Ein großes Reallabor für die Stadt Essen
Von Homeoffice bis BürgerRatHaus: Die Stadtverwaltung ist im Umbruch
Seit Beginn der Corona-Krise hat sich für die Mitarbeitenden der Stadt Essen vieles verändert: Videokonferenzen, Home Office, mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und -orte waren plötzlich fast von heute auf morgen Alltag. Das Essener Systemhaus stellte virtuelle Desktop-Infrastrukturen für 1.500 Kolleginnen und Kollegen und 6.500 webbasierte Mail- und Kalenderzugänge innerhalb von Tagen bereit. Damit begann ein großes Reallabor namens Home Office. Alles was vor der Pandemie an Strukturen, Abläufen und insbesondere Abstimmungsarbeit zu neuen Arbeitsmethoden geplant wurde, war zeitlich nicht mehr haltbar und ein breiter Changemanagementprozess konnte nicht umgesetzt werden. Was zu Beginn an vielen Stellen noch zögerlich ausprobiert wurde, mündete in routinierten Abläufen, die belastbar funktioniert haben.
Essens BürgerRatHaus wird profitieren
Jetzt gilt es, die gewonnen Erkenntnisse zu nutzen und die weiteren Konzepte in die Planungen für das BürgerRatHaus der Stadt Essen einfließen zu lassen, das bis Ende 2024 gebaut wird. Es wird offene Arbeitsstrukturen für 1.500 Menschen haben, mobiles Arbeiten und Home Office in zeitgemäßen und ansprechenden Räumlichkeiten ermöglichen sowie viele neue digitale Abläufe mit sich bringen. Dabei werden sechs Prinzipien der Digitalisierung berücksichtigt: (1) Digital als Standard, (2) Entwicklung für mobile Endgeräte, (3) Benutzerzentrierung, (4) bester Prozess im Fokus und proaktiv, (5) Cybersicherheit und Datenschutz sowie (6) Daten einmalig eingeben, wobei sich der letzte Punkt noch deutlich entwickeln muss.
Die Reduzierung von Vorsprachen durch digitale Zugänge hat eine ganz andere Bedeutung bekommen. Diese Angebote dienen nicht mehr nur der Serviceverbesserung, sondern sind für die Arbeitsfähigkeit einer Verwaltung in solchen Zeiten eine entscheidende Grundlage. Entscheidend ist hierbei aber nicht nur die Schaffung eines digitalen Eingangskanals, wie es das Onlinezugangsgesetz fordert. Die für die Verwaltung dringend erforderliche Entlastung lässt sich nur durch eine medienbruchfreie Integration der Onlineanträge in einen digitalen Workflow erreichen. Der digitale Reifegrad muss damit auf einem hohen Niveau liegen.
Ein digitales Ökosystem für Verwaltungsprozesse
Die hierfür erforderlichen Weichenstellungen hat die Verwaltung in dem Jahr vor Corona vorgenommen: Digitale Leitprojekte wie die Einführung der E-Akte und des Dokumentenmanagements, eines Serviceportals mit Formularmanagement, Servicekonto, Onlinepostfach, Dienstleistungsdatenbank und Anbindung an das Föderale Informationsmanagement, ein Open Data Portal sowie die responsive Neugestaltung der Onlineplattform essen.de bilden ein neues digitales Ökosystem für elektronische Verwaltungsprozesse.
Die Digitalisierung beschleunigen
Das BürgerRatHaus ist ein weiteres Leitprojekt, mit dem die Digitalisierung der Stadt Essen beschleunigt wird. Grundlage für neue Strukturen, Prozesse und Arbeitskonzepte sind digitale Abläufe und der konsequente Verzicht auf Aktenbestände. Hierdurch werden Archivfläche gespart, Zeit und Flexibilität gewonnen sowie neue Kommunikationsformen zu unseren Bürgerinnen und Bürgern geschaffen. Die damit verbundenen Überlegungen zu neuen Endgeräten, Arbeitsbedingungen wie Telearbeit, Home Office und mobilem Arbeiten konnten durch die Pandemie im Sinne eines Reallabors hinterfragt werden. Die Erkenntnisse sind wichtig für die weiteren Überlegungen, beispielsweise über die künftige Endgerätearchitektur. Der Schlüssel für die Aufrechterhaltung wichtiger Bereiche waren virtuelle Infrastrukturen, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschützte Behördensysteme ermöglicht haben und auch Fachverfahren ohne Außenschnittstellen nutzbar machten.
Die E-Akte kommt
Die in den meisten Bereichen fehlende E-Akte hat schmerzlich gezeigt, dass wir noch viel improvisieren müssen. Diese Lücke wird aber durch die kürzlich erfolgte Vergabeentscheidung für ein E-Akte-System geschlossen. Viele Gründe, die in der Vergangenheit gegen Telearbeit sprachen, verschwinden in gleichem Maße, wie sich die Technik weiterentwickelt. Dies bietet viele Möglichkeiten für die Kolleginnen und Kollegen.
Wichtig ist jetzt, dass wir das Changemanagement nachholen und den Beschäftigten Hilfestellungen an die Hand geben können, wie sie die kommenden Wochen und Monate gestalten können und viele der neu eingeführten Möglichkeiten auch in Zukunft gut einsetzen können. Damit haben wir schon in sehr kurzfristig bereitgestellten Online-Schulungen zum Beispiel zu „Führen auf Distanz“, „Selbstorganisation im Home Office“ oder „Videokonferenzen erfolgreich moderieren“ begonnen. Dies muss sich jetzt als Arbeitsmittel ebenso etablieren wie klare Absprachen in den Teams, Abteilungen und Fachbereichen der Verwaltung über Kommunikation, Führung, Teamzusammenhalt und Arbeitsplanung.
