Menschen im Fokus
So optimiert die Immobiliendienstleisterin des Landes Berlin ihr Projektmanagement
Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (kurz BIM) ist als Immobiliendienstleisterin für das Land Berlin für über 5.000 landeseigene Immobilien verantwortlich und kümmert sich um die Vermietung, Bewirtschaftung, Optimierung und Sanierung von Immobilien in der ganzen Stadt. Mission dabei ist, die Politik und Verwaltung bei einem nachhaltigen Einsatz der Immobilien zu beraten und hierfür die entscheidenden Impulse zu setzen.
Die besonders anspruchsvollen und komplexen Aufgaben lassen sich dabei nur in bereichsübergreifenden Projekten umsetzen. Individuell zusammengestellte Expert:innenteams realisieren diese und sichern den Projekterfolg.
Gleichwohl die BIM über langjährige Erfahrung in der Durchführung von Projekten verfügt und per se projektorientiert arbeitet, ist das Ziel, die Zusammenarbeit in Projekten kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Projektmanagement ist das Herzstück jeder innovativen und erfolgreichen Organisation. Doch wie optimiert man dies und behält gleichzeitig den wichtigsten Faktor – die Menschen – im Blick?
1 Anforderungen an die Weiterentwicklung sehr gründlich erheben
Projektmanagement ist ein umfangreiches und vielfältiges Gebiet. Angesiedelt zwischen gesundem Menschenverstand und hochkomplexer Wissenschaft. Nahezu jede Organisation beschäftigt sich auf die eine oder andere Weise mit dem Management ihrer Projekte. Organisatorische Weiterentwicklungen und strukturelle Verbesserungen sind in alle Richtungen möglich, jedoch nicht immer sinnvoll. Während die eine Organisation ihr Programmmanagement weiterentwickelt, fokussiert die andere auf interne Kollaboration und eine dritte auf Benchmarking von Projekten.
Um das Projektmanagement der BIM zielgerichtet, nutzenorientiert, ressourcenschonend und sinnstiftend weiterzuentwickeln, wurden zunächst die Anforderungen gründlich analysiert. Dabei wurden Prozesse, Abläufe, Dokumente, Vorlagen, Methoden und Werkzeuge unter wissenschaftlicher Begleitung auf ihre Angemessenheit für die Weiterentwicklung überprüft. Zusätzlich wurden Gespräche mit Mitarbeitenden aller Ebenen und Bereiche geführt, um ihre Perspektiven und Bedürfnisse einzubeziehen.
Das Ergebnis? Neun Handlungsfelder zur Weiterentwicklung des Multiprojektmanagements wurden identifiziert.
Dazu gehören die Etablierung einheitlicher Standard-Prozesse, um eine konsistente und effiziente Projektarbeit sicherzustellen, sowie die Optimierung von organisatorischen Abläufen, um Projekte reibungslos abzuwickeln. Ebenso wichtig ist die Ausrichtung der Projekte an der Organisationsstrategie, um den langfristigen Erfolg und die Ziele der BIM für das Land Berlin zu unterstützen. Moderne IT-Strategien und Systeme spielen ebenfalls eine wesentliche Rolle, da sie die Projektarbeit unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht die Integration von traditionellen und agilen Methoden im hybriden Projektmanagement eine flexible Anpassung an verschiedene Projektanforderungen.
Ein weiteres Handlungsfeld ist der Aufbau einer PM-Community und die Förderung offener Kommunikation, um den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams zu stärken. Diese Handlungsfelder bilden die Grundlage für eine zielgerichtete und effektive Weiterentwicklung des Projektmanagements bei der BIM. Dabei steht der Mensch im Fokus: Entscheidend für den Erfolg dieser Maßnahmen ist die Wissensvermittlung an die Mitarbeitenden.
2 Wie und welches Wissen werden vermittelt?
Häufig werden Optimierungen mit Prozessänderungen und der Einführung von digitalen Lösungen eingeläutet. Doch für den Erfolg von Projekten ist vor allem das Empowerment der Projektteams entscheidend. Motivierte Mitarbeitende mit fundiertem Wissen und starken Kompetenzen sind der Schlüssel für einheitliche Prozesse, Standardisierung und dem sinnvollen Einsatz von Methoden und Werkzeugen. Deshalb hat die BIM im ersten Schritt Schulungsmaßnahmen priorisiert und setzte bei der Einführung Ihres Schulungskonzeptes auf einen zielgruppenorientierten Ansatz:
|
Format |
Schwerpunkte |
Zielgruppe |
Dauer |
|---|---|---|---|
Basisschulung |
Vermittlung von Projektmanagement Grundlagen, Methoden, Standards, Inhouse Projekt-management Prozess und Fachbegriffe
|
Alle Mitarbeitende mit Projektbezug |
4 Stunden inklusive Gruppenübungen zur Wissensvertiefung der jeweiligen Schwerpunkte |
Projektleitung |
Vertieftes Wissen und praxisbezogene Übungen zu Aufgaben, Rolle, Wirken und Kompetenzen auf der Grundlage von realen Projektszenarien aus dem Unternehmen |
Projektleitungen Junior bis Senior |
1 ½ Tage inklusive Praxisabschlussübung an unternehmens-nahen Projekt-beispielen |
Methodentraining |
Methodenbezogene Inhalte und Werkzeuge im Projektmanagement |
Projektleitung, Projektteam und Auftraggeber |
2-4 Stunden |
3 Communities und Netzwerke ausbauen
Projektmanagement ist per se interdisziplinär. Daher liegt es nahe, die Weiterentwicklung im Unternehmen bereichs- und hierarchieübergreifend mit einem PM-Kompetenzteam anzugehen. So können unterschiedliche Perspektiven direkt berücksichtigt und die umfangreiche Expertise im Haus fließt zusammen.
Ein effizientes und effektives Projektmanagement erfordert ein Verständnis für kontinuierliche Verbesserung. Relevante Prozesse, Leitfäden, Vorlagen und Verfahren kommen regelmäßig auf den Prüfstand.
Ein Projektmanagement-Entwicklungsgremium der BIM, bestehend aus Führungskräften und erfahrenen Projektleitern aus allen Fachbereichen, vereint Entscheidungsfähigkeit und fachliche Expertise. Dieses Gremium prüft Änderungsbedarfe, die sich aus der praktischen Anwendung und Erkenntnissen aus Lessons-Learned-Sessions ergeben. Zu spezifischen Themen werden weitere Fachexperten hinzugezogen. Die Termine werden zentral vom Multiprojektmanagement/Project Management Office (PMO) organisiert, vorbereitet und durchgeführt, um einen systematischen und zielführenden Austausch zu unterstützen.
Für den Aufbau und die Pflege der Projekt-Community sind Transparenz und Kommunikation die Schlüssel zum Erfolg. Über die BIM-interne O365-Umgebung werden virtuelle Projekträume geschaffen, die den Austausch und die Zusammenarbeit stärken. Ein Projektleitungs-Forum dient als zentrale Plattform, um Informationen über Änderungen, neue Methoden, wichtige Termine, Schulungen und Events zu teilen.
Geschützte Kanäle bieten den Raum, um Änderungen im kleinen Kreis zu erarbeiten, vorzubereiten und Feedback zu geben. Besonders wichtig sind regelmäßige Netzwerktreffen in Präsenz, die das Zugehörigkeitsgefühl und den Zusammenhalt der Community fördern. Der persönliche Austausch steht dabei im Vordergrund, denn nur durch enge Vernetzung und Miteinander kann gemeinsamer Erfolg erreicht werden.
Fazit
Die BIM verfolgt einen systematischen Ansatz zur Weiterentwicklung ihres Projektmanagements, der darauf abzielt, Effizienz zu steigern, einheitliche Standards zu etablieren und Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Eine gründliche Analyse der Anforderungen von Nutzergruppen bildet die Grundlage für zielgerichtete Verbesserungen und gewährleistet, dass Entwicklungen sowohl praktisch als auch nachhaltig sind.
Die Priorisierung der vielen Verbesserungsbedarfe war dabei ein wichtiger Schritt in der Optimierung, wobei besonders Maßnahmen im Fokus stehen, die auf die Wissensvermittlung und den Kompetenzzuwachs der Mitarbeitenden einzahlen.
Bei allen Schritten und Maßnahmen wird darauf geachtet, sich eng an den Bedürfnissen der unterschiedlichen Zielgruppen zu orientieren. So können die Mitarbeitenden erworbenes Wissen direkt und effektiv in der Projektabwicklung einsetzen und sind Teil der gemeinsamen Weiterentwicklung.
Der Aufbau eines internen PM-Kompetenznetzwerkes fördert zusätzlich die interdisziplinäre Zusammenarbeit und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagements. Regelmäßige Kommunikation, die Pflege der Projekt-Community auf internen Plattformen, sowie bei Netzwerktreffen in Präsenz, steigern das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Transparenz. Mit dem klaren Ziel, die Kultur der kontinuierlichen Weiterentwicklung und der Zusammenarbeit für das Land Berlin zu unterstützen.
