Mit Daten smarter steuern und planen

Der Mangel an Kitaplätzen, eine schlechte Luftqualität oder der demografischer Wandel sind Herausforderungen, die keinen Halt vor Abteilungsgrenzen machen. So muss etwa eine wachsende Gemeinde in der Nähe einer Metropole früh erkennen, wenn die Zahl ihrer Kinder steigt, um rechtzeitig Kita-Plätze zur Verfügung zu stellen. Jedoch dauert es noch sehr lange, bis strategisch relevante Daten tagesaktuell für Bürgermeister oder Amtsleiter zur Verfügung stehen. Oft werden Exporte aus Fachverfahren in Excel-Tabellen mühsam weiter verarbeitet. Dies kann zur Folge haben, dass Stadtverwaltungen ihren Herausforderungen einen Schritt hinterher hängen.

Daten über Silos hinweg zusammenführen

Um dies zu ändern, ist es zunächst wichtig, die relevanten Datensätze übergreifend zusammenzuführen. Am Beispiel der Kindertagesbetreuung sind das zum einen Meldedaten für die relevanten Altersgruppen, die Kapazitäten und Auslastungen der Einrichtungen, das eingesetzte Personal oder die Buchhaltungsdaten für das entsprechende Produkt im Haushalt. Diese sollten kommunale Entscheidungsträger auf einem Blick zur Verfügung haben, um mögliche Herausforderungen auf einer gemeinsamen Grundlage zu analysieren und entsprechend steuern zu können. Einmal auf statistischer Ebene vernetzt, können die Trends mit Prognosemodellen auch in Zukunft fortgeschrieben werden. Dies ermöglicht beispielsweise Vorhersagen zur Zahl fehlender Kitaplätze sowie eine Schätzung der Mehrkosten.

Relevante Informationen zugänglich visualisieren

Daten alleine sind jedoch noch kein Selbstzweck. Erst durch die Verarbeitung werden sie zu Informationen. Im richtigen Kontext werden aus Informationen Erkenntnisse und so Wissen. Hierbei ist die Aufbereitung der Schlüssel. Sie sollte zugänglich und nutzerzentriert sein. Kennzahlen, Diagramme und Tabellen sollten nur das Wesentliche enthalten. Oft sind Business-Intelligence-Tools überladen mit Zahlen und Diagrammen, ohne Frequenz und Relevanz zu berücksichtigen. Entscheidungsrelevantes muss für unterschiedliche Nutzergruppen prominent platziert sein, um Analysen zu unterstützen. Am Beispiel Kita sollten Kämmerer schnell zu den Haushaltskennzahlen gelangen, während Fachbereichsleiter zuerst den Auslastungsgrad oder den Betreuungsschlüssel sehen sollten.

Zeit und Ressourcen durch Automatisierung sparen

Damit dies nicht zu einem immensen Mehraufwand in der Verwaltung führt, müssen  digitale Steuerungsinstrumente als End-to-End-Lösung automatisiert arbeiten. Dies beginnt bei der Datenübernahme und geht bis zur Trendanalyse für das Berichtswesen. Viele Fachverfahren sammeln bereits Daten in entsprechenden Datenbanken. Mit Schnittstellen wird sowohl das Extrahieren der relevanten Kennzahlen aus Bestandsverfahren, das Anonymisieren für die datenschutzkonforme Auswertung und die Übernahmen in die zentrale Analysedatenbank ohne menschliche Interaktion realisiert. Mit E-Mail-Verfahren können zusätzlich Daten miteinbezogen werden, die bisher noch nicht in einem Fachverfahren erfasst sind. Manuelle Dateneingaben für die strategische Steuerung gehören so der Vergangenheit an. In den interaktiven und visuellen Berichten weisen Algorithmen von allein auf steuerungsrelevante Trends hin, etwa wenn die Betriebskosten einer Kita mit einer hohen Wahrscheinlichkeit den Planwert wesentlich überschreiten.

Faktenbasiert mit Ratsmitgliedern und Bürgern diskutieren

Kennzahlen, Diagramme und Berichte lassen sich so ohne weiteren Mehraufwand auch als Grundlage für politische Diskussionen im Gemeinderat oder mit den Bürgern nutzen. Ein digitales Steuerungsinstrument bietet hier den Vorteil, dass zum einen automatische Exporte als PDF, Word oder Excel generiert werden können. Zum anderen können ausgewählte Ansichten über eingerichtete Zugänge direkt mit Ratsmitgliedern geteilt werden. So kann beispielsweise der Beschluss des Neubaus einer Kita entlang der Prognose für den Platzbedarf diskutiert oder die Anpassung der Elternbeiträge mit Kitaplatzkosten aus den Buchhaltungsdaten belegt werden.

Firmen wie Polyteia ermöglichen Entscheidungsträgern Städten und Gemeinden datenbasiert zu steuern. Hierfür hat das junge IT-Unternehmen aus Berlin eine intelligente Steuerungsplattform entwickelt, die Daten verfahrensübergreifend zusammenführt und für kommunale Entscheider tagesaktuell und zugänglich aufbereitet.

Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von Faruk Tuncer, Geschäftsführer der  Polyteia GmbH.