„Kosten senken und Sicherheit erhöhen“ – Digitale Barzahlungsprozesse im Ortenaukreis
Interview mit Michael Armbruster, Sachgebietsleiter Kasse im Landratsamt Ortenaukreis
Guten Tag Herr Armbruster, vielen Dank, dass Sie sich Zeit für dieses Gespräch nehmen. Sie sind beim Landratsamt Ortenaukreis in der Kreiskasse tätig. Wie würden Sie ihren Verantwortungsbereich beschreiben?
Michael Armbruster: Ich bin beim Ortenaukreis als Sachgebietsleiter der Kreiskasse tätig. Zu meinen Kernaufgaben zählt es, primär den baren und unbaren Geldverkehr des Landratsamts zu steuern und zu überwachen. Darüber hinaus leite ich den Bereich Vollstreckungen sowie das Forderungsmanagement und die Mahnprozesse. Dabei arbeite ich eng mit den zuständigen Sachbearbeitern zusammen, um ihnen die effizientesten Prozesse und die bestmöglichen Arbeitsmittel an die Hand zu geben.
Während der Coronapandemie mussten Sie, wie viele andere öffentliche Stellen auch, die Geschäftszeiten ihrer Bürgerzentren stark einschränken. Wie hat sich dies auf die Zahlungsprozesse ausgewirkt?
Da bei uns im Sozialbereich schon länger auf Termin gearbeitet wird, hatten wir bei den Auszahlungen eigentlich keine Probleme. Im Gegenteil, durch die Pandemie wurden die Abläufe gezwungenermaßen schneller modernisiert. Davon profitieren wir nun im Regelbetrieb enorm.
Im September 2020 haben Sie dann die digitale Barzahlung über Barzahlen/viacash für Auszahlungen im Rahmen des SGB II & III eingeführt. Was waren für Sie die ausschlaggebenden Argumente für die Einführung des Services?
Eingeführt haben wir das System für alle Sozialleistungsbereiche, auch nach AsylbLG. Ausschlaggebend für die Einführung von Barzahlen/viacash waren für uns vorrangig die Sicherheits- und Kostenaspekte bei der Handhabung von Bargeld. Zudem beobachten wir, dass Betroffene vereinzelt motivierter sind, schneller eigene Bankkonten zu eröffnen und so in den Überweisungsprozess gewechselt werden kann.
Warum handhaben Sie die Auszahlung nicht einfach per Banküberweisung?
In Einzelfällen ist es erforderlich die Empfänger regelmäßig persönlich zu treffen. Der Hauptgrund ist aber, dass es immer noch Betroffene gibt, die noch kein Konto haben beziehungsweise kein Konto eröffnen können oder wollen. Dies betrifft beispielsweise Flüchtlinge.
Wie viel Zeit ist zwischen der Entscheidung die Barauszahlung auf diesem Wege anzubieten und der ersten Transaktion vergangen?
Ein Mitarbeitender der viafintech GmbH war persönlich bei uns und hat das System vorgestellt. Danach haben wir uns bei Referenzkunden erkundigt und die Entscheidung für die Einführung des Systems getroffen. Anschließend mussten noch ein paar Formalien erledigt werden und in überschaubarer Zeit ging es dann in den Echtbetrieb.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit der viafintech GmbH erlebt?
Die Zusammenarbeit ist sehr unkompliziert und auch nach knapp zwei Jahren der Zusammenarbeit sind die Reaktionszeiten bei Fragen weiterhin kurz.
Wie lange dauerte es bis die Bürgerinnen und Bürger den neuen Prozess angenommen haben, haben Sie dahingehend Feedback aus der Bevölkerung erhalten?
Ich muss ehrlich gestehen, für mich erfreulicherweise, erstaunlich schnell. Weder gab es Sprach- oder Verständigungsprobleme noch gab es Probleme mit Akzeptanzstellen. Alle Seiten haben sich sehr schnell an das System gewöhnt und die Nutzung erfolgt nach wie vor reibungslos.
Die Einführung neuer Prozesse ist häufig mit einer längeren Integrations- und Anpassungsphase für die Anwender verbunden, wie kamen die anwendenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bürgercentern mit der Einführung des Services zurecht?
Sie wurden vor der Einführung geschult. Wichtig war insbesondere, dass wir die betroffenen Ämter von Anfang an mitgenommen haben. Das System wurde nicht einfach eingeführt. Wir haben unsere Überlegungen schon im Vorfeld offen kommuniziert.
Welche Vorteile, mit denen Sie zu Beginn nicht gerechnet hatten, beobachten Sie für den Ortenaukreis seit der Einführung der Lösung?
„Nicht gerechnet“ trifft es hier nicht so gut. Wir hatten klare Vorstellungen, welche positiven Effekte eintreten sollen. Wir waren jedoch positiv überrascht, wie problemlos das System funktioniert. Alles was wir uns vom System versprochen haben, ist auch tatsächlich eingetreten.
Wenn Sie den Prozess mit der Barauszahlung vor der Einführung von Barzahlen/viacash vergleichen, was genau hat sich für Sie verändert?
Wir konnten unsere Bargeldlogistik wesentlich verringern. Scheckzahlungen sind komplett weggefallen. Außerdem gibt es bestimmte Außenstellen, die keine Kasse haben. In diesen Außenstellen haben wir nun auch die Möglichkeit schnell auf kurzfristige Notsituationen zu reagieren, indem wir den Betroffen einfach einen Zahlschein ausstellen. Zusätzlich gibt es keine Barauszahlungen mehr an der Kasse, die zwischen zwei zahlenden Kunden ablaufen, die gerade vorstellig werden um beispielsweise Kfz-Zulassungsgebühren zu zahlen.
Abschließend noch ein kleiner Blick in die Zukunft: Können Sie sich die Einführung der Zahlscheine auch in anderen Zahlungsprozessen vorstellen?
Grundsätzlich können wir uns das gut vorstellen. Allerdings scheitert dies aktuell noch an externen, dritten Beteiligten. Sobald diese Barrieren abgebaut sind, planen wir den Zahlungsprozess auch verstärkt für Einzahlungen einzusetzen.
