Stadt Ludwigsburg arbeitet mit digitalem Warenhaus
Über die Einkaufslösung DIWA kaufen 2.000 Mitarbeiter der Stadtverwaltung nachhaltig ein
Seit Januar 2021 sind Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit fest in digitale Einkaufsprozesse der Stadt Ludwigsburg integriert. Durch den Einsatz von DIWA, der Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG, können Rahmenverträge besser gesteuert werden.
„Wir kennen nun jeden Artikel, haben Kennzahlen, können qualifiziert ausschreiben und den Ausbau von Sortimenten, auch unter Aspekten der Nachhaltigkeit, vorantreiben“, sagt Lars Keller, Leiter des Bereichs Zentrale Beschaffung und Vergabe (ZBV) der Stadt Ludwigsburg. „Darüber hinaus ergeben sich durch die Bündelung der Teams Einkauf, Vergabe und Kompetenzstelle Nachhaltige Beschaffung enorme Synergien und positive Effekte.“ Mit 4 Sortimenten war man für 200 Besteller am Start.
Die Projektidee, die zur Neustrukturierung und Digitalisierung des Einkaufs führen sollte, wurde 2018 auf den Weg gebracht. Anfang 2020 begann die Umsetzungsphase – unter erschwerten Corona-Bedingungen. Als erstes wurde der Bereich Zentrale Beschaffung und Vergabe eingerichtet. Hohe Priorität hatte dabei die Vergabe und Einführung eines E-Procurementsystems. Bereits im September 2020 berichtete Lars Keller dem Gemeinderat über den weiten Weg von der eigenverantwortlichen, dezentralen Beschaffung hin zur Steuerung eines zentralen Einkaufs für alle Organisationseinheiten.
Potentiale werden jetzt voll ausgeschöpft
Rückblickend beschafften rund 200 Besteller C-Artikel bei vielen Lieferanten und erzeugten ein entsprechend großes Rechnungsaufkommen. Wertvolle Bündelungseffekte, die zu Preisvorteilen geführt hätten, gingen in der Vergangenheit oft verloren. Das Potential von Rahmenverträgen konnte, geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, nicht voll ausgeschöpft werden. Durch die Verteilung auf viele Budgets und Lieferanten war die Erarbeitung belastbarer Leistungsverzeichnisse für Ausschreibung und Vergabe kaum möglich. Das alles gehört nun der Vergangenheit an.
