„Einfacher – schneller – günstiger“

Verwaltung der Zukunft: Herr Dr. Baier, seit Ihrem Dienstantritt Anfang 2020 haben Sie sicherlich viele Erfahrungen bei der Umsetzung des OZG gesammelt. Welche Lehren sollten aus der Umsetzung des OZG 1.0 gezogen werden, und wie bewerten Sie den Gesetzentwurf OZG 2.0? 

Dr. Horst Baier: Das OZG hat der Verwaltungsdigitalisierung einen großen Schub gebracht. Es wäre sicherlich besser gewesen, enger mit den Fachverfahrensherstellern und Kommunen im Vorfeld zu kooperieren und die Registermodernisierung zuerst anzugehen. Bei derartigen Großprojekten können aber nie alle Unwägbarkeiten und Hindernisse antizipiert werden. Wir haben gemeinsam bei Bund, Ländern und Kommunen wichtige Erfahrungen gesammelt und die rechtlichen, finanziellen, technischen und organisatorischen Hindernisse sukzessive beseitigt. Viele Themen konnten im OZG-Änderungsgesetz schon bereinigt werden, wie z.B. den Ersatz der Schriftformerfordernis, das Bekenntnis zur End-to-End-Digitalisierung, die Einführung des Einer-für-Alle-Prinzips beim Datenschutz und die Verankerung des Once-Only-Prinzips. Von daher ist das OZG-Änderungsgesetz ein großer Schritt nach vorne. Es hat sich aber bei der Finanzierung des OZG und auch bei der Zusammenarbeit von Bund und Ländern gezeigt, dass unsere Verfassungsregelungen beim Verbot einer Mischverwaltung nicht mehr die Realität im Zeitalter der Digitalisierung abbilden. Wir brauchen daher eine neue gesetzliche Grundlage für die föderale Zusammenarbeit. Dieser Punkt ist noch zu regeln.

VdZ: Aufgrund der Haushaltslage herrscht ein harter Sparkurs. Welche Projekte der IT-Strategie „Digitale Verwaltung 2030” sollten jetzt priorisiert werden, wie sehen Sie die Frage der Finanzierung und welche Rolle könnten – auch im Hinblick auf OZG-Leistungen – gemeinsame Geschäftsmodelle zwischen Staat und Wirtschaft spielen?

Dr. Horst Baier: Die Finanzlage der öffentlichen Hand verschlechtert sich wieder. Dies ist auch an den IT-Budgets zu spüren. In Niedersachsen gibt es aber ein Grundverständnis, dass IT und Digitalisierung ein Teil der Lösung für eine zukünftig noch leistungsfähigere Verwaltung sein werden und dass wir heute investieren müssen, um morgen den Fachkräftemangel abzumildern. Absolute Priorität hat bei uns die finale Umsetzung des OZG und die Binnendigitalisierung in Verbindung mit einer landesweiten Geschäftsprozessoptimierung unter dem Schlagwort „Einfacher – schneller – günstiger“. Bei der Binnendigitalisierung sind wir gut vorangekommen bei der Bereitstellung der eAkte, die jetzt an die Fachverfahren angebunden werden muss. Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz hat ebenfalls eine hohe Priorität. Parallel haben wir ein Programm zur Fachverfahrensmodernisierung aufgelegt, um künftig die Cloud-Technologie besser nutzen zu können. 

VdZ: Welche Impulse setzt die Stabsstelle „Informationstechnik der Landesverwaltung" beim Thema Bürokratieabbau?

Dr. Horst Baier: Die Digitalisierung ist ein wichtiger Motor beim Bürokratieabbau und sorgt vor allem durch Onlinedienste und Verwaltungsportale für leichte Zugänge und hohe Transparenz über die behördlichen Leistungsangebote. Die eigentliche Arbeit liegt aber in den Fachministerien, da wir immer nur auf der Basis bestehender Gesetze digitalisieren können. Durch die Einführung eines Digitalchecks für neue Gesetze ist es zumindest gelungen, die konkrete Umsetzung von Gesetzen mitzudenken und auf möglichst einfache Abläufe und digitale Prozesse zu achten. Einen 24-seitigen Elterngeldantrag zu digitalisieren ist kein Problem, führt aber nach unseren Erfahrungen aufgrund der Komplexität zu einer unbefriedigenden User-Experience. Österreich kommt mit einem vierseitigen Antrag aus. Wir müssen daher unsere Gesetze vereinfachen und mehr Vertrauen in unsere Kunden haben. Nicht alle Nachweise und Datenfelder werden wirklich für Entscheidungen benötigt. Diesen Kulturwandel möchte ich als CIO aktiv begleiten.

VdZ: Mit Interesse verfolgen wir die Pilotphase der Implementierung von Microsoft Teams mit Nutzung einer souveränen Cloud. Wie schauen Sie als CIO auf die unterschiedlichen Bereitstellungsmodelle von Cloud-Anbietern?

Dr. Horst Baier: Das Marktangebot für souveräne Clouds hat sich rasant entwickelt und deckt mittlerweile auch Bedarfe ab, die einen hohen Schutz benötigen. Wir müssen in Deutschland wieder einen Weg finden, von der technologischen Kompetenz der privaten IT-Anbieter zu profitieren. Die Neigung zur Eigenentwicklung von technischer Infrastruktur und Software bindet unsere personellen Ressourcen, die immer knapper werden. Ich setze daher in erster Linie auf Marktangebote und freue mich über den erreichten Durchbruch beim Datenschutz, der uns die sichere Nutzung der Microsoft Cloud mit Teams und anschließend mit MS 365 ermöglicht. Damit können wir gleichzeitig ein höheres Maß an Informationssicherheit erreichen. Die Zukunft für öffentliche IT-Dienstleister liegt in der Bereitstellung einer Multi-Cloud-Umgebung für die unterschiedlichsten Zwecke. Für bestimmte Anwendungen kann ich mir auch die Nutzung von Private Clouds vorstellen, z.B. im Bereich von Open Data mit nicht schützenswerten Daten.

VdZ: In einem aktuellen Ranking belegt Niedersachsen in der Kategorie Umsetzungsstand bei der Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen lediglich Platz 12. Derartige Listen sind häufig so angelegt, dass Fakten verglichen werden, die aufgrund verschiedener Faktoren nur schwer oder gar nicht vergleichbar sind. 

Wie denken Sie über solche Vergleiche bzw. die daraus resultierenden Rankings und wie ordnen Sie Niedersachsen selbst ein?

Dr. Horst Baier: In allen Rankings liegt Niedersachsen eher im Mittelfeld. Wir arbeiten daran, dass wir in den nächsten Jahren zur Spitzengruppe aufschließen. Unsere Herausforderung sind die sehr unterschiedlich aufgestellten Kommunen und eine heterogene Landschaft von kommunalen IT-Dienstleistern. Die gut platzierten Länder sind in der Regel Stadtstaaten mit einfachen Strukturen und zentraler Bereitstellung von IT-Fachverfahren und Länder, die nur einen kommunalen IT-Dienstleister haben. Derzeit laufen Aktivitäten, um hier auch in Niedersachsen zu besseren Strukturen zu kommen. Ein Schlüssel zum Erfolg bei der Digitalisierung der Kommunen ist auch die zentrale Finanzierungsunterstützung durch die Länder. Auch hier konnte im Haushalt 2024 in Niedersachsen ein deutliches Zeichen gesetzt werden. Wir übernehmen auf Dauer die Betriebskosten von ca. 50 Onlinediensten und bieten den Kommunen auch kostenlose Beratungen zur Entwicklung einer Digitalstrategie an. 

Die methodische Qualität vieler Vergleiche ist eher fragwürdig. Bei einer der letzten Befragungen gibt es beispielsweise eine hohe Bewertung, wenn ein Digitalministerium eingerichtet wird. Einige Zahlenvergleiche, z.B. die Anzahl der verfügbaren Onlinedienste in Kommunen, basieren auf nicht validen Daten. Hier bauen wir gerade eine eigene Datenbank auf, um die Datenqualität zu verbessern. 

VdZ: Wie kann aus Ihrer Sicht bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ein Wettbewerb um die besten Leistungen zwischen Bundesländern angeregt werden, und wie können die Länder auch voneinander lernen?

Dr. Horst Baier: Die Länder sind ständig im Austausch und versuchen gemeinsam, die Digitalisierung über den IT-Planungsrat und die FITKO voranzubringen. Allerdings hat jedes Land individuelle Strukturen, die einen Vergleich oder gar Wettbewerb erschweren. Niedersachsen setzt auf den intensiven Austausch mit anderen Ländern und eine möglichst umfangreiche Nachnutzung bestehender Systeme aus anderen Ländern. 

VdZ: Herr Dr. Baier, vielen Dank für das Gespräch!