Klick auf die Telefonnummer wird die gesuchte Person vom Smartphone angerufen.

Insbesondere in den letzten Monaten wuchsen die Anforderungen an die interne Kommunikation sprungartig weiter. Da die meisten Beschäftigten die Mitarbeiter*innen-App schon auf ihren privaten Smartphones oder Tablets installiert hatten, konnte diese verstärkt zur Krisen-Kommunikation genutzt werden. Für alle, die ihr Kennwort vergessen hatten, wurde kurzfristig eine „Kennwort vergessen?“-Funktion entwickelt, über welche ein temporäres Kennwort per E-Mail zugesandt oder unter Angabe der Telefonnummer auch per Rückruf mitgeteilt wird. Zudem wurde ein ausführlicher Installationsleitfaden für alle, die die App aufgrund von technischen und persönlichen Barrieren noch nicht installiert hatten, entwickelt.

Mehr als 3.000 aktive Nutzer*innen

Die Begeisterung der Mitarbeitenden zeigt sich in den Kennzahlen – inzwischen wurde die App, die es für Android und iOS gibt, knapp 6.000 Mal heruntergeladen. Mehr als 3.000 Mitarbeitende nutzen die App regelmäßig. Vor allem auch diejenigen im Homeoffice oder ohne Computerarbeitsplatz wissen die App und deren Push-Funktion zu schätzen.

Die App wird als „Work in progress“-Entwicklung verstanden, wodurch kleinere Fehler durch entsprechende Updates schnell bereinigt und neue Funktionen eingespielt werden können. Innerhalb der letzten sechs Monate wurde die App enorm weiterentwickelt und optimiert. Externe Links wurden eingebunden, damit alle Inhalte in der App barrierefrei zur Verfügung stehen. Auch an der Möglichkeit der digitalen Übermittlung von Krankmeldungen wird gearbeitet. Das Starten eines Krankmeldungsworkflows wäre dann ohne Gang zum Briefkasten vom Sofa aus möglich. Parallel werden laufend neue Funktionen in einer Beta-Version mit einer Testgruppe auf Funktionalität und Tauglichkeit überprüft.

Neben standortübergreifenden Informationen, transparenter Kommunikation, digitaler Vernetzung und Abschaffung von lästigen Medienbrüchen gehört die Mitarbeiterzufriedenheit zu einem Hauptziel der App. Weniger Top-Down-Kommunikation, mehr Vernetzungsmöglichkeit zwischen den Angestellten und vom Angestellten zum Vorgesetzten sollen zur besseren Identifikation der Mitarbeiter*innen mit ihrer Arbeitergeberin beitragen.

Aufgrund der Eigenentwicklung hat die Stadtverwaltung Wuppertal eine auf ihre Ansprüche zugeschnittene App bekommen – speziell für ihre Mitarbeiter*innen und CD-konform. Als kommunaler IT-Dienstleister bietet das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Wuppertal diesen Service auch für andere Kommunen an.