Teamwork für digitale Verwaltungen

Verwaltung der Zukunft: Könnten Sie unseren Leser*innen kurz erläutern, was Ihr Team macht und woran Sie generell arbeiten?

Raphaela Ganter:  Ich bin Raphaela Ganter, stellvertretende Hauptamtsleiterin der Stadt Bruchsal und Mitglied der Fach- und Projektgruppen von re@di, unserem interkommunalen Netzwerk hier im schönen Baden. Gemeinsam unterstützen wir uns bei der Digitalisierung.

Carlo Schöll: Ich bin Carlo Schöll von der Agentur bächle & spree aus Freiburg. Wir begleiten das Netzwerk extern, koordinieren die Zusammenarbeit der neun Städte und unterstützen das Projektmanagement, die Koordination und Moderation.

VdZ: Was hat den Anstoß gegeben, das Projekt re@di – regional.digital ins Leben zu rufen, und warum war es wichtig, die Digitalisierung der Verwaltungen in Mittelbaden gemeinsam anzugehen?

Ganter: Der notwendige und geforderte Digitalisierungswunsch an die öffentliche Verwaltung, auch durch das Onlinezugangsgesetz (OZG), stellt die Kommunen in Baden-Württemberg und bundesweit vor große Herausforderungen. Besonders kleine und mittlere Kommunen sind oft nicht dafür ausgestattet, dies allein zu stemmen. So entstand 2019 in der großen Kreisstadt Ettlingen die Idee, diese Herausforderung gemeinsam anzugehen.

Durch die Zusammenarbeit können wir personelle und fachliche Ressourcen bündeln und effektiv nutzen, um die Digitalisierung auch in mittleren Kommunen erfolgreich umzusetzen. Wir haben uns für diesen regionalen Verbund entschieden, da wir in Bezug auf personelle und finanzielle Mittel sowie durch die räumliche Nähe ähnlich aufgestellt sind. So entstand die Struktur von re@di: ein Netzwerk, das Verwaltungskräfte zusammenbringt und die Digitalisierung fördert.

VdZ: Sie arbeiten mit neun Städten zusammen. Welche Herausforderungen und Chancen haben sich durch diese interkommunale Kooperation ergeben, und wie hat sich die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Verwaltungen gestaltet?

Ganter: Eine der ersten Herausforderungen war, Vertrauen zwischen den beteiligten Städten aufzubauen. Man kennt sich nicht unbedingt gut und ist auch nicht unbedingt daran gewöhnt, so eng zusammenzuarbeiten. Auch wenn wir keine wirtschaftlichen Konkurrenten sind, gibt es zum Beispiel im Tourismusbereich oft Vergleiche oder einen subtilen Wettbewerb. Doch es gelang schnell, Hierarchien beiseitezulassen und das gemeinsame Ziel in den Vordergrund zu stellen. Es fiel auf, dass wir alle mit denselben Fragestellungen ringen, was uns schnell zusammengeschweißt hat.

Ein weiterer Aspekt war das Nutzen von Schwarmintelligenz. Durch die Einbringung verschiedener Fähigkeiten und das Zusammenführen unterschiedlicher Wissensbereiche können wir einen zielgerichteten Weg finden und eine effiziente Lösung erarbeiten. Durch regelmäßige Treffen entstand ein offener Austausch, vor allem auch auf persönlicher Ebene.

Schöll: Diese Art der Zusammenarbeit ist weit mehr als eine interkommunale Zusammenarbeit - wir nennen es gerne co-creativ. Wir haben es geschafft, das Ganze auf ein qualitativ neues Niveau zu heben, indem wir uns nicht nur treffen, um Erfahrungen auszutauschen, sondern das große Ziel des gemeinsamen Projektes konsequent zu verfolgen.

Es gibt dabei viele Hürden, etwa bei der IT-Infrastruktur oder unterschiedlichen Ressourcen, die jeder Stadt zur Verfügung stehen. Hier ist es herausfordernd, einen gemeinsamen Nenner zu finden, aber der Wille, mehr zu schaffen als nur eine lose Kooperation, treibt uns an.

Zeitmangel ist eine der großen Herausforderungen, die im kommunalen Bereich sehr bekannt sind. Ein weiteres großes Thema ist die Bürokratie und der Föderalismus – oft möchte man Fortschritte erzielen, scheitert jedoch an Faktoren, die außerhalb der Kontrolle der Kommunen liegen. Das war eine wichtige Lernerfahrung.

Hinzu kommt das Verständnis von Digitalisierung als eine Art Wandel, an dem wir wahrscheinlich noch die nächsten zehn Jahre arbeiten werden. Digitalisierung ist oft noch nicht ausreichend mitgedacht, und es ist unser Ziel, ihr einen höheren Stellenwert zu geben.

VdZ: Im Projekt arbeiten über 80 Beteiligte hierarchieübergreifend zusammen. Wie gelingt es Ihnen, eine so große Gruppe zu koordinieren und gleichzeitig innovative Ideen zu fördern?

Ganter: Unsere Struktur hilft uns enorm. Wir haben das Plenum, die Fachgruppe und die Projektgruppen, wodurch die Arbeit klar aufgeteilt ist. So weiß jeder, wofür er zuständig ist. bächle & spree begleiten uns in der Moderation und Organisation, übernehmen das Projektmanagement und sorgen dafür, dass wir den Fokus nicht verlieren.

Die Fachgruppe befasst sich mit grundlegenden, übergreifenden Fragen, während die Projektgruppen gezielt an einzelnen Vorhaben arbeiten und Projekte umsetzen. Das Plenum, das einmal im Jahr stattfindet, ist der Moment, in dem wir uns erneut auf re@di und die gemeinsame Arbeit festlegen. Dort erhalten wir oft auch fachliche Impulse von außen, die uns weiterbringen – besonders jetzt, wo Themen wie KI immer wichtiger werden und wertvolle Inspirationen bieten.

Schöll: Da möchte ich ergänzen: Die Struktur ist natürlich wichtig und sinnvoll aufgebaut – aber letztlich funktioniert re@di nur, weil wir Menschen haben, die es wirklich wollen. Aus externer Sicht ist das erwähnenswert, da die Verwaltung ja nicht unbedingt als Ort gilt, an dem große Innovationsfreude herrscht. Es braucht also die richtigen Leute, die bereit sind, Neues anzugehen und ihre Kompetenzen einzubringen oder sogar neue zu erlernen.

Das ist auch eine große Leistung von re@di: Im interkommunalen Kontext Menschen zusammenzubringen, die engagiert sind und wirklich dafür brennen. Ohne dieses Engagement würde selbst die beste Struktur nichts bewirken.

VdZ: Der re@di-Spirit wird oft als Schlüssel zum Erfolg beschrieben. Können Sie erklären, was diesen Spirit ausmacht und wie er die Zusammenarbeit und die Ergebnisse geprägt hat?

Ganter: Das ist wirklich ein entscheidender Erfolgsfaktor: Wir verstehen uns als ein großes Team – ohne die üblichen Hierarchien, wie man sie oft in der Verwaltung findet. Uns eint der Wunsch, die Digitalisierung und den Wandel gemeinsam voranzubringen. Die Zusammenarbeit macht Spaß, vor allem, weil wir Gleichgesinnte sind, mit denen man sich austauschen kann – auch mal über die alltäglichen Probleme.

Wir feiern unsere Erfolge und genießen die Arbeit und den Austausch darüber. Wir treffen uns auch privat, zum Beispiel auf dem Weihnachtsmarkt oder zum gemeinsamen Essen nach einem Treffen. Das zeigt, wie gut wir uns verstehen und wie gerne wir Zeit miteinander verbringen – auch außerhalb der Arbeit. Das ist der ‚re@di-Spirit‘, und das macht unser Netzwerk so besonders.

VdZ: Sie haben unter anderem eine Engagementplattform und ein Transparenzportal entwickelt. Können Sie uns einen genaueren Einblick geben, wie diese Plattformen funktionieren und welchen Mehrwert sie für die Bürger und die Verwaltungen bieten?

Ganter: Unser Transparenz-Portal, unser Open-Data-Portal, verfolgt das Ziel, immer mehr Daten öffentlich zugänglich zu machen. Man spricht oft vom 21. Jahrhundert als ‚Zeitalter der Daten‘ – Daten sind das neue Gold. Durch EU-Verordnungen gibt es auch klare Vorgaben: High-Value-Daten sollen von Behörden veröffentlicht werden. Open-Data-Portale, in denen Kommunen ihre Daten bereitstellen, fördern Transparenz und bieten Innovationspotenzial, weil Unternehmen diese Daten nutzen und in ihre Wertschöpfung integrieren können. Beispielsweise kann ein Start-up Mobilitäts- und Klimadaten auswerten und darauf basierend eine eigene App entwickeln. Auch für Bürger*innen hat dies Vorteile, wie Effizienzsteigerung im Alltag – etwa durch Mobilitätsdaten, die es ermöglichen, die beste Zeit für den Arbeitsweg herauszufinden.

Unser Ansatz als Städte ist es, eine gemeinsame Plattform zu schaffen, anstatt jede Kommune einzeln Daten bereitzustellen. Gemeinsam können wir die Region als Ganzes darstellen und alle Daten zentral zugänglich machen. Im Open-Data-Kontext geht es zudem nicht nur um statische PDFs, sondern um maschinenlesbare Daten, die direkt weiterverwendet werden können. Derzeit stehen erste Datensätze bereit, und wir arbeiten daran, diese sukzessive auszubauen, um eine große Datenvielfalt zur Verfügung zu stellen. Die Projektgruppe arbeitet nun weiter an einer umfassenden Datenstrategie: Welche Daten hat die Verwaltung? Welche können und wollen wir öffentlich machen? Eine klare Datenstrategie und ein definierter rechtlicher Rahmen sind entscheidend für den weiteren Ausbau.

Auf unserer Engagement-Plattform finden Bürger*innen Informationen über ansässige Vereine, eine Ehrenamtsbörse und eine Möglichkeit zur Vernetzung für Ehrenamtliche. Vereine können außerdem auf alle nötigen Formulare und Anträge zugreifen, zum Beispiel für Vereinsförderungen. Zuletzt wird den Vereinen mit der Engagementplattform die Möglichkeit gegeben, sich zu präsentieren und auf denkbar einfache Art und Weise, eine zeitgemäße Homepage zu erstellen und zu verwalten.

VdZ: Welche Rolle spielt Innovation in Ihrem Projekt, insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen? Gibt es konkrete Beispiele, bei denen Sie besonders stolz auf den Fortschritt sind?

Ganter: Wir haben unser eigenes Videokonferenzsystem auf Jitsi-Basis aufgebaut, mit Jitsi-Admin zur Organisation, einem Event-Manager, einem Terminportal, einem Übersetzungs- und Umfragetool sowie Next Cloud für unsere Dokumente. So haben wir die Zusammenarbeit digitalisiert. Doch es geht um mehr: Innovation ist entscheidend, besonders angesichts von Personalmangel, finanziellen Engpässen und einem technologischen Innovationsstau in den Kommunen. Überregulierung durch Bürokratie und Föderalismus behindert Fortschritte – nur Innovation bietet hier einen Ausweg.

Schöll: In der Vergangenheit haben wir zahlreiche Projekte gestartet, etwa für Online-Bürgerdienste oder in Kooperation mit Rechenzentren. Doch oft scheitern wir an strukturellen Hürden, etwa an Schriftformerfordernissen, die kaum hinterfragt werden. Ein Beispiel: In einem Verwaltungsformular stellten wir kürzlich fest, dass statt einer Unterschrift nur ein Haken nötig ist. Solche kleinen Erkenntnisse entstehen durch die Bereitschaft, bestehende Strukturen zu hinterfragen.

Diese Innovationsbereitschaft verkörpert re@di. Bei re@di gibt es den Raum auszuprobieren und vor allem leben wir eine positive Fehlerkultur, was ungemein wichtig ist. Es kann auch mal was schiefgehen, ohne dass es negative Konsequenzen gibt.

VdZ: re@di setzt auf grenzüberschreitende Zusammenarbeit und innovative Ansätze. Wie stellen Sie sicher, dass die erarbeiteten Lösungen langfristig nachhaltig und zukunftsfähig bleiben?

Ganter: Ein wichtiger Anker für uns ist die Begleitung durch bächle & spree, die uns immer wieder zusammenbringt. Damit re@di zukunftsfähig bleibt, ist es entscheidend, dass die Städte sich aktiv beteiligen und regelmäßig Impulse setzen. Ohne diese Impulse können wir uns nicht weiterentwickeln. Eine regelmäßige Reflexion ist für uns ein zentrales Element: Jedes Jahr gibt es eine Umfrage zum aktuellen Stand, und wir hatten bereits ein Strategietreffen, bei dem wir kritisch hinterfragt haben, wie unsere Zukunft aussehen soll. Externe Fachimpulse spielen ebenfalls eine große Rolle – wir holen uns gezielt Expertise von außen, um am Puls der Zeit zu bleiben.

VdZ: Welche Meilensteine haben Sie bisher erreicht, und welche zukünftigen Entwicklungen stehen für das Projekt an? Gibt es Visionen, wie sich re@di in den kommenden Jahren weiterentwickeln könnte?

Ganter: Zu den wichtigsten Projekten zählt der Ausbau der Sensorik. Dabei geht es auch darum, die Nutzung dieser Technologien in die Bürgerschaft zu tragen und ihren praktischen Nutzen im Alltag aufzuzeigen. Ein weiteres großes Vorhaben ist die Weiterentwicklung unseres Open Data Portals im Rahmen der neuen Datenstrategie sowie der Einsatz von KI in der Verwaltung.

Wir haben auch über rein digitale Lösungen hinausgedacht. Beispielsweise gibt es bei uns Modelle, in denen zwei Personen eine 100%-Stelle gemeinsam besetzen, obwohl sie jeweils nur 50% benötigen – eine Lösung, die Fachkräftemangel entgegenwirkt. Der Katastrophenschutz ist ein weiteres Feld, in dem wir an einer besseren Vernetzung und Zusammenarbeit von Blaulichtorganisationen arbeiten.

Bei den Meilensteinen gehört die Implementierung unserer Infrastruktur mit Open Source-Tools dazu, etwa Next Cloud für Dokumentenablage und gemeinsames Arbeiten. Besonders wichtig war unser eigenes Übersetzungstool, das in der Ukraine-Krise zum Einsatz kam und im Bürgerbüro schnelle und zuverlässige Übersetzungen ermöglicht.

Schöll: Ein bedeutendes Highlight:  Wir haben dieses Jahr das Fünfjährige bestehen von re@di gefeiert. Das ist schon großartig. Das zeigt, wie viel in diesen Jahren durch den Austausch im Netzwerk entstanden ist.

Einen wichtigen Beitrag leistet unsere 'Power Tech Ranger'-Gruppe, die maßgeblich das Open-Source-Projekt 're@di One' aufgebaut hat – eine kollaborative Online-Plattform, die in Eigenarbeit entwickelt wurde. Im Bereich Daten sind wir mit dem Projekt 'Open Region Mittelbaden' aktiv, um die gesamte Region mit offenen Daten zu vernetzen und eine interkommunale Zusammenarbeit zu fördern.

Ein weiteres Highlight ist bereits genannte Engagement-Plattform, ein gefördertes Leuchtturm-Projekt, das in Corona-Zeiten erfolgreich umgesetzt wurde. Das gesamte Team hat sich mit großem Engagement eingebracht und eine nachhaltige Dynamik geschaffen. Die Kooperation funktioniert hier nicht nur vertraglich, sondern auch auf freiwilliger Basis, was besonders für eine langfristige Zusammenarbeit spricht.

VdZ: Wie hat sich die Kultur der Zusammenarbeit in den beteiligten Verwaltungen verändert, seitdem Sie das Projekt gestartet haben? Sehen Sie eine Veränderung im Umgang mit Innovation und Digitalisierung?

Ganter: Durch re@di hat sich die Zusammenarbeit deutlich gefestigt und sogar erweitert, und zwar nicht nur intern, sondern auch zwischen Hauptamtsleitungen oder Gutachterausschüssen, die zuvor kaum Berührungspunkte hatten. Die Digitalisierung hat nun ein Gesicht und einen höheren Stellenwert erhalten. Sie hat außerdem die Hemmschwelle gesenkt, Neues auszuprobieren und sich gemeinsam den Fragen der Digitalisierung zu stellen – niemand steht mehr alleine da, und das Potential für Zusammenarbeit wird erkannt.

Die Kultur der Zusammenarbeit hat sich in den letzten fünf Jahren verändert und ist interdisziplinärer geworden. Was zuvor als reine Aufgabe der IT-Abteilung galt, schließt jetzt das Bürgeramt, Schulen und weitere Abteilungen mit ein, um Themen wie Bürgerservices und Schul-Digitalisierung gemeinsam zu gestalten. Das hat letztlich auch die interne Zusammenarbeit der Verwaltungen verändert und bereichert.

Schöll: Zwei Anekdoten zeigen dies besonders gut: Zum einen das *Du* bei re@di,  das dafür gesorgt hat, dass sich Kollegen in Sitzungen sofort informell angesprochen haben. Kaum waren sie jedoch wieder draußen, sprachen sie sich plötzlich wieder förmlich mit *Sie* an – das zeigt, wie tief Hierarchien in der Verwaltung verankert sind und wie re@di daran rüttelt.

Zum anderen ist es eine große Veränderung, dass Sachbearbeiter durch re@di einfach in der Nachbarstadt anrufen und unkompliziert um Unterstützung bitten können - und das über Hierarchien hinweg. Beispielsweise kann der Sachbearbeiter aus Rastatt direkt den Hauptamtsleiter in Ettlingen anrufen – ein Umstand, der im herkömmlichen Verwaltungsumfeld kaum denkbar ist, da Kontaktinformationen und Zugänge oft nicht bestehen.

Jedoch existieren weiterhin Barrieren, und sobald man außerhalb von re@di arbeitet, sind viele dieser informellen Strukturen nicht mehr möglich. Hier an diesen Grenzen zu arbeiten, bleibt eine unserer großen Herausforderungen, und es ist noch ein langer Weg, dies durchgängig zu etablieren.

VdZ: Digitalisierung kann auch Skepsis und Widerstand hervorrufen. Wie haben Sie auf Herausforderungen oder Bedenken von Seiten der Mitarbeiter oder Bürger reagiert, und wie haben Sie diese überwunden?

Ganter: Wir haben zum Beispiel den Digitaltag und unsere digitalen Multiplikatoren oder Innovatoren, die digitale Tools in die Verwaltung bringen.

Zusätzlich bieten wir eine digitale Sprechstunde und regelmäßige Informationsveranstaltungen an. Im Leitungskreis kommen die Führungsebenen zusammen, um die Digitalisierung zu thematisieren, und am Digitaltag sind alle Mitarbeiter eingeladen, teilzunehmen. Dabei ist es besonders wichtig, den Mehrwert und die Arbeitserleichterung digitaler Tools darzustellen und mögliche Hemmnisse abzubauen.

Schöll: Die größte Herausforderung sehen wir tatsächlich darin, dass das Engagement für re@di keine offizielle Arbeitszeit umfasst, sondern als zusätzliche Arbeit geleistet wird. Das ist für viele der größte Widerstand, da es zusätzlich zum normalen Arbeitsalltag anfällt.

VdZ: Wir danken herzlich für das tolle Gespräch.