„Aus Sicht des Bürgers ist der Föderalismus nicht relevant“
Synergien nutzen und bestmöglichen Service bieten – Digitalisierung in Niederösterreich
Die Digitalisierung in Niederösterreich lenkt u.a. die Geschäftsstelle für Technologie und Digitalisierung, welche im Juni 2017 gegründet und seit jeher in der Abteilung Wirtschaft, Tourismus und Sport, vertreten durch Landesrätin Dr. Petra Bohuslav, beim Amt der Niederösterreichischen Landesregierung angesiedelt ist. Kerstin Koren leitet die Geschäftsstelle. Die Angliederung der Digitalisierungsstrategie und Entwicklung im Wirtschaftsressort sieht Koren als Vorteil: „Die Digitalisierung ist zu breit, um sie ausschließlich bei der IT anzusiedeln.“ Der Blick auf die Unternehmen und das Netzwerk des Ressorts bringe eine besondere Sichtweise mit sich, welche die Digitalisierung des Landes voranbringe.
Die Geschäftsstelle bringt interne und externe Stakeholder verschiedener Bereiche zusammen, um die digitale Transformation und eine effiziente und effektive Verwaltung gemeinsam zu gestalten. Die Aufgabe der Geschäftsstelle ist es, Potenziale zu erkennen und zu nutzen. Sie operiert als Koordinatorin von Innovationsprojekten und kommuniziert Best-Practice-Beispiele, um Lerneffekte für andere Verwaltungen zu ermöglichen.
Einheitliches Serviceniveau und Fehlerkultur
Um die Digitalisierung in allen Verwaltungen voranzubringen, hebt die Leiterin der Geschäftsstelle drei wichtige Punkte: Kundenzentrierung, Pilotierung und Fehlerkultur. Das interne Testen oder die Pilotierung in Modellgemeinden seien zwingend notwendig, um gute digitale Produkte zu liefern, so Koren. „Eine Null-Fehler-Politik funktioniert bei Digitalisierung nicht!“ Stattdessen sollen die Leistungen gemeinsam mit den „Kunden“ – also Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen – weiterentwickelt werden. Die Verwaltung solle den Servicegedanken der Unternehmen noch viel stärker verinnerlichen. „Aus Sicht des Bürgers ist der Föderalismus nicht relevant.“
Die Verwaltung muss sich als eins begreifen.
Koren sieht die föderalen Strukturen des Landes weder als Chance, noch als Nachteil. Die Spezialisierung von Ländern und Gemeinden auf Teilgebieten kann zwar hilfreich sein, da die anderen Verwaltungen von dem erworbenen Wissen lernen können, jedoch sollte die Verwaltung als Einheit funktionieren. Ob Bund, Land oder Gemeinde – die Verwaltungsleistung sollte für Bürgerinnen und Bürgern möglichst einfach zugänglich sein: „Die Verwaltung muss sich als eins begreifen.“
Behördengang per Smartphone
Österreich hat dafür auf Bundesebene die Applikation „Digitales Amt“ pilotiert, die mit der neuen Regierungsbildung auch für Gemeinden nutzbar gemacht werden soll. Die App ermöglicht, Amtswege einfach und schnell online mit dem Smartphone oder Tablet zu erledigen. Zur Identifikation ist eine Face- oder Touch ID am mobilen Endgerät sowie eine zweistufige Anmeldung über ein weiteres Endgerät bei der Erstanmeldung nötig. Für alle Vorgänge nach der abgeschlossenen Abmeldung genügt die Identitätsbestätigung per Handysignatur.
Mithilfe der Applikation können beispielsweise eine Änderung des Wohnsitzes gemeldet oder eine Wahlkarte beantragt werden. Des Weiteren bietet die App Möglichkeiten zur Eigenorganisation, wie zum Beispiel die Ablage eines Bildes für den neuen Reisepass, Fristerinnerungen oder Aufgabenlisten für Behördengänge.
Digitalreport Niederösterreich
Für das Jahr 2018 hat die Geschäftsstelle für Technologie und Digitalisierung erstmalig einen Digitalreport für Niederösterreich veröffentlicht. Dieser umfasst die Digitalstrategie, die Umsetzungsschritte, Handlungsfelder und Innovationsprojekte, bisherige Erfolge und einen Ausblick. Die Digitalstrategie setzt sich aus drei Stoßrichtungen zusammen: Digitaler Fitness, Digitaler Infrastruktur und Digitale Lösungen. Die Digitalisierung der Verwaltung ist im Bereich „Digitale Lösungen“ verankert. Exklusive der Personalkosten wurden im Jahr 2018 16 Millionen Euro in insgesamt 202 Digitalisierungsprojekte investiert.
Als ein besonderes Digitalprojekt nennt Geschäftsstellenleiterin Kerstin Koren das Projekt „Babypoint“, das österreichische Pendant zum Projekt ELFE. Mit der Geburt des Kindes übermittelt die Klinik sämtliche Informationen an das Standesamt, Leistungen wie Kindergeld werden automatisch beantragt. In Kliniken in Niederösterreich findet der Baby-Urkundenservice bereits Anwendung.
Des Weiteren arbeite man an einer Mitarbeiter-App, welche es Personen mit öffentlichen Aufgaben erlaubt, mobil, ohne festen Arbeitsplatz, zu arbeiten und mit direkter e-Aktenanbindung zu dokumentieren.
digi-contest – ein Wettbewerb für innovative digitale Projektideen
Im digi-contest konnten alle rund 40.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Niederösterreichischen Landesdienstes Projektideen einreichen. Von den insgesamt 79 Einreichungen werden nun vier Gewinnerprojekte umgesetzt. Während es derartige Konzepte für Fördergelder des Landes oder Bundes in Deutschland bereits gibt, geht der digi-contest noch einen Schritt weiter. „Circa 25 Prozent der Ideen werden bereits in Digitalprojekten des Landes umgesetzt. Wir haben die Contest-Teilnehmer mit den Projektleitern zusammengebracht“, erklärt Koren. Beispielsweise wird im Projekt „Kindergarten 2020“ aktuell an einer Software zur Kindergartenverwaltung gearbeitet. Das Kindergartenwesen ist in Österreich stark föderalistisch geprägt, einige Zuständigkeiten liegen bei der Gemeinde, andere auf Landesebene. Mithilfe von „Kindergarten 2020“ soll die Mitarbeiterverwaltung und das Rechnungswesen zentral gebündelt werden. Durch den Contest wurden weitere Erzieherinnen und Erzieher sowie Kindergärtner und Kindergärtnerinnen zum Digitalprojekt hinzugeholt. Die neue Perspektive trägt positiv zur Usability bei und gewährleistet durch den praktischen Blickwinkel eine bessere Nutzerakzeptanz.
