Digitalisierung darf Papier nicht nur digital abbilden
CIO Solonar-Unterasinger über KI, Kommunen und Souveränität
Verwaltung der Zukunft: Sie haben sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet. Welche Denkweisen aus der Wirtschaft fehlen der Verwaltung manchmal – und umgekehrt?
Louisa Solonar-Unterasinger: Ich empfinde es als besonders sinnstiftend, im öffentlichen Dienst und für die Allgemeinheit zu arbeiten. Meine Erfahrungen aus der Privatwirtschaft, aber auch aus der Zeit im österreichischen Bundesfinanzministerium bieten zahlreiche Aspekte, die der jeweils anderen fehlen bzw. diese bereichern würden.
In der Privatwirtschaft sind kurze Entwicklungszyklen für Produkte, hohe Ergebnisorientierung und meist auch eine gewisse Experimentierfreude bei der Suche nach neuen Wegen prägend. In der Verwaltung liegt hingegen der Fokus auf Rechtssicherheit, Transparenz und einer sorgfältigen Abwägung unterschiedlicher Interessen.
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Ihre Verbindung ist aus meiner Sicht für die Verwaltung der Zukunft ein erstrebenswertes Zielbild. Transparenz und Rechtssicherheit müssen weiterhin die Eckpfeiler von Entscheidungen bleiben. Die Entwicklungszyklen für Produkte und Leistungen müssen sich jedoch verkürzen und vor allem die Kundenorientierung muss sich weiter erhöhen. Nur wenn wir als Verwaltung Produkte und Leistungen niedrigschwellig anbieten, finden sie Akzeptanz bei Bürgerinnen und Bürgern sowie bei den Beschäftigten der Verwaltung. Des Weiteren ist es wichtig, dass die Verwaltung von Beispielen aus der Wirtschaft lernt und an ihre eigenen Rahmenbedingungen anpasst. Nur so schaffen wir es, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln und modern zu bleiben.
Die Verbindung der Ansätze aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung ist aus meiner Sicht für die Verwaltung der Zukunft ein erstrebenswertes Zielbild.
VdZ: Die Strategie „Digitale Verwaltung Hessen“ setzt auf eine nutzenorientierte Verwaltung. Wo steht Hessen heute und woran messen Sie den Erfolg?
Solonar-Unterasinger: Mit der Strategie „Digitale Verwaltung Hessen“ verfolgen wir das Ziel, Verwaltungsleistungen konsequent an den Bedürfnissen von Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Beschäftigten der Verwaltung auszurichten. Hessen gehört zu den wirtschaftsstärksten Regionen Deutschlands und sieht die digitale Transformation als strategische Aufgabe, um Staat und Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen.
Mit Projekten wie der Modernisierung des Dokumentenmanagements (DMS 4.0), einem der größten Digitalisierungsprojekte der hessischen Landesverwaltung zur elektronischen Aktenführung, dem Aufbau einer Multi-Cloud-Umgebung sowie einer sicheren, interoperablen und föderal vernetzten IT-Infrastruktur schaffen wir die Voraussetzungen für durchgängige digitale Verwaltungsprozesse. Gleichzeitig treiben wir Standardisierung, Cybersicherheit und den Einsatz neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz voran. Die Multi-Cloud-Infrastruktur stärkt die digitale Resilienz und Souveränität und bildet zugleich eine Grundlage für zentrale Vorhaben der Verwaltungsdigitalisierung wie Registermodernisierung und den KI-Einsatz. Hessen übernimmt im IT-Planungsrat die Themenpatenschaft für die „Digitale Infrastruktur“ und gestaltet die föderale Zusammenarbeit aktiv mit.
Erfolg messen wir nicht allein an der Zahl digitaler Angebote, sondern daran, ob Verwaltung für die Menschen einfacher, schneller und transparenter wird – wie in den sechs Nutzenversprechen der DVH beschrieben. Dazu gehören medienbruchfreie Prozesse, die Vermeidung von Mehrfacheingaben durch die Umsetzung des „Once-Only“-Prinzips, sichere und vertrauenswürdige digitale Dienste sowie eine stärkere Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger, beispielsweise über das landesweit und inzwischen auch den Kommunen zur Verfügung stehende Beteiligungsportal Hessen. Digitalisierung verstehen wir dabei als einen langfristigen organisatorischen und kulturellen Wandel, der die Verwaltung effizienter, serviceorientierter und zukunftsfähiger macht.
VdZ: Wie schaffen Sie den Spagat zwischen langfristiger IT-Strategie und kurzfristigem politischen Erwartungsdruck?
Solonar-Unterasinger: Eine zukunftsfähige IT-Strategie darf kein starres Monument sein, das für jede neue Legislaturperiode abgerissen und neu gebaut werden muss, sondern es muss wie ein stabiles Fundament funktionieren, auf dem man schnell neue Räume anbauen kann. Unsere Aufgabe als Verwaltung ist es, den politischen Entscheidungsträgern diesen Umstand immer wieder bewusst zu machen und für ein stabiles Fundament zu sorgen. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass kurzfristige politische Anforderungen zu unserem Alltag gehören und dieses Spannungsverhältnis immer wieder neu moderiert werden muss. Der Spagat zwischen verschiedenen Ansprüchen kann nur durch transparentes Erwartungsmanagement, klare strategische Leitplanken und unterstützende Prozesse wie ein strategisches Portfoliomanagement gelingen. Es braucht Handlungsspielraum und Priorisierungsmechanismen, beispielsweise ein Portfolio mit klar definierten Kategorien wie strategischen Kernvorhaben und laufendem Betrieb sowie einem bewusst freigehaltenen Anteil für kurzfristige politische Prioritäten.
Um volatilen Rahmenbedingungen gerecht zu werden und kurzfristig auf neue Anforderungen und Rahmenbedingungen reagieren zu können, braucht es ein flexibles, anpassungsfähiges, agiles Vorgehen – und, falls erforderlich, auch mal den Mut zu einer Kurskorrektur.
Die Aufgabe besteht vor allem darin, eine Struktur zu bauen, in der politische Prioritäten strategiekonform umgesetzt werden können – und, wenn dies nicht möglich ist, das transparent und nachvollziehbar zu begründen.
VdZ: Viele Kommunen stehen bei der Digitalisierung unter Ressourcen- und Personaldruck. Wie unterstützt Hessen sie konkret? Gibt es in Hessen Kommunen, die bei der Verwaltungsdigitalisierung bereits als Vorbild dienen können?
Solonar-Unterasinger: Um die hessischen Kommunen bei der flächendeckenden und durchgehenden Verwaltungsdigitalisierung sowie bei der Konsolidierung der IT-Infrastruktur zu unterstützen, hat das Hessische Digitalministerium mit Beginn der neuen Legislaturperiode die „Digitaloffensive Kommunal“ mit den hessischen Kommunen initiiert. Verschiedene aufeinander abgestimmte Maßnahmen, abgeleitet aus den Bedürfnissen und Wünschen der Kommunen sowie den Best-Practice-Erfahrungen der letzten Jahre, bringen die kommunale Verwaltungsdigitalisierung voran:
- Eine enge Zusammenarbeit mit der kommunalen Ebene erfolgt über die „Kompetenzstelle Kommunale Verwaltungsdigitalisierung (KKV)“. Sie besteht aus sechs Personen und dient als zentrale Anlaufstelle der Kommunen für sämtliche Aspekte der kommunalen Verwaltungsdigitalisierung, insbesondere für die Umsetzung des OZG, der Anbindung von EfA-Verfahren und der Registermodernisierung.
- Hierzu kommen verschiedene Informations- und Austauschformate, wie beispielsweise der „Newsletter Digital-Kommunal“, die von der KKV initiierte digitale Veranstaltungsreihe „Digitale Kommune: Austausch am Freitag“ sowie die Präsenz der KKV auf zentralen Messen und Veranstaltungen.
- Eine finanzielle Entlastung erhalten die Kommunen durch die zentrale Finanzierung der Digitalisierungsplattform civento und des Statistik- und Analysetools eGOVSAD bis Ende 2029. Hierfür werden Mittel aus dem Programm „Starke Heimat Hessen“ im Umfang von jährlich 4 Mio. Euro eingesetzt.
- Das Beteiligungsportal des Landes Hessen steht seit Sommer 2025 allen hessischen Gemeinden, Städten und Landkreisen kostenfrei und flächendeckend zur Verfügung.
- Mit der Förderung „Smarte Kommunen und Regionen“ werden Kommunen bei der Umsetzung insbesondere interkommunaler innovativer Digitalisierungsvorhaben unterstützt. Hierfür stehen jährlich rund 15,5 Mio. Euro aus Mitteln des Programms „Starke Heimat Hessen“ zur Verfügung. Insgesamt konnten seit Beginn der Förderung im Jahr 2021 149 Projekte mit einem Volumen von rund 110 Mio. Euro bewilligt werden.
- Die Geschäftsstelle Smarte Region bietet den Kommunen und Lösungsanbietern neben einem Newsletter, eine Austausch- und Vernetzungsplattform über verschiedene Online-Formate und den jährlichen Landeskongress „Digitale Städte – Digitale Regionen“ sowie eine kostenlose Digitalisierungsberatung an. Darüber hinaus stärkt sie den Austausch von Best Practices und die Nachnutzung erfolgreicher Förderprojekte über eine Online-Datenbank und eine Toolbox.
- Darüber hinaus werden Kommunen in diesem und nächstem Jahr mit dem Förderprogramm „kommunal.digital.hessen“ bei der Beschaffung und Implementierung von Basistechnologien zur Verwaltungsdigitalisierung finanziell unterstützt.
Pilotprojekt zur flächendeckenden Bereitstellung digitaler Verwaltungsleistungen
Seit Sommer 2025 beteiligt sich Hessen außerdem als erstes Pilotland an einem Projekt mit dem Bundesdigitalministerium, um eine höhere Flächendeckung von digitalen Verwaltungsleistungen zu erreichen.
Ziel des Projekts ist die flächendeckende Einführung von fünf priorisierten digitalen EfA-Diensten in Hessen bis Ende 2026. Parallel soll eine nachnutzbare organisatorische Blaupause entwickelt werden, um diese auch anderen Ländern zur Verfügung zu stellen. Grundlage des Vorgehens ist die Analyse bestehender Umsetzungshemmnisse in sechs Pilotkommunen. Daraus wurden konkrete Lösungsmaßnahmen für eine landesweite Skalierung abgeleitet.
Folgende Leistungen werden nun priorisiert bis Ende 2026 in Hessen umgesetzt:
- Elektronische Wohnsitzanmeldung
- Digitaler Führerscheinantrag (Erstantrag, Begleitetes Fahren ab 17, Erweiterung, Führerscheinumtausch)
- Aufenthaltstitel, Aufenthaltskarten sowie aufenthaltsrelevante Bescheinigungen und Beschäftigungserlaubnisse
- Unterhaltsvorschuss Online
- Anlagengenehmigung und -zulassung
VdZ: Digitalisierung ist vor allem Veränderungsarbeit. Wie gewinnen Sie Mitarbeitende für den Wandel und wie gehen Sie mit Widerständen in großen Transformationsprojekten um?
Solonar-Unterasinger: Die beste Motivation für mich und meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Sichtbarkeit von Ergebnissen. Daran arbeiten wir aktiv und haben beispielsweise mit der IT-Architekturrichtlinie für die hessische Landesverwaltung wesentliche Meilensteine erreicht. Auch die KI-Strategie für die hessische Landesverwaltung ist bereits beschlossen und steht kurz vor der Veröffentlichung. Hindernisse und Widerstände können unterschiedliche Ursachen haben – etwa fehlende Informationen, zusätzliche Belastungen oder berechtigte Zweifel an der Praxistauglichkeit einer Lösung. Deshalb ist es wichtig, die Beschäftigten frühzeitig einzubeziehen und ihnen Möglichkeiten zur Mitgestaltung zu geben.
VdZ: Die DVH nennt digitale Souveränität als strategisches Ziel. Was bedeutet das für die IT-Beschaffung in Hessen konkret? Wie vermeiden Sie neue Abhängigkeiten von einzelnen Softwareanbietern oder Cloud-Plattformen?
Solonar-Unterasinger: Der Begriff „Digitale Souveränität“ wird an vielen Stellen teilweise unterschiedlich definiert. Aus Sicht des Digitalministeriums basiert sie auf drei Kernprinzipien:
- Entscheidungsfähigkeit: Digitale Souveränität beginnt mit bewussten, nachvollziehbaren Entscheidungen. Das Ziel ist dabei nicht die Autarkie, sondern eine bewusste Steuerung von Risiken und Abhängigkeiten. Für Neubeschaffungen sind strukturierte Kriterien für die Produktbewertung zu nutzen.
- Wechselfähigkeit: Souverän ist, wer realistische Wechseloptionen sicherstellt und bei Bedarf zu anderen Anbietern oder Infrastrukturen wechseln kann. So werden einseitige Abhängigkeiten reduziert und die Verhandlungsposition des Landes gestärkt. Dafür sind offene Schnittstellen, Containerisierung und providerübergreifende Backup- und Restore-Prozesse notwendig. Für kritische Verfahren müssen belastbare Vorkehrungen zur Aufrechterhaltung und schnellen Wiederherstellung des Betriebs bestehen.
- Hoheit über die eigenen Daten: Daten müssen jederzeit kontrollierbar, übertragbar und weiterverwendbar bleiben. Sie dürfen nicht dauerhaft in proprietären Systemen eingeschlossen werden. Dafür werden offene Standards, dokumentierte Schnittstellen und offene Formate benötigt.
Durch eine bewusste Steuerung kann eine stärkere Position gegenüber dem Markt entstehen, wodurch wiederum Einfluss auf die Anbieter ausgeübt werden kann. Im Idealfall entwickeln die Anbieter ihre Leistungen gezielt entsprechend den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Wo bestehende Angebote diese Anforderungen noch nicht erfüllen, müssen wir das klar benennen und damit Impulse für die Weiterentwicklung des Marktes setzen.
Zur Wahrheit gehört für Hessen, wie für andere Länder: Wir sind im Bereich der digitalen Souveränität noch nicht so weit, wie wir uns das wünschen. Wir sind in vielen Fällen noch von wenigen Anbietern und Lösungen abhängig. Für mich ist klar, dass wir die Abhängigkeiten zunächst systematisch analysieren müssen. Wo sinnvoll, wollen wir praktikable Alternativen sukzessive einsetzen.
VdZ: Welche digitale Innovation würden Sie morgen in der Verwaltung einführen, wenn Budget und Zuständigkeiten keine Rolle spielten?
Solonar-Unterasinger: Die „eine“ Innovation ist schwierig zu benennen. Vielmehr würde ich, wie bei der ersten Frage beschrieben, die Prozesse für Entscheidungen und Entwicklungen optimieren und stärker aus der Perspektive der Bürgerinnen und Bürger gestalten. Die „Kunden“ der Verwaltung sollen ihre Anliegen zentral erledigen können. Auf der anderen Seite sollen die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter die Anträge medienbruchfrei weiterbearbeiten können, ohne von diversen Schnittstellen und unterschiedlichen Softwarelösungen daran gehindert zu werden.
Digitalisierung muss für Erleichterung sorgen und darf nicht komplizierte Papiervorgänge einfach nur digital abbilden. Das wünsche ich mir und daran arbeiten wir jeden Tag.
